大數據時代檔案管理困境與發展趨向

陳青嬌

【摘 要】互聯網技術、物聯網信息技術的飛速發展使各種信息呈現出爆發式增長的狀態，人類邁入大數據時代。在此背景下的檔案管理工作也進入新階段。傳統的檔案管理模式難以滿足大數據時代發展的要求，亟待改革。文章在分析檔案管理實際形勢的基礎上，采用文獻分析、對比分析等研究方法，總結檔案管理存在的思維模式、技術和隱私與安全三大困境，并從思維模式轉變、技術現代化革新、檔案管理安全環境營造等3個維度提出檔案管理未來的發展趨向。

【關鍵詞】大數據;檔案管理;發展趨向

【中圖分類號】G271 【文獻標識碼】A 【文章編號】1674-0688（2018）12-0299-02

大數據的爆發深刻地影響著人們的思維和生活方式，信息的獲取變得便捷、高效。傳統的檔案管理工作對象基本是紙質文件為主，如今還包括光盤、圖片、影音等更為豐富的檔案信息;存儲模式也朝多樣化發展。檔案管理正處于格局變化的關鍵時期，一方面，檔案管理工作的手段、資源變得充實，效率得以提高;另一方面，傳統的檔案管理工作的思維模式受到沖擊，現有的檔案管理技術也難以滿足發展需求，且隨著資源的共享和數據的交流，檔案管理的安全隱患一直存在。因此，我們應該立足于檔案管理的實際，以開放的心態、創新的精神更好地融入大數據時代，推進檔案管理之改革，提高檔案的利用價值。

1 大數據時代檔案管理面臨的困境

1.1 檔案管理的思維模式困境

與傳統的檔案管理相比，大數據時代下檔案管理的思維模式產生了變化，這主要體現在3個方面。

其一是數據觀。數據觀簡單而言即一切數據皆有其用處。這與傳統的思維觀念有著極大的區別。由于數據海量劇增、信息資源豐富多樣，大數據時代注重的是數據的集合，故而數據分析的基量越多越完整，其分析就越有價值。以往在收集、分析數據時，通常會基于某些主客觀原因排除或舍棄一些看似無用的數據。隨著技術的發展，我們逐漸發現，有些數據雖然個體上未呈現出意義，但將之放入集體數據庫中進行處理和考量，便能夠發揮其自身的作用，使結果更加精準。

其二是檔案觀。檔案觀是基于數據觀的基礎上而形成，一切數據都有其自身之意義，故而我們必須對其進行整合和編輯。以往的檔案管理思維僅僅停留在檔案成冊、陳列的階段，然而，隨著信息技術的發展，未來我們更應該著眼于檔案的動態變化，及時更新和豐富檔案內容，及時獲取檔案資源，并深入挖掘檔案的內在價值。

其三是服務觀。雖然傳統模式下的檔案整理之后也能夠發揮服務的性能，但實際上并未樹立起明確的服務思維。而基于大數據為人類服務的終極目的，在大數據時代下，檔案管理的服務觀的構建尤為重要，因為檔案用戶的需求不再只是簡單地了解、利用檔案文件，而具有更為深層的需求，即感受到檔案資料的內在價值和蘊藏的知識能量。

數據觀、檔案觀及服務觀都是大數據時代檔案管理應該樹立的觀念，對傳統的檔案管理思維模式造成了一定的沖擊。

1.2 檔案管理的技術困境

檔案管理的技術困境一則是管理技術上的困境，二則表現為信息處理技術上的困境。傳統的檔案管理以人工管理模式為主，檔案管理員是核心，由其進行檔案資料的收集、分類、處理和歸檔等工作。在大數據時代下，由于信息的數量極多，這種管理技術效率低下，難以滿足檔案管理的需要，同時，這種管理技術十分依賴于管理員的管理和監督，故也面臨一定的檔案遺失風險。所以我們必須采用更加現代化的檔案管理技術，而這對檔案管理者的素質提出更高的要求。

隨著信息處理技術的革新，檔案管理開始嘗試運用云技術等一系列現代化的方式，但是目前的信息處理技術不夠完善。首先，在大數據的容錯計算方面存在困難，目前的軟件無法保證絕對的正確性和可靠性，而只能盡量減少失敗率，且投入成本隨著失敗率的降低工作而增加;其次，云計算技術雖然能夠提高資源的共享率，但是卻會增加檔案管理的成本，且系統出現故障的頻率也會增加。

1.3 檔案管理的隱私與安全困境

檔案的安全保護是檔案管理的重中之重，檔案安全性的保障是檔案其他性能得以發揮的基礎。若國家層面的檔案信息泄露，會給國家造成不可估量的損失，甚至威脅到國家的安全和穩定;若公民個人的信息泄露，也會對其生活和工作造成一定程度上的不良影響。在大數據時代下，雖然檔案資源得益于大數據而更加便捷地獲取，但伴隨著資源和信息的共享，檔案管理的隱私與安全的維護面臨困境。

