基于S A P實(shí)施的項(xiàng)目管理信息化探索

熊 茜，陳 寅

（中車戚墅堰機(jī)車車輛工藝研究所有限公司，江蘇 常州 213011）

1 項(xiàng)目需求識別

企業(yè)項(xiàng)目管理面臨的主要問題：

（1）項(xiàng)目計劃管理亟待升級。目前目管理模式為偏弱矩陣，項(xiàng)目的執(zhí)行需要各個部門的支撐。而基于單機(jī)版的project計劃管理，較難實(shí)現(xiàn)計劃實(shí)時共享和自主報工。職能部門領(lǐng)導(dǎo)和其它員工容易游離在項(xiàng)目以外，項(xiàng)目計劃對部門工作安排指導(dǎo)性不足。

（2）項(xiàng)目異常管理效率需提升。項(xiàng)目的風(fēng)險未識別或未得到有效控制，則成為項(xiàng)目異常。項(xiàng)目異常是影響項(xiàng)目目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的主要因素。企業(yè)項(xiàng)目異常解決主要依靠線下依靠職能關(guān)系溝通，效率低下，平均處置時間為5天。有效提升項(xiàng)目異常解決的效率，則會更容易達(dá)成項(xiàng)目目標(biāo)。

（3）項(xiàng)目管理經(jīng)驗(yàn)知識管理需加強(qiáng)。項(xiàng)目管理具備一重要：將項(xiàng)目過程中的經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行總結(jié)分析形成項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)庫，供職能部門和后續(xù)項(xiàng)目參考學(xué)習(xí)，從而在企業(yè)內(nèi)部形成自我學(xué)習(xí)，自我改善的良性循環(huán)，促進(jìn)企業(yè)管理能力持續(xù)提升。而目前項(xiàng)目異常、項(xiàng)目風(fēng)險、項(xiàng)目質(zhì)量管理等經(jīng)驗(yàn)數(shù)據(jù)均在項(xiàng)目組進(jìn)行流轉(zhuǎn)，很多信息未形成記錄和留存。

（4）基于全生命周期的項(xiàng)目管理需要信息系統(tǒng)的支持。ISO/TS 22163國際鐵路行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求實(shí)行全生命周期的項(xiàng)目管理，而基于全生命周期的項(xiàng)目管理涉及公司內(nèi)部多個部門，受限于管理方式不同，較難統(tǒng)一管理標(biāo)準(zhǔn)。

基于以上問題，明確企業(yè)的信息化核心需求為：實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目全生命周期的內(nèi)容的在線管理，統(tǒng)一管理方式；實(shí)現(xiàn)

項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)化的分級編制、在線管理，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計劃的提醒、逐級預(yù)警功能，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計劃完成報工的在線操作；實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目異常的在線處置，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目異常、風(fēng)險、質(zhì)量相關(guān)數(shù)據(jù)的在線管理。

2 選定信息化平臺

基于核心需求，選擇合適的信息化平臺，主要考慮因素為：

（1）與業(yè)務(wù)系統(tǒng)深度融合。由于項(xiàng)目管理是貫穿于產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)全業(yè)務(wù)過程的，在弱矩陣的管理模式下項(xiàng)目管理必須深度融合于業(yè)務(wù)才能發(fā)揮效用。故信息化平臺選定的第一要素是要能夠與公司ERP系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)進(jìn)行深度結(jié)合的平臺。

（2）需在軌道交通行業(yè)有較多成功運(yùn)行經(jīng)驗(yàn)。在軌道交通行業(yè)，主機(jī)公司推行訂單項(xiàng)目較早，信息化方面也有經(jīng)驗(yàn)，所以考慮到行業(yè)特性和與客戶的管理對接，考慮選擇在行業(yè)內(nèi)有較好口碑的信息化平臺。

綜合以上兩點(diǎn)考慮，決定選擇公司ERP平臺的SAP的PS管理模塊。

3 信息化藍(lán)圖繪制

3.1 明確全生命周期項(xiàng)目的管理范圍

根據(jù)核心需求，需要實(shí)現(xiàn)全生命周期的項(xiàng)目管理，實(shí)現(xiàn)訂單項(xiàng)目與科研項(xiàng)目口徑一致。

