規范社區衛生服務中心文書檔案管理的對策

趙丹

摘 要：文書檔案管理工作作為社區衛生服務中心信息化建設的重要組成部分，必須適應現代社區衛生服務中心制度的要求，規范操作管理流程，最大限度提高服務利用率，為社區衛生服務中心發展提供可靠的信息資源。

關鍵詞：社區衛生服務中心；文書檔案管理；對策

文書檔案是機關、團體、企事業單位在行政管理事務活動中產生的，由通用文書轉化而來的那一部分檔案的習慣稱謂。文書檔案管理工作作為社區衛生服務中心信息化建設的重要組成部分，必須適應現代社區衛生服務中心制度的要求，規范操作管理流程，最大限度提高服務利用率，為社區衛生服務中心發展提供可靠的信息資源。

1 社區衛生服務中心文書檔案管理的現狀

1）對檔案管理的重視度不夠。鑒于社區衛生服務中心規模、存續時間等因素的影響，有些社區衛生服務中心只注重生產經營等現實利益，對檔案管理等歷史性、基礎性的工作不重視，檔案管理體制不健全。特別是有些單位因辦公環境緊張，不單獨設立檔案庫房，大量的文件堆放在一起，有的甚至只存儲在計算機中，不注重電子備份、不注重文件歸檔，致使社區衛生服務中心發展的歷史沿革記載不全、經營管理記錄不實，嚴重影響社區衛生服務中心的可持續發展。

2）檔案管理人員不專業。按照檔案法要求和有關文件規定，檔案人員必須具備較高的政治素質和業務素質，持證山崗，但在實際工作中檔案人員很難達到上述要求。多數社區衛生服務中心存在人員身兼數職，分工不明確的現象。檔案管理員多為文書兼任，但文書人員往往存在一些問題：一方面文書人員更替頻繁，文化素質參差不齊，有的工作責任心不強，對檔案管理業務知識知之甚少又不努力學習；另一方面文書人員職責不清，無暇整理檔案。他們往往被日常事務性工作纏身，很少有時間整理文件歸檔，而檔案管理又是一項基礎性很強的工作，是將大量文件材料使之有序化的過程，需要具有較強責任心的人員集中時間和精力去耐心細致的整理，目前這一點很難做到，致使文書檔案人員在交接工作時，存在連接不順暢的現象，嚴重影響工作開展。

3）檔案管理不規范。雖然近年來國家相繼下發了許多具有宏觀指導性的檔案管理新規定、新政策，同時要求各單位根據實際自行制定具體規章制度。然而，有些社區衛生服務中心檔案管理人員存在按照國家有關規定無從下手的現象，實際操作能力差，就連具體的分類規則和整理立卷歸檔的辦法都制定不出來。很多文書人員為便于查找就將文件按照來文和發文分成兩大類，然后按照文件字號順序排列，這樣一來嚴重違背了檔案管理“以我為主”和按事由整理的規則，不符合檔案管理的具體要求，為提供利用檔案帶來許多問題。

4）檔案管理手段落后。目前檔案管理部門的管理手段還是手工操作，檔案管理人員還一直采取手工編輯、檢索，存在文書檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。有些部門認為涉及本部門的重要文件需要自行保存，便于查詢利用，拒不向文書部門交還，嚴重影響文件歸檔。

5）檔案提供利用服務率低。一方面，因為沒有對檔案進行科學系統的整理，失去了提供利用檔案的基礎條件。普遍存在大量檔案由各部門工作人員根據工作需要自行存檔現象，大量重要檔案無法歸集，散存在個人手中，在人員更換時，就無法找到，對工作的延續性造成嚴重影響；另一方面，檔案管理軟件不健全，在檔案局購買的軟件，實際應用性不強，僅限于將名字和檔案號輸入、輸出與檢索的管理，計算機現代化管理的潛力完全不能發揮出來，并沒有從根本上改變手工操作運轉慢、效率低的問題。

