加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理工作的思考

姜帆

摘 要：在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，紙質(zhì)的人事檔案越來越無法適應(yīng)當(dāng)前人才流動性的發(fā)展需要求。因此在當(dāng)前人事檔案管理工作中，數(shù)字化已成為人事檔案發(fā)展的主要趨勢。目前各單位都積極開展人事檔案數(shù)字化管理，以此來提高人事檔案的利用水平。文中分析了人事檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)勢，并進(jìn)一步對加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理工作的措施進(jìn)行了具體的闡述。

關(guān)鍵詞：人事檔案：數(shù)字化管理；優(yōu)勢；策略

在市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，人才流動性較大，事業(yè)發(fā)展過程中對于人才需求量不斷增加，在這種新形勢下，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式越來越無法與當(dāng)前人事管理工作相適應(yīng)。在當(dāng)前信息社會環(huán)境下，網(wǎng)絡(luò)成為人們工作和生活中不可或缺的重要工具，在當(dāng)前人事檔案管理工作中，也需要充分的運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)來加快推動人事檔案數(shù)字化發(fā)展，以此來為檔案利用者提供更具便捷性和高效的檔案信息，有效的提高人事檔案管理工作的效率，更好的發(fā)揮出人事檔案信息的重要價值。

1 人事檔案數(shù)字化管理工作的優(yōu)勢

1.1 保護(hù)檔案，縮短查找時間

在人事檔案數(shù)字化管理工作中，通過運(yùn)用掃描技術(shù)來實現(xiàn)人事檔案信息的數(shù)字化處理，并將人事檔案信息上傳至計算機(jī)系統(tǒng)中，形成人事檔案數(shù)字化副本，這不僅實現(xiàn)了對原始紙質(zhì)檔案的有效保護(hù)，而且擴(kuò)大了人事檔案的使用范圍，為相關(guān)人員對人事檔案信息的查找和更新提供了更多的便利。

1.2 備份存儲，防止惡意篡改

通過實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，在日常使用過程中主要是利用數(shù)字檔案，可以有效的保證紙質(zhì)檔案的存儲安全。而且人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，可以實現(xiàn)對檔案信息的有效備份，確保數(shù)字檔案與紙質(zhì)檔案信息的一致性，這樣通過備份對比，能夠及時發(fā)現(xiàn)被自發(fā)的檔案信息。而且在對人事檔案進(jìn)行處理過程中，將其分批次進(jìn)行處理，并將檔案信息進(jìn)行異地存儲，對于需要修改的檔案要多個部門聯(lián)動審核，有效的保證了人事檔案的安全性。

1.3 一勞永逸，形成規(guī)范定式

實現(xiàn)人事檔案的數(shù)字化管理，在紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化過程中會對人事檔案有一個系統(tǒng)的整理，進(jìn)一步規(guī)范人事檔案流程，實現(xiàn)人事檔案記錄流程的自動化，這樣可以有效的實現(xiàn)人力資源的節(jié)約，全面提高人事檔案管理水平。

1.4 快速定位，方便人才調(diào)度

人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)，單位在人員調(diào)度及部分轉(zhuǎn)換工作過程中，能夠快速對人事檔案信息進(jìn)行篩選，準(zhǔn)確找到與要求相符合的人員信息。而且基于人事檔案數(shù)字化管理的基礎(chǔ)上，可以通過增設(shè)人才管理中心合理記錄和反饋工作人員日常的情況，為人事檔案數(shù)字化管理工作的開展提供更多的便利條件。

2 加強(qiáng)事業(yè)單位人事檔案數(shù)字化管理的策略

2.1 增強(qiáng)單位人事檔案管理意識

當(dāng)前事業(yè)單位各項改革工作的不斷深入，這也使人事檔案受到更多的關(guān)注。在當(dāng)前人事檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程推動過程中，需要全面提高人事檔案數(shù)字化管理的意識，加快檔案管理理念的轉(zhuǎn)變，在實際工作中能夠嚴(yán)格按照相關(guān)政策和制度要求，做好人事檔案信息的實時更新，強(qiáng)化對人事檔案數(shù)字化管理工作的監(jiān)督，為人事檔案數(shù)字化管理的實現(xiàn)奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2 構(gòu)建科學(xué)、規(guī)范的人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)

