高校檔案數字化管理建設中存在的問題

甘萍

隨著高校信息化水平的提高，智慧校園建設的不斷普及，高校檔案數字化是高校信息化建設的必然趨勢。這不僅是教育信息化的必然要求，也是檔案管理部門的業務管理的需求。高校檔案室（館）是高校檔案工作的職能管理部門，是永久保存和提供利用本校檔案的科學文化事業機構。數字檔案室（館）的建設，有利于提高檔案館的工作效率和現代化水平，有利于確保數字檔案安全保管與永久存儲，有利于促進高校檔案服務能力拓展和實現檔案信息資源的社會共享。

1 檔案數字化對高校檔案管理的重要性

1）便利性。檔案數字化對高校檔案利用的方式會產生重要的影響。原有傳統的檔案管理模式是裝原始的檔案文件都是以紙質介子進行歸檔、整理、錄入和存儲，由于紙質檔案本身存在的易潮、易蟲腐的特性加之經常性使用翻閱，對保存來說相當困難。在辦公自動化下產生的大量數字信息以云存儲、光盤等存儲載體，而形成的數字檔案信息是一個利用者只需要一臺電腦利用網絡在任何時間、地點都可以進入檔案管理系統查閱自己的檔案信息，大大的提高了檔案使用的便利性及檔案的使用效率。

2）低成本。高校的各類檔案每年都在遞增，大部分學校的檔案用房都相當緊張。以我校為例，檔案庫房從2004年的250平方米到現在未增加過，每年檔案歸檔件數不斷地增加，庫房已經爆滿。同時，紙質檔案在檔案時都需要投入大量的人力物力去整理、打印、存儲，也是一筆不少的費用。如果實現檔案數字化管理，在一次性投入后不用對紙質檔案進行重復的復印，避免了原件在反復加以利用的過程中的人為破壞，還節約了保管的成本，同時還減輕了檔案庫房的壓力。因此，高校檔案管理的數字化建設是必然的趨勢，只有加快檔案數字化的建設工作，才能更好的服務于師生員工及社會。

3）實現檔案數字化的資源共享。檔案數字化有利于快速檢索、多向傳遞，突破傳統檔案管理的時間、空間的限制。針對開放檔案，利用互聯網技術實現跨越時間、空間、地域限制，有針對性的、高效率地實現檔案信息資源的共享，成為服務于高校檔案機構、全校師生永不歇業的檔案館，極大地推動了高校檔案工作不斷擴大社會服務的惠及面、覆蓋面、共享面。

2 高校檔案數字化管理建設存在的問題

1）高校檔案數字化信息來源主要產生于智慧校園的OA智能辦公系統，但是辦公自動化中的檔案管理部分只能滿足日常的文書檔案要求，并不能實現對基建圖紙、聲像等一些特殊檔案的管理；在OA開發的開發過程中學校關注的重點是公文、科研、教學、人事等管理部門部分，忽略了檔案管理的內容，所以OA系統在功能上有欠缺，檔案管理模塊存在著數據安全性和真實性方面缺陷。

2）區別于以往紙質檔案的收集，數字化檔案的收集采用的是文檔一體化管理方式，這樣才能保證數字化文件的內容（包括文本、圖形、影像、聲音等）、背景（包括文件產生的原因、形成過程、各階段的責任者等）、元數據（包括文件數據字典、邏輯結構、系統環境、軟件平臺、應用程序等）信息的完整性。因此電子文件歸檔范圍與接收監管問題就擺在了眼前，這就要要求必須理順業務關系。明確規定電子文件鑒定、接收、整理、保管、利用的方式；電子文件中心直接面對各個業務系統，其管轄文件的歸屬權仍屬于文件形成單位，數字檔案館是正式接收各形成單位的文件。其文件歸屬于檔案館。在現在的檔案工作中往往檔案館全包，文件形成單位只提供文件，而鑒定、整理等工作是屬于檔案館的工作。

3）由于數字檔案載體的特殊性，電子文件不直接閱讀，需要借助數字設備和相關的軟件讀取，信息技術的發展，數字產品軟件、硬件的頻繁更新，產品相互之間兼容性存在差異，造成電子文件存儲、讀取等對原生成環境存在的依賴性。因此要解決電子文件對硬件、軟件的依賴性，長期的可讀性是數字化檔案必須要解決的問題。

3 高校檔案數字化管理的解決方案

1）更新觀念，提高思想認識。由于高校社會功能日益增多，高校檔案形式和數量在不斷的增加，這對高校檔案管理工作提出新要求。因此我們必須更新觀念提高認識，充分發揮高校檔案數字化對學校各項事業發展的促進作用，加強對檔案數字化建設工作的重視，推動高校檔案數字化的進程。

2）檔案數字化建設必需依賴大量高端的硬件設施和專業軟件的支撐，現代的技術設備更新周期越來越短，大多數高校的領導的關注重點都在科研和教學的等方面經費投入，而對高校檔案管理的重要性認識不足，導致對學校檔案管理方面投入的資金有限，用于檔案數字化的資金投入就更少了，這就嚴重影響到檔案數字化的進程。高校檔案數字化工作是高等院校事業發展的重要組成部分，是學校發展歷史的見證者，作為學校信息資源重要的不可替代的一部分，學校領導應予高度重視，提供必要的經費和工作條件，支持檔案數字化建設的開展。

3）檔案數字化建設是一項長期復雜的系統性工作，不是只要掌握檔案管理技能和熟練掌握計算機知識和運用就可完成的。因此檔案數字化建設必須在人員的配置上采取請進來和送出去相結合的方法，引進新的既有檔案專業知識又懂得計算機技能的復合型人才，又要對原有檔案管理人員送出去培訓，強化利用計算機進行數字化處理的能力培訓，這樣才能形成一支能適應新形勢的專業化、技術化的高素質檔案數字化管理人才隊伍。

4）加強制度建設。統一標準，規范管理，建立健全高校檔案數字化建設制度是高檔檔案數字化建設的重要工作。目前各高校對數字化實施都沒有統一的標準。如果符合國內外標準規定的管理系統，在信息數字化建設中共同遵守的標準和規范，檔案信息就不可能實際信息資源共享。因此盡快出國家統一的國家高校檔案信息化建設的實施細則，規范檔案信息數字化的各項標準，采用統一的認同的標準體系，確保各學校之間檔案數字化后的資源共享。

綜上所述，辦公自動化加快了檔案數字化的建設步伐，同時也是促進了檔案管理工作與各個部門進行有效地對接的重要途徑。要充分意識到高校檔案數字化建設工作的重要性，促使高校檔案管理與辦公自動化有效融合，以此來提升檔案信息化的利用價值與檔案管理工作的質量。

參考文獻

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