（1）明確項(xiàng)目定義。項(xiàng)目定義是在系統(tǒng)中代表項(xiàng)目的唯一編碼。項(xiàng)目定義按照承制單位、產(chǎn)品板塊分類、產(chǎn)品類型、流水碼構(gòu)成，實(shí)現(xiàn)了同一項(xiàng)目訂單項(xiàng)目與科研項(xiàng)目在系統(tǒng)中使用同一編碼。

（2）明確項(xiàng)目管理范圍。借鑒行業(yè)內(nèi)先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)和管理標(biāo)準(zhǔn)要求，增加項(xiàng)目的管理范圍，以項(xiàng)目為主線貫穿產(chǎn)品業(yè)務(wù)的全過程。覆蓋從商機(jī)到交付，由交付到客戶服務(wù)的全業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)；包含與產(chǎn)品項(xiàng)目相關(guān)的售前活動、項(xiàng)目管理、研發(fā)、工藝、質(zhì)量、采購、首件試制、試驗(yàn)驗(yàn)證、批量生產(chǎn)及售后服務(wù)等11個管理模塊的全過程納入項(xiàng)目。

（3）規(guī)劃不同管理內(nèi)容的管理方式。由于ERP系統(tǒng)與業(yè)務(wù)、財務(wù)系統(tǒng)集中，所以在藍(lán)圖設(shè)計時，根據(jù)各個管理模塊管理特點(diǎn)不同，確定不同的管理屬性。如：售前、項(xiàng)目管理、批量生產(chǎn)、發(fā)運(yùn)、售后均有成本發(fā)生，故其采用功能統(tǒng)計屬性；產(chǎn)品設(shè)計、工藝開發(fā)、物資采購、質(zhì)量管理更關(guān)注進(jìn)度，故其模塊，為綜合計劃屬性，而科研試制、小批試制關(guān)系到科研費(fèi)用的預(yù)算和控制，所以是計劃元素屬性。確定了不同的屬性，有利于后續(xù)相關(guān)成本的統(tǒng)計、費(fèi)用的控制。

3.2 設(shè)計項(xiàng)目計劃分級管控模式

由于矩陣式的項(xiàng)目管理，項(xiàng)目團(tuán)隊所使用的資源絕大部分來自于部門，項(xiàng)目經(jīng)理排定的計劃需要更為細(xì)化的分項(xiàng)計劃的支撐，故明確了項(xiàng)目計劃分級管控的模式。即項(xiàng)目經(jīng)理編制總體計劃、分專項(xiàng)主管代表部門編制分項(xiàng)計劃。分項(xiàng)計劃要滿足總體計劃的要求。

圖1 兩級計劃編制流程圖

圖2 項(xiàng)目預(yù)警機(jī)制

為確保兩級計劃編制依據(jù)統(tǒng)一，對管理模塊的細(xì)分節(jié)點(diǎn)進(jìn)行了細(xì)化，上一級為項(xiàng)目經(jīng)理管控節(jié)點(diǎn)，下一級為分專項(xiàng)主管和部門管控節(jié)點(diǎn)。通過從上級對下級的控制，確保了兩級計劃的有效串接。

對于項(xiàng)目執(zhí)行，也制定在線報工，分級調(diào)整的策略，以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計劃點(diǎn)檢的自主化和計劃的嚴(yán)肅性。

3.3 規(guī)劃項(xiàng)目計劃的逐級預(yù)警

SAP系統(tǒng)不具備主動提示功能，與公司常用通訊軟件騰訊通（TXT）建立接口，實(shí)現(xiàn)訂單項(xiàng)目計劃任務(wù)的主動提醒功能。同時，針對工作任務(wù)等級不同，超期情況不同等情況，設(shè)置不同的分級預(yù)警機(jī)制。實(shí)現(xiàn)了由任務(wù)負(fù)責(zé)人、分專項(xiàng)主管、部門經(jīng)理、項(xiàng)目經(jīng)理、部門領(lǐng)導(dǎo)、PMO、公司領(lǐng)導(dǎo)等6級預(yù)警等級及對應(yīng)的機(jī)制。

