建筑工程的資料歸檔和管理

鄭莉

摘 要：建筑工作資料歸檔和管理的有效展開需要充分引起建筑企業的廣泛重視，并且加大檔案歸檔管理工作的宣傳力度，積極展開信息化建設，嚴格執行檔案管理的具體任務，不斷進行技術方面的創新完善，從而真正發揮檔案管理的價值所在。

關鍵詞：建筑工作；資料歸檔；管理

1 引言

作為建筑施工單位要提高對工程檔案資料管理的重視程度，嚴格有效的進行控制管理。只有認真貫徹和落實檔案資料的管理工作，才可以大大的提高施工的整體質量和水平，進而提高企業在市場當中的競爭力，維護好企業在市場當中的良好形象。

2 建筑工作檔案資料的內涵及其特點分析

2.1 建筑工作檔案資料內涵

根據具體實踐證明，建筑工作的檔案資料內涵可以說是極其豐富，不但包括綜合性文件合同，還包含具體形式的水、電、材料及設備文件資料。也就是說，所有部門的綜合性資料信息都涵蓋在此檔案資料中。其中綜合性文件又包括政府部門審批文件、天氣文件資料及土地征用等批準性文件；而具體形式文件資料又包括施工圖紙的變更及審核、施工技術交底記錄、監督管理過程、施工材料質量證明文件及安全事故處理文件等。

2.2 建筑工作檔案資料特點分析

根據相關調查顯示，建筑工作檔案資料特點主要包括以下幾點：第一，單一性特點。主要是指自建筑工程招標階段到竣工結束為止都對其成長展開詳細記錄，這種資料檔案僅此一份；第二，實用性特點。往往建筑工作檔案資料的詳細記錄也將成為質量監督管理部門的重要驗收依據，對日后的城市建設施工具有著重大參考性價值，因而具有極強的實用性特點。第三，真實性特點。建筑工作的檔案資料信息不能存在一絲虛假行為，要從始至終記錄該建筑工程的成長過程，充分保證其真實完整性。

3 建筑工程資料的重要性

在項目建設過程中，做好建筑工程檔案的管理對保障建筑施工質量非常重要，也對地方經濟發展有一定的促進作用，建筑工程檔案管理工作的重要性可見不一般。建筑工程檔案的內容十分豐富，包羅萬象。不僅包括與項目施工本身的開工報告、圖紙審查、技術設計、試驗報告、工程事故、工程交接、材料采購、質量標準證明等以及水電設備采購安裝和后期的竣工圖紙等文件資料，還有單位各部門綜合性文件資料，例如報政府審批的征地、拆遷、安置的文件，和相關政府單位的地質、地震、水文、氣象等資料等。建筑工程資料的完整性，對整個建筑工程的質量具有重要作用，也是城建檔案的重要組成部分，因此建筑資料的歸檔和管理工作對建筑工程項目占有重要地位。建筑資料的歸檔管理工作直接反映了一個建筑施工企業工作機制是否完善，是企業管理的重要參考指標。建設部要求企業必須建立建筑施工檔案并保管好資料，需要認識到建設工程資料檔案的重要性。建設部明確指出：如果工程項目資料不符合有關標準規定，則認定該工程不合格，可見，在工作中建筑資料的歸檔和管理對項目工程的重要性。

4 建筑工作中檔案資料歸檔管理過程中存在的問題

4.1 檔案資料管理人員意識較為薄弱

無論是對于什么類型的工程項目來說，其所涉及到的檔案資料都是非常復雜，特別是在建筑工程項目竣工之后提交的檔案資料更多，在竣工完成之后，如果短時間范圍內并沒有出現任何質量性問題，可以順利交接工程項目，施工團隊也隨之解散，但在此期間若是工程檔案資料沒有充分收集整理，便會對日后的檔案管理工作帶來更大難度。同時在檔案資料有效利用時，其會適當參考借鑒一些工程決算或是竣工驗收等資料，這樣一來其他工程檔案資料便會遭到忽視，大大降低了檔案資料的總體利用率，無法保證檔案資料管理的順利進行。

