信息化背景下的事業單位檔案管理

孫晶

摘 要：在事業單位的內部，檔案管理扮演著重要的角色，這可以進行更準確的決策.文章通過分析事業單位檔案管理信息化建設內容，研究了事業單位檔案信息化建設的不足，有針對性的提出了信息化背景下事業單位檔案管理的措施，為相關的工作人員提供參考和借鑒。

關鍵詞：事業單位；信息化；檔案管理

1 引言

伴隨著時代的發展，科學技術的進步，事業單位檔案管理工作面臨著發展機遇，相關的事業單位檔案管理部門必須加大對于信息化背景檔案管理工作的重視力度，下面是筆者對信息化背景下事業單位檔案管理的研究。

2 事業單位檔案信息化建設的必要性分析

首先，通過檔案管理信息化可以提高檔案管理的可靠性，過去的檔案管理工作里，檔案材料是以紙質材料為載體的，這些紙質材料很容易受到多種因素的影響，一旦遭到破壞就很難修復，必然會對事業單位自身造成損失。通過現代的信息化手段可以把原本需要紙質材料保存的檔案存儲到計算機里，防止檔案被破壞。一方面可以實現檔案資料的長期保存，另一方面還可以更快的檢索信息。

其次，檔案管理信息化更便于實現檔案檢索使用。將檔案資料合理進行分類歸檔儲存以后，通過檔案管理信息系統以及各種檔案管理軟件的使用，可以直接進行有關檔案資料的線上查詢檢所使用，取代了傳統的借閱方式，不僅有利于保護檔案資料，更有利于提高檔案管理效率，提升檔案工作為事業單位內部管理和業務服務的水平。

3 當前事業單位檔案管理信息化存在的問題分析

3.1 事業單位檔案管理信息化的制度體系不完善

事業單位檔案管理信息化工作必須借助于完整的制度體系，只有這樣才可以保障相關工作有序展開，但是現在的制度建設存在很多漏洞，造成了檔案管理信息化建設在推進過程中缺少科學指導。

3.2 檔案信息化建設的規范化水平不高

對于一些事業單位領導來說，他們意識到檔案管理工作信息化的價值，然后沒有針對歸檔的原始資料提出統一標準，不管是歸檔資料的格式要求，還是歸檔目錄設置等方面，不夠統一規范，有的歸檔檢索流程也不夠完善，一定程度上影響了檔案資源的共享利用。

3.3 檔案管理工作人才隊伍建設落后

檔案管理工作對于工作人員有非常高的要求，不過，現在很多事業單位的檔案管理者人才缺乏，而且培訓投入力度也比較小，有些檔案管理工作人員能力水平難以適應檔案信息化工作的實際需要，這對于整體檔案管理工作水平具有一定不利之處。

3.4 檔案管理手段落后，缺乏創新

從目前來看，事業單位的檔案管理工作并不主動，很多信息需求者不能獲得足夠的信息，對于事業單位來說，它們的檔案管理部門僅僅是形式主義，未能主動地去開發檔案信息資源，且其管理手段十分落后，過程繁瑣，效率低下，缺乏有時效性的管理創新方案。

3.5 事業單位檔案管理較為封閉，難以進行共享

對于我國的事業單位來說，在進行檔案管理時使用的都是過去的檔案管理模式，由于檔案信息都是非常保密的，所以常年以來都不公開檔案材料信息，造成事業單位的檔案信息處于半封閉狀態，其價值不能被充分地利用起來。

4 信息化背景下事業單位檔案管理創新措施

4.1 按照信息化建設的相關要求對事業單位的檔案管理制度進行規范完善

在信息化背景下，事業單位的檔案管理工作必須按照不同事業單位的內部組織機構以及實際業務管理需要等，進一步完善事業單位的檔案管理制度。在設計具體的制度時，必須規定好具體的檔案管理內容，保障各個工作可以有序進行。