操作系統(tǒng)作為現(xiàn)代人事檔案信息數(shù)字化管理的軟件基礎(chǔ)，需要和硬件相互匹配。針對軟件技術(shù)和操作系統(tǒng)的這個特征，在對人事檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行選擇的時候，一定要注意該系統(tǒng)在技術(shù)方面是否符合要求以及是否具有前瞻性。人事檔案信息數(shù)字化管理的操作系統(tǒng)主要包括兩個方面的內(nèi)容，即：硬件與軟件設(shè)施，二者匹配程度高才能夠使得人事檔案信息數(shù)字化管理系統(tǒng)的完整性更佳。所以說，在對檔案信息數(shù)字化管理操作系統(tǒng)進(jìn)行篩選時，需要考慮計算機(jī)中原來儲存的數(shù)據(jù)以及信息是否被刪除掉。由于計算機(jī)操作系統(tǒng)存在的差異性很可能會對人事檔案信息的儲存格式進(jìn)行改動，那么這就會導(dǎo)致信息的部分缺失或者無法準(zhǔn)確讀出。為了預(yù)防此種情況的發(fā)生，應(yīng)該注意充分考慮數(shù)據(jù)的丟失問題，是否被丟失、該信息操作系統(tǒng)是否有惡意插件或者帶有病毒等影響人事檔案信息安全的因素等。

2.3 建立大型數(shù)據(jù)庫

在人事檔案數(shù)字化重審工作推進(jìn)過程中，需要基于單位自身的實際情況，根據(jù)紙質(zhì)檔案的實際內(nèi)容來實時編輯，并通過建立人事檔案數(shù)據(jù)庫，將人事檔案信息轉(zhuǎn)化了數(shù)字化形式，導(dǎo)入到 計算機(jī)系統(tǒng)中，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案信息的一致性。建立人事檔案信息管理系統(tǒng)，其由前臺和后臺操作系統(tǒng)共同組成，后臺系統(tǒng)主要是為工作人員提供人事檔案信息的完事和修改工作，以此來保證檔案信息的收錄和存儲的完整性。前后系統(tǒng)則用于信息的檢索和查詢。在人事檔案信息數(shù)字化建設(shè)過程中，大型數(shù)據(jù)庫的建立是其必不可少硬件基礎(chǔ)，實現(xiàn)信息的載入和存儲，為人事檔案管理工作提供更多的便利，可以全面提高人事檔案信息的數(shù)字化化管理工作的效率和質(zhì)量。

2.4 建立健全檔案管理安全機(jī)制

為推進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，也應(yīng)配備完善的安全管理機(jī)制。事業(yè)單位中涉及到很多保密的人事檔案，管理人員應(yīng)根據(jù)其需求，建立健全檔案信息管理制度，提高檔案管理安全保障系數(shù)，認(rèn)真落實不同檔案信息的備份工作，利用數(shù)字化技術(shù)，保障檔案存儲工作的安全性。同時，領(lǐng)導(dǎo)人員應(yīng)適時進(jìn)行法律法規(guī)等教育工作，讓檔案管理人員意識到工作的重要性，在應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的過程中注意做好保密工作，加入專業(yè)的保護(hù)措施。此外，在進(jìn)行檔案數(shù)字化建設(shè)的過程中，應(yīng)意識到使用互聯(lián)網(wǎng)就會對檔案管理工作產(chǎn)生相應(yīng)的威脅，必須利用安全措施避免第三方攻擊，避免信息外泄等問題，樹立檔案管理人員良好的職業(yè)道德，嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)使用電腦、存儲資料。

2.5 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人事檔案數(shù)字化管理水平的高低與檔案管理人員的綜合素質(zhì)息息相關(guān)。當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人員整體存在老齡化的問題，檔案管理人員年齡普遍偏大，對于新知識接受能力較差，這就對人事檔案數(shù)字化建設(shè)工作的推進(jìn)帶來了較大的影響。因此需要重視檔案管理人員的培訓(xùn)工作，通過開展系統(tǒng)的計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)培訓(xùn)，使檔案管理人員能夠扎實掌握計算機(jī)基礎(chǔ)知識，并能夠靈活應(yīng)用各種新技術(shù)和新設(shè)備，全面提高人事檔案數(shù)字化管理的效率和質(zhì)量。

3 結(jié)束語

在當(dāng)前信息化環(huán)境下，人事檔案數(shù)字化已成為大勢所趨。通過加快推動人事檔案數(shù)字化建設(shè)，可以有效的縮短人事檔案查詢時間，提高人事檔案管理工作的效率。因此事業(yè)單位需要重視人事檔案數(shù)字化建設(shè)，積極轉(zhuǎn)變觀念，重視數(shù)字化檔案管理人才的培養(yǎng)，全面提高人事檔案數(shù)字化管理水平，進(jìn)一步推動人事檔案管理工作的有序發(fā)展。

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