4.2 從業人員綜合素質需進一步提高

根據實際調查情況可知，目前建筑工作檔案資料管理的所有參與人員大多并不熟悉具體業務工作，缺乏相應檔案資料管理專業知識培訓，甚至還有部分管理人員是兼職人員、在校實習人員及兼任多個檔案資料管理崗位等，由于沒有接受到專業系統化的崗前培訓，導致其并不熟悉相應的法律法規制度，再加上對建筑工作檔案資料管理流程的陌生化，都會使其檔案資料歸檔和管理效果達不到預期效果，甚至還會因檔案資料收集整理的不夠規范而出現反復修改情況，這樣一來不但無法保證檔案資料整體質量，還會極大的延長歸檔時間。

4.3 檔案資料收集整理不夠規范化

根據調查數據可以了解到，現階段大多數建筑企業在進行檔案資料歸檔管理時，往往都不具備專業化的檔案資料管理人員，大多都是雇傭臨時兼職人員，其不但沒有經過專業化的系統培訓，自身檔案資料歸檔管理水平也總體較差，進而導致檔案資料在歸檔、管理工作進行過程中都存在著較多問題，容易促使檔案資料出現遺漏或是缺失等現象，不利于管理規劃化展開。

5 建筑工作的檔案資料歸檔管理措施應用分析

5.1 積極構建健全的檔案資料歸檔管理制度

若想充分保證建筑工作檔案資料的真實完整性，需要相關管理人員不斷提高其資料管理力度，進而為檔案信息的真實性和完整性提供良好保障。同時建筑工程的各個單位還應嚴格遵守國家對于檔案資料所指定的明確規定，不斷完善單位內部規章制度，充分發揮施工單位、監督單位等綜合性優勢，保證檔案資料的收集、整理及儲存等所有環節都能保證其有效性，避免出現檔案遺失或是錯誤等現象。

5.2 強化檔案資料管理人員的培訓和學習

檔案資料管理人員是整個建筑工程檔案資料管理工作的核心和關鍵，強化對檔案資料管理人員的培訓和學習工作，可以為工程檔案管理的質量提供保障，也可以大大提升檔案管理人員的專業素質和職業素養。作為建筑單位必須要積極開展有關的會議，或者聘用專業人員對員工開展培訓工作，從整體上提高管理人員的素質和水平。同時，努力提升檔案資料管理人員對建筑工程方面的知識水平，為案資料管理中能夠真實的將檔案歸檔提供便利條件。

5.3 通過現代化技術統計檔案信息

隨著計算機技術和互聯網技術的不斷進步和發展，建筑工程單位必須要積極利用好這些先進技術，做好對建筑檔案資料的統計管理工作，可以構建一個記錄檔案信息的系統，對建筑工程中各個環節的真實情況進行記錄，進一步提高建筑工程檔案資料的完整性，使其能夠在建筑工程檔案資料管理過程中充分的發揮自身的作用。

5.4 提高建筑工作檔案材料編制水平

對于建筑工程施工單位來說，嚴格按照標準規定對工程檔案材料進行編制是基礎性業務之一，如果一個施工團隊無法有效編制工程檔案資料，那么其就不滿足承包工程的首要條件。由此可知，施工單位應充分明確自身的責任義務，不斷增強對施工人員檔案材料編制的訓練力度，進而全面提高其檔案材料編制水平，為后期工作的順利進行提供良好保障。

6 結束語

隨著社會經濟的迅速發展，建筑行業也取得了一定的突出性成就，而建筑工作中的檔案資料歸檔管理也逐漸受到眾多建筑企業的廣泛重視，其中主要包括構建物、建筑物、投資方案及材料應用等各階段內容，對建筑工程項目的整體質量有著直接性影響。因此相關工作人員一定要及時采取有效可行的管理手段，實現建筑工作檔案資料的順利歸檔和管理工作。

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