3.4 設(shè)計項(xiàng)目異常的在線處置流程

規(guī)劃了項(xiàng)目異常、項(xiàng)目風(fēng)險在項(xiàng)目管理模塊下進(jìn)行管理，同時考慮SAP系統(tǒng)的文檔管理和流程功能較弱，于是明確與BPM（流程管理系統(tǒng)）進(jìn)行串接，以實(shí)現(xiàn)在sap系統(tǒng)中發(fā)起，BPM系統(tǒng)中處置、記錄。并將計劃反饋至sap中進(jìn)行預(yù)警管理。

3.5 規(guī)劃項(xiàng)目驅(qū)動生產(chǎn)

打通項(xiàng)目管理模塊與生產(chǎn)計劃模塊，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目驅(qū)動生產(chǎn)。特別在科研項(xiàng)目中，通過科研試制模塊下掛物料驅(qū)動生產(chǎn)，使科研費(fèi)用自動歸集。同時，在小批試制里，通過下掛物料驅(qū)動生產(chǎn)，為項(xiàng)目組驅(qū)動生產(chǎn)帶來便利，也為后續(xù)的成本歸集奠定基礎(chǔ)。

除以上重點(diǎn)外，對項(xiàng)目結(jié)構(gòu)搭建、項(xiàng)目發(fā)運(yùn)、項(xiàng)目關(guān)閉等也進(jìn)行了藍(lán)圖規(guī)劃。

4 信息化實(shí)現(xiàn)及運(yùn)行優(yōu)化

在以上藍(lán)圖基礎(chǔ)上，以SAP既有模塊為基礎(chǔ)，進(jìn)行個性化、接口、報表開發(fā)。通過單點(diǎn)測試，串接測試等多次，多維度測試，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)滿足預(yù)期藍(lán)圖設(shè)計需求。并通過操作手冊編制、上機(jī)培訓(xùn)、考試等方式，實(shí)現(xiàn)相關(guān)人員掌握系統(tǒng)操作要領(lǐng)，獨(dú)立操作。

系統(tǒng)上線后，選擇3個項(xiàng)目上線運(yùn)行，驗(yàn)證系統(tǒng)實(shí)際運(yùn)行情況。通過驗(yàn)證，基本實(shí)現(xiàn)了預(yù)期藍(lán)圖的功能，根據(jù)使用人提供的意見，對部分預(yù)期功能進(jìn)行了調(diào)整，如預(yù)期項(xiàng)目全部工作任務(wù)上線管理，但由于運(yùn)行了預(yù)警功能，使用人反饋提醒和提示太多，報工任務(wù)繁多，無法體現(xiàn)重點(diǎn)。調(diào)整為對重點(diǎn)任務(wù)、關(guān)鍵路徑上的任務(wù)、里程碑任務(wù)進(jìn)行上線管理和預(yù)警。

5 實(shí)施效果

（1）實(shí)現(xiàn)了全生命周期的項(xiàng)目管理信息化，實(shí)現(xiàn)了科研項(xiàng)目與訂單項(xiàng)目的融合管理。為企業(yè)后續(xù)的管理融合和升級預(yù)留空間。

（2）實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目計劃的在線管理，兼具預(yù)警提醒功能，強(qiáng)化了計劃的嚴(yán)肅性，提高了項(xiàng)目計劃執(zhí)行效果。

（3）首創(chuàng)項(xiàng)目異常、風(fēng)險BPM流程與SAP系統(tǒng)融合，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目異常、風(fēng)險過程數(shù)據(jù)的積累，有利于知識管理。實(shí)現(xiàn)了項(xiàng)目驅(qū)動生產(chǎn)，提高了項(xiàng)目投產(chǎn)的效率和自主性，有效歸集項(xiàng)目成本。