關于開展房產檔案數字化管理工作的探討

張麗敏

摘 要：隨著城市化進程的不斷加快，近年來房地產行業取得了較快的發展，房屋交易數量不斷增加，這也給房產檔案管理工作帶來了較大的壓力。在這種情況下，需要加快推動房產檔案的現代化管理，實現房產檔案的數字化，以此來提高房產檔案管理工作效率，更好的促進房產檔案的開發利用。

關鍵詞：房產檔案；數字化管理；信息數據庫；標準

近年來房地產行業的發展促使房產交易和租賃等工作量不斷增加，這也使房產檔案數量激增，給房產檔案管理工作帶來較大的挑戰。隨著房產檔案數量的增加，單純的依靠傳統的管理方法已無法滿足當前各項工作的需求，在這種情況下，運用數字化管理模式來實現對房產檔案的管理，可以有效的提高檔案管理工作效率，實現房產檔案信息的隨時查閱和調取。

1 開展房產檔案數字化管理的必要性

房產檔案數字化管理工作主要是運用先進的技術手段來實現房產檔案信息的電子化存儲，并通過網絡來對存儲的信息進行統一管理，構建統一的房產檔案信息數據庫，實現房產檔案信息的隨時查閱和調取，加快推動房產檔案信息共享的步伐。由于房產檔案數字化管理打破了傳統管理模式的束縛，并進一步對傳統檔案管理工作中存在的問題進行了優化，為信息獲取和信息獲取速度都帶來了積極的作用。而且通過開展房產檔案數字化管理工作，實現了圖文結合，通過網絡和計算機來對檔案信息進行存儲，實現了房產檔案管理的多樣化。而且能夠快速對檔案信息進行分類、整理、排序和查閱，有效的提高了房產檔案管理的水平，進一步推動了房產檔案管理工作的有序開展。

當前我國大部分權屬檔案都以紙質檔案為主，但隨著城市規劃及老城改造，不動產檔案的數量迅速增加，對于檔案信息的利用率也逐漸提高。在這種情況下，針對于房產檔案開展數字化管理變得越發重要。而且在房產交易過程中，由于涉及的方面較廣，對于專業具有較高的要求，交易雙方掌握更多的房產信息非常重要。通過開展房產檔案的數字化管理，可以使雙方能夠了解房產的相關信息，從而做出正確的決策。而且在房產檔案數字化管理工作中，可以通過對相關信息進行分析，從而為政府部門對市場采取相關調控手段提供提供重要的依據，可以引導房地產企業能夠理性投資，有效的規避風險，更好的推動房地產市場的健康、有序發展。

2 房產檔案管理的數字化實施策略

2.1 提高對房產數字化管理的認識

在當前房產檔案管理工作中，通過運用數字化管理模式，能夠有效的提高檔案的利用率，更好的滿足社會的需求。在房產檔案管理工作中，運用數字化管理模式可以有效的實現房產檔案資料的補充，確保房產檔案信息的完整性。同時在局域網及數據庫環境來登記房產信息，不僅保證了房產檔案資料的完整性和真實性，而且有利于全面提高房產數據的質量和房產檔案數字化管理水平，使房產檔案能夠更好的為房產管理工作服務。

2.2 積極建立房產信息庫

在房產檔案數字化管理模式中，需要將檔案資料和文件轉化為易于保存的形式，因此在實際工作中，通過建立房產檔案信息庫，可以將房產檔案信息錄入到信息庫中，這樣可以實現信息的便利檢索，即根據所要檢索的檔案信息，只需要輸入關鍵字就能夠查詢到自己需要的內容，有效的提高了房產檔案信息查詢的速度。而且房產檔案信息數據庫構建后，數據庫查詢工具也有效的提升了房產檔案資料的整合能力，為房產檔案信息的共享打下了良好的基礎，有利于實現房產檔案信息的高效利用。

2.3 制定房產檔案數字化發展與建設的策略

數字化的管理工作可以分階段以及有步驟地開展，第一是在建立數字化系統中，必須要充分地考慮各地的房產檔案實際情況，例如工作人員的配置情況、對數字化技術的掌握情況、工作人員的年齡分布等，這些因素會對房產檔案中的數字化的推進帶來一定的影響，因此在詳細地分析了這些基本因素之后，就可以適應各個地區對房產檔案中的數字化推進情況，從而有步驟地實施以及推進數字化的管理模式。第二是加快構建數字化管理模式的步伐，由于我國每年房產檔案數量在不斷增加，其數量之龐大也使得檔案的庫存出現了一定的難題，例如存儲空間的有限性，因此在構建數字化的管理模式中，可以通過先進的技術把紙質化的檔案資料轉為電子文件的形式，從而使得電子文件能夠得到高效的保存，這對房產檔案的管理以及庫存空間的解決等提供了良好的解決策略，在提高利用率的同時也能夠在權屬問題方面進行資料登記，使用戶的房產資料能夠得到科學的管理，除此之外，在日常工作中也能夠較好地應對檔案數量的增加。

2.4 完善房產檔案的數字化利用以及標準

根據國家檔案局對電子文件與檔案所制定的標準與規范，房產檔案通過數字化管理后，可以進一步促進檔案管理工作的規范化和標準化。在當前房產檔案管理工作中，需要在國家的統一規范中確立良好的房產管理數字化標準，從而有效地提升房產檔案的管理水平，提升服務水平。同時在開展房產檔案數字化管理工作中，基于用戶方面而言，需要對房產檔案信息數字化的利用權限給予一定的限定，用戶可以自行對相關的信息進行查詢，同時房產檔案管理部門也能夠為用戶提供遠程服務，不僅有效的提高了檔案服務的質量，而且實現了對檔案信息安全的有效保護。而且房檔案數字化管理模式實現后，通過內部局域網，可以實現對檔案信息的查詢和利用，這對于房產檔案利用水平的提升起到了極為重要的作用。

3 結束語

迅速發展的房產行業給我國的房產檔案管理工作既帶來機遇也帶來挑戰，傳統的檔案管理模式中存在很多不足，只有不斷的進行升級優化，才能更好的與時代的發展相順應，充分的發揮出房產檔案的重要作用。因此在當前新形勢下，需要加快推進房產檔案數字化管理的進程，實現房產檔案的科學、系統、全面、高效發展，以此來推動房產檔案管理工作的不斷完善。在推動房產檔案數字化管理工作中不僅要加強工作人員對數字檔案管理的認識，還要不斷的加大投入，提升檔案管理人員的專業素養，為實現房產檔案數字化管理打好堅實的基礎。

參考文獻

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