4.2 提高事業單位檔案信息化管理的標準化水平

要想提高事業單位檔案管理工作的規范化，就要做好內部流程的管理工作，制定好相關的檔案管理工作流程標準，規范好具體的檔案管理工作。重點是對事業單位的檔案信息化管理基礎設施、數字檔案資源數據庫建設、電子檔案歸檔和管理、檔案信息化利用、數字檔案資源的價值挖掘、信息化安全標準等關系到事業單位檔案工作基礎、業務要求、技術處理等方面的內容，進行系統的規定，通過高標準來規范事業單位檔案管理工作，有利于提高事業單位檔案管理工作水平。

4.3 改進事業單位檔案信息化管理技術水平

要想提高事業單位檔案信息化管理水平就要重視技術的作用，具體來看要從以下幾個角度出發：第一，要在事業單位建立完善的檔案管理信息系統，并將事業單位的檔案管理信息系統與事業單位內部的辦公自動化系統之間進行有效的銜接，以實現有關檔案資料電子文件的全過程管理和前端控制；第二，不斷優化現在的信息檢索技術，借助于多樣化的搜索技術來提高整體檢索效率；第三，加大對于信息技術的安全管理，重視技術保密工作，特別是對聯網的檔案管理，更應該加強病毒防范以及木馬侵襲等問題，確保事業單位檔案管理的保密性。

4.4 加強對事業單位檔案管理工作人員的培訓教育

事實上，在影響事業單位檔案管理工作水平的眾多因素里，工作人員的綜合素質是最關鍵的因素，要想提高檔案管理工作信息化，就要重視檔案管理人才隊伍水平提高，具體來看，要從以下幾個方面采取措施：首先，要讓員工們掌握好基礎的知識。特別是強化對事業單位檔案業務流程標準、檔案管理法律法規、檔案資料開發利用等方面的培訓，強化基礎業務能力保障；其次，必須加大對于事業單位檔案管理人員技術水平的培訓，這樣可以提升事業單位檔案管理工作整體水平。

4.5 管理人員要注重檔案系統的硬件安全

要想在信息化背景下建設事業單位檔案管理系統，就要加大對于硬件安全的重視力度，這里所提及的設備安全主要包含系統硬件自身的安全和其他因素對于硬件設施的影響。分開來看，系統硬件本身的安全問題，例如網絡設備的安全，其中包括存儲設備的安全、服務器的安全、操作設備的安全等。周圍的影響因素主要有各種災害的影響等，所以相關的工作人員必須及時做好檢查工作，預防出現安全事故。總得來說，系統硬件會對整個數字檔案存儲工作產生直接的影響，必須加大對其重視力度。

4.6 事業單位數字化檔案管理者要重視信息技術的管理、運用與軟件系統安全

事業單位的數字化檔案可以更好的共享信息，同時對于事業單位自身工作也具有重要意義。在事業單位數字化檔案作用下，那些非法分子很容易盜取事業單位檔案信息，因而，網絡安全技術必須得到重視和運用。通過設置安全密碼來存儲信息，相關管理者還要及時做好檢查工作，防止病毒侵入，做好對數據的備份，加設一些認證身份的環節，積極預防潛在風險，將危險拒之門外。另外，對于事業單位來說，必須意識到檔案信息的價值，及時備份信息，包括紙質檔案備份，并且要建立恢復機制，在數字檔案遭到破壞的時候，能夠進行“災后重建”及時恢復相關數據。

5 結束語

通過上面的分析可以得知，在信息化背景下事業單位檔案管理信息化具有重要意義，相關的管理人員必須意識到信息化檔案管理的價值，優化事業單位檔案管理途徑，同時還要不斷完善檔案管理制度，創新檔案管理技術手段，提高檔案管理工作人員的素質水平，實現檔案管理工作的創新發展。文章通過分析事業單位檔案信息化建設的必要性，研究了事業單位檔案管理信息化存在的問題，有針對性的提出了解決措施，為相關事業單位工作者提供參考和借鑒。

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