新時期會計檔案管理的必要性及優化策略

楊瑞紅

摘 要：隨著社會的發展，科技的進步，人們對于會計工作的要求也越來越高，會計檔案管理工作也受到了人們的關注，會計檔案的管理工作迎來了新的機遇和挑戰，檔案管理質量的好壞對于會計工作的順利開展和單位的發展具有重要意義。但是，現階段我國會計檔案管理中仍然面臨著一些亟需解決的問題，這些問題嚴重制約了會計檔案管理工作的健康發展。基于此，本文首先對會計檔案管理的必要性進行闡述，并對當前我國會計檔案管理中存在的問題進行分析，在此基礎上，結合工作實際提出相應的優化策略，以期為我國會計檔案事業的發展起到推動作用。

關鍵詞：會計檔案；管理；必要性；優化策略

會計檔案管理對于企事業單位的發展具有非常重要的作用，一方面可以有效的反映本單位的經濟狀況，另一方面可以為單位領導的科學決策提供重要參考。然而，現階段一些企事業單位在進行會計檔案管理時還存在著許多問題，阻礙了單位的快速發展。比如，會計檔案管理相關制度不完善、會計檔案管理工作缺乏重視、信息化建設不完善、管理人員專業化水平不夠等，這些都對會計檔案管理工作的高效開展產生消極影響，阻礙了企事業單位的長遠發展。

1 新時期加強會計檔案管理的必要性

會計檔案是記錄和反映經濟業務的重要歷史資料和證據，對于單位的發展具有戰略意義。首先，系統的會計檔案管理可以全面、連續地記錄企事業單位各個時期的經濟財務活動，給企業未來的發展和經營提供相關數據參考，更能掌握正確的方向；其次，健全完整的檔案記錄，不僅可以快速準確掌握前期各項經濟業務的細節，還能在有異議時提供有力的證據，從而使問題能夠得到有效的解決。做好會計檔案管理工作，不僅是對單位，對社會，對國家負責任的表現，同時也是一筆巨大的財富。一方面可以促進單位的發展，起到經驗指導作用；另一方面，對于國家的規劃和部署，也具有參考的價值。

2 會計檔案管理工作面臨的主要問題

2.1 會計檔案管理工作缺乏重視

會計檔案管理作為會計工作的主要組成部分，對于會計工作具有重要影響，但是受傳統觀念的影響，一些單位管理層認為單位發展的重點是做好主營業務，而忽略了單位的會計管理工作對本單位發展的重要性，導致一些單位在進行會計檔案管理時僅僅局限在表面上，甚至一些單位存在會計檔案管理缺失情況；另一方面，一些單位的領導對于會計檔案的內涵認識存在嚴重偏差，認為會計工作的內容僅僅就是貨幣資金核算、工資核算等，而忽略了會計檔案管理工作。

2.2 會計檔案管理數字化水平不夠

現代社會是一個信息化和網絡化高速發展的科技型社會，一個單位如果不能做到與時俱進，必然會在發展的道路上被淘汰。眾所周知，傳統的會計檔案管理普遍采用人工管理方法，不僅人力資源浪費，而且，會計檔案管理處于低水平。隨著社會信息化程度的不斷深化，對單位會計檔案管理同樣受到影響，目前，由于各種因素的影響，會計檔案管理信息化程度普遍偏低。

2.3 會計檔案管理人員素質有待提高

企事業單位的成長基于單位人才的成長，人才就是生產力，就是活力。人才的培養和發展對會計檔案管理工作起到了至關重要的作用。孫中山先生曾經說過：治國經邦，人才為急。在很多單位中，由于對會計檔案管理人員的不重視，他們的專業素質普遍還停留在原地，技能水平沒有跟上時代的要求。一般都存在綜合素質總體上不高，專業技能的落后脫節和安全生產意識薄弱等問題。這些人員問題可能會導致工作開展的難度加大，效率低下，與其他部門共同開展工作時無法同步，對企事業單位正常的運營帶來負面的影響。

3 會計檔案管理優化策略

3.1 加強會計檔案管理思想意識更新

現今會計檔案已不在局限于管理歸檔上，更多的是利用它所附帶的信息價值，科學的使用將給企事業單位帶來創收。會計檔案的管理方式也遇到更多的機會和挑戰，從紙質管理向信息化管理轉變，資料的提取、查閱變的更加地快捷和便利。這種轉變是時代的要求，它不僅可以提高工作的效率，還能加強決策建議的科學性。但是過去的管理制度和工作方式可能會對新的模式造成阻礙，所以轉變觀念，更新思想意識，掌握新理論新技術變的尤為重要。放棄舊思想，才能迎來新思路，找到新出路。用發展的眼光看待會計檔案管理工作，根據實際的工作情況，隨時調整自己的思想和方法，才能在工作中進步，在進步中收獲。

3.2 實現會計檔案管理與信息技術結合

IT行業的迅猛發展，計算機的全面普及，為現在會計檔案管理提供了技術支撐。通過計算機技術搭建會計檔案管理平臺，文件資料，影像資料等可以通過各項負責人員信息數字化后，上傳到網絡平臺，進行檔案的統一編制，管理，最后形成檔案數據共享。利用企事業單位的個人賬號，可以對需要的會計檔案進行檢索，查閱，下載等，實現資源的真正共享和最大效益化。同時規范管理制度，加強保密意識，做好資料的使用和保管工作。

3.3 提高會計檔案管理人員的綜合素質

會計檔案的管理工作受到了科技進步的影響，不斷的改變載體形式，相對應企事業單位的會計檔案管理人員也有了新的要求。首先會計檔案管理人員應該提高自己的業務能力。單位應不定期開展專業技術的培訓，組織相關人員積極參加，根據崗位要求從理論到實操，進行全面的學習；其次，會計檔案管理人員加強職業道德素質，堅持不斷的學習，除了工作中必要的知識，還應互相學習彼此的經驗。遵守工作紀律，嚴格按照規章制度辦事，保持嚴謹仔細，一絲不茍的習慣。

4 結語

綜上所述，在社會的發展歷程中，在新的時代要求下，企事業單位會計檔案管理的優化尤為必要。單位應做到及時接受新的科學技術，對檔案管理人員進行培訓和教育；領導層應及時改變自己老舊的觀念，對會計檔案管理板塊足夠的重視；檔案管理人員應積極提升自身的水平，主動學習計算機知識，把傳統的檔案管理和信息管理有機結合起來，發揮出信息化的優勢，提高管理效率，對單位的發展起到促進作用。

參考文獻

[1]楊茜雅.電子會計檔案實現機制研究——以中國聯通為例[J].檔案學研究，2015（2）：96-99.

[2]張莉.對新形勢下加強事業單位會計檔案管理的思考[J].福建建設科技，2012（5）：87-88.

[3]曲琳琳.新形勢下加強會計檔案管理的幾點思考[J].山東檔案，2007（2）：30-32.

[4]程平，崔納牟倩.大數據時代基于財務共享模式的電子會計檔案管理[J].商業會計，2016（13）：127-129.