其一，由于檔案管理的信息安全規章制度還未完全建立，在檔案管理的安全保障上缺乏法律、法規作為后盾，且從整體而言，我國的檔案管理維權意識比較淡薄，這就導致即使在檔案管理過程中發現了信息泄露行為，也很少有該信息的創造者或權益所有者進行維權，這不僅使侵權人更加猖狂，也不利于行業形成相應的擔保機制，行業自律亦無從培養。

其二，大數據時代，由于沒有對開放的數據環境進行有效的監督和適當的管理，數據被惡意使用的情況時有發生，且存在網絡侵權的情況，進而對當事方造成或大或小的不利后果。

其三，信息在電腦檔案管理軟件中被處理和分析的過程中，一些信息數據不可避免地會殘留在某些終端端口，造成信息的泄露;同時，由于大數據時代的檔案管理常采用軟硬磁盤、云儲存等技術進行，檔案安全保護的技術和設備需要更加先進，否則很容易被黑客和別有用心的人竊取、泄露，最終造成嚴重的損失。據統計，我國2016年就有上千萬的公民因為個人信息數據的泄露而遭受到高達數十億元人民幣的損失。

2 大數據時代檔案管理的發展趨向

2.1 檔案管理思維模式的轉變

隨著大數據時代下檔案管理的改革不斷推進，檔案管理思維模式必然呈現出更加鮮明的數據觀、檔案觀和服務觀的發展趨向。基于數據觀，檔案管理時的資源收集應該更加全面和具體，對于信息不能只以其個體存在是否有意義為篩選的標準，而應該樹立起集體數據庫的觀念，盡可能保持數據的完整性和全面性，在此基礎上，再進一步對相關信息進行處理，可以利用現代化的智能工具檢索信息，將符合分析條件的信息進行處理，而將其余信息儲存備用。基于檔案觀，一方面要重視檔案的建立和歸檔，利用計算機技術進行檔案的信息化建設，如數字化檔案目錄、資源等數據庫的構建等，另一方面要對檔案進行數據化的動態管理，及時更新和補充信息，挖掘檔案的內在價值。基于服務觀，檔案管理者不斷提高自身的服務意識和服務水平，一為檔案用戶提供人性化服務，用親和的服務態度提供基礎性的查閱、檢索指導等服務;二為檔案用戶提供個性化的服務，這主要表現在滿足不同檔案用戶的精確性需求;三為檔案客戶提供智能化服務，即充分利用微博、微信等新興媒體，使服務更加即時，朝網絡化方向發展。

2.2 檔案管理技術的現代化革新

在大數據背景下，檔案管理的技術必然會保持一定的革新狀態。首先，管理技術不斷革新，利用計算機進行檔案管理實現全面的普及，且紙質的檔案資料應轉錄為電子數據加以備份和保存，同時，在檔案管理時引入云計算等現代化信息處理技術，對信息數據進行更精準的分析和處理，進一步建立起檔案云平臺。而人工智能、知識圖譜等技術也將更加深刻地影響著檔案管理。其次，加大投入，不斷地研究和創新信息處理技術，設計出能夠保證大數據容錯計算的設備，革新云計算技術，避免因其不斷整合處理海量數據而導致的系統故障問題，并降低其成本。

2.3 檔案管理安全環境的營造

在檔案管理的安全維護上，采取更加全面的有針對性的措施，以營造良好的環境。其一，立法工作強化，將檔案管理過程中所涉及的智力勞動成果納入知識產權法加以保護，并制定其他相關的法律法規，為檔案管理提供法律支持，另外，進行維權意識普及教育，提高受侵害者的維權主動性。其二，建立健全檔案管理的行業機制，建立監督體系，對大數據下的檔案管理環境進行適當的管理，引導檔案管理工作規范化。其三，在網絡信息平臺的基礎上，保證檔案管理者與檔案提交者、檔案管理者與檔案用戶信息交互的安全，明確兩對關系雙方的權利和義務，最大程度上減少信息泄露的風險。其四，在計算機上建立檔案信息安全保密防護體統，對于設備中的軟件加以保護，提高電腦的防火墻等級，避免受到黑客等不良分子的攻擊，降低信息被泄露的風險。隨著檔案管理安全意識的不斷提高和技術的發展，將越來越有利于檔案管理的安全環境營造。

3 結語

大數據時代信息井噴式出現，各種現代化技術的革新為檔案管理工作之發展提供助力，檔案管理工作在挑戰中迎來機遇，雖然目前存在思維模式困境、技術困境、隱私與安全困境等問題，但隨著學界的不斷探索和采取有針對性的相關措施，檔案管理必然能建立起數據觀、檔案觀和服務觀，其技術也將不斷進行革新，檔案管理愈發現代化，檔案管理的環境也會更加安全，進而檔案管理的效益能夠充分發揮，檔案的價值將被充分挖掘。

參 考 文 獻

[1]楊靜.大數據時代背景下的檔案管理路徑探究[J].中國管理信息化，2018，21（7）：140-141.

[2]張群.大數據時代檔案管理模式變化研究[J].赤峰學院學報（自然科學版），2017，33（17）：105-106.

[3]林靜.大數據時代下的檔案管理創新策略[J].山東檔案，2016（4）：17-19.