2 規范社區衛生服務中心文書檔案管理的對策

1）挖掘檔案價值，提高社區衛生服務中心領導對檔案工作的重視。以往大家都強調各級領導對檔案工作不重視，投入較少。究其原因，主要是檔案價值沒有充分發揮出來，沒有引起領導對檔案的重視，為此，檔案管理人員要堅持尊重歷史、為社區衛生服務中心負責的工作態度，通過扎實地細致整理工作，高效便捷的提供利用，深入挖掘檔案價值，更好地為社區衛生服務中心生產經營發展服務。只有當檔案的價值被進一步的發揮出來，使檔案管理工作真正融入到社區衛生服務中心管理的各項工作環節，才能更好地提高領導對檔案工作的重視，給予更好的人力、物力和財力上的支持，逐步完善檔案工作軟硬件環境。

2）加強對檔案管理人員的業務培訓。實現對檔案的科學管理，就是要不斷地提高檔案管理人員的業務素質，真正懂得怎樣整理檔案、如何管理檔案。一方面要認真學習國家檔案法規政策和檔案整理規則，適應國家對檔案工作的新規定和新要求，切實做到檔案管理跟得上時代的要求；另一方面，要結合業務實際，學習一些實用性、可操作性較強的工作方法，滿足本單位檔案工作實際需要。要確保檔案人員培訓的連續性和周期性，不斷充實和完善檔案管理業務知識。

3）加強檔案規范化管理。根據國家檔案局發布的《歸檔文件整理規則》和《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》等相關規章制度，結合社區衛生服務中心生產經營實際，以滿足和方便社區衛生服務中心歸檔文件的保管和利用為前提，堅持“簡化整理，深化檢索”的原則，研究制定檔案分類規則、立卷歸檔辦法，明晰檔案歸檔范圍和保管期限，進一步明確社區衛生服務中心檔案的實體分類原則、分類方法、類目設置及其所含基本范圍，規范文件材料整理立卷歸檔工作，提高案卷質量和科學管理檔案的水平，以便更好整理檔案，提高檔案的查全率和查準率。同時，要確保分類規則和歸檔辦法的相對穩定性，保證檔案整理的連續性。

4）加強檔案基礎設施建設。加大檔案管理硬件的投入力度，提高檔案管理硬件設備，改善檔案存放和保管的條件。設置檔案庫房，安裝鐵門，配備鐵柜、滅火器、溫濕度表，落實“十防”要求。要盡力設置計算機、掃描儀、照相機等現代設備，改進檔案硬件，滿足新形勢要求。

5）實施檔案現代化管理。隨著信息網絡化時代的到來，電子檔案信息共享已經成立利用檔案的必然趨勢。被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。檔案存在的價值在于提供利用，通過實現檔案信息共享，充分發揮檔案的信息價值，為社區衛生服務中心生產經營服務是檔案管理的最終目標。鑒于市場上銷售的檔案管理軟件存在實用性差、信息難以實現共享的缺陷，可結合社區衛生服務中心OA網絡建設和檔案管理工作的實際，自行研發檔案管理軟件，實現社區衛生服務中心文件流轉與檔案管理的一體化，提高對電子檔案的管理，確保紙質檔案與電子檔案的雙重管理。同時，健全各類檔案目錄，豐富檔案查詢方法，提高檔案查詢效率，更好地為社區衛生服務中心生產經營服務。

6）提高檔案利用效率。文書檔案涵蓋了社區衛生服務中心發展的重要文件材料和規章制度，是社區衛生服務中心成長發展原始記錄，提高檔案利用效率，深入挖掘檔案利用價值，對于提高社區衛生服務中心管理效能、改進生產技術、降低生產成本具有重要意義。一方面，要積極主動做好各經營管理業務部門查詢利用檔案工作，高效提供查詢需求。另一方面，檔案人員要主動承擔課題研究，提高檔案文獻編研能力，總結社區衛生服務中心經營管理經驗性、規律性特征，提供領導查閱，便于經營決策。