信息時代下檔案管理工作的創新

崔文謙

摘 要：創新是事業進步的靈魂，信息時代下做好檔案管理工作的創新也是新時代工作創新的需要。在這個大數據時代，只有做好檔案管理工作的信息化創新工作，才能滿足當下檔案管理的需要。本文從檔案管理入手，探索信息化時代下的檔案管理，尋找創新途徑，促進檔案管理工作跟上時代信息化的步伐。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；工作創新

檔案是重要的社會資源，在信息化時代下，傳統的檔案管理模式面領著前所未有的機遇和挑戰，檔案管理工作的變革和轉型迫在眉睫。在大數據時代，信息技術日新月異，如果依舊延用傳統的檔案管理方法恐怕難以應對海量的信息數據。因此，在信息化時代的大背景下，檔案管理需要創新。本文將從檔案管理信息化，檔案管理工作方面的創新，檔案共享方面的創新等這幾個方面探索信息化時代下檔案管理工作創新。

1 檔案管理信息化

1.1 檔案管理信息化的意義

檔案是寶貴的社會資源，檔案管理自然需要加強建設和推進。那么，使用當下最科學的手段對檔案進行系統的保護和利用是使其充分發揮價值的必要手段。如今，信息技術已在全球范圍普及應用，就如同過去筆墨紙硯一樣在流通。以往的檔案是記錄在甲骨，木片，竹筏上，很多的檔案都存在缺失和滅絕的情況，在后來檔案記錄在紙張上，缺失和遺漏情況相對之前而言減少了很多，這是時代的進步。所以，根據前人的經驗和歷史的教訓來看。我們應當不斷進步載體，現如今最適合的載體當屬電子信息和數據化存儲了。首先，將文字字符轉化為電子信息有利于存儲方便，其次是有利于異地調閱，再者是有利于考核備份，減少人工成本和提高管理效率。所以檔案信息化有利于檔案的保存和傳承。

1.2 檔案管理信息化的必要性

人禍可免，天災難測。如果一味的使用單純的書面化儲存或者人工看守式守護可能會使檔案不會缺失遺漏，但是，一旦發生災難性的地質變化或者其他原因，這些寶貴的檔案資源必當不能保全。所以將其像信息化資源轉變，存儲于云資料庫中進行加密，這樣就更有利于檔案的保護。所以說，將檔案進行信息化是必要的，這是對人類社會資源的充分保護。

1.3檔案管理信息化的優勢

將檔案管理信息化無論是在人員調動，資料查閱，檔案保護等方面都有著與傳統檔案管理工作明顯的優勢。

1.3.1 異地查閱，省時省力

如若檔案是紙質檔案尚未實行信息化共享，那么檔案肯定只存儲在原來所存儲的地方。一旦別的地區需要調閱時，肯定會出現耗時耗力的現象。首先，給調閱者帶來了時間上的不便，其次對于檔案的調動工作來說，這也是十分麻煩的一道工序。所以，極大地浪費了社會資源和降低了檔案管理的效率。所以說，將檔案管理信息化有助于提高管理效率，降低管理成本。

1.3.2 便于存儲

檔案如果全部實行信息化肯定會將各種檔案上傳至電子元件或者云資源網址上，那么，檔案的存儲工作就變得相當容易了。只需要將存儲檔案的硬盤進行規格化放置，定期對其進行考核抽查檢測。相對于傳統的紙質檔案或者器物檔案而言，信息化存儲物質所占空間只是其萬分之一，而且拷貝復制方式更加容易。這樣相對而言既不容易損失并且更加容易存儲。

1.3.3 安全性較高

將檔案信息化相較于傳統的紙質檔案來說，并不止單純的一把鎖。信息化檔案還可以對其存儲元件進行加密或者改用其他進制字符進行加密，所以說安全性相對較高。

1.3.4 更新容易

將檔案進行信息化，數字化更有利于檔案的更新完善。在過去紙質檔案時代，如果說個人需要更改檔案需要攜帶證明到檔案所在地進行更改，十分不便，很多人就不會進行及時的檔案更改。如今，如果進行網絡普及調閱個人檔案并且可以在網絡上進行更改。那么，人們肯定會及時的更改自己的檔案。所以說，將檔案信息化十分有利于檔案的更新。

2 檔案管理工作

工作的高效執行離不開工作人員的專業素質和基本素養，也離不開管理工作的有效監督落實。所以說，信息化時代下，專業的工作人員和正確的管理體質是創新的根本。

2.1 提升檔案管理工作人員專業水平

人是產生一切社會活動的根本動力，所以說，無論什么工作，擁有專業的職業素質是非常重要的。對于檔案管理工作也不例外。如今是信息化時代發展的浪潮，檔案管理工作人員需要了解工作的專業需要，進行自我培訓和積極思考。對于檔案管理工作中存在的問題進行及時反饋和提出創新建議。在檔案管理工作中做到寧查一百，不放一誤。要有持之以恒的耐心，以集體利益為重。再加上我國對于檔案信息化管理的相關法律不是很完善。所以更需要管理工作人員有較強責任心。

2.2 檔案管理體質的創新

信息化時代下，檔案管理需要集中統一管理。不能像以往一樣分散各個地區進行管理。可以將各個地區的檔案資源上傳到統一檔案資料庫之中，如果有需要時再從資料庫之中進行調閱查詢。這樣更加方便了檔案的管理，也減少了人力、物力、財力的浪費。要加強集中管理力度，建設一個系統，避免重復浪費，提升中央系統的軟硬件能力。

3 檔案信息共享

3.1 一個中心庫

目前，大多檔案資料庫都是各地單獨建設。共享化程度不高，調閱相對較為困難，無法進行跨地區調閱，這給檔案管理帶來了不便。筆者建議一個中心，多個發展。建設一個中心檔案庫，多個地區進行檔案填充。各個地方可在中心庫中占據一席，這樣不僅對本地資源調閱方便，對于其它地方資源也能夠方便查閱到，提高了管理的便捷性。

3.2 分類存放，共享資源

實行資料分類管理，將可調閱資料和不可調閱資料進行大系統的分開。分別賦予不同程度的保密設施。將檔案信息進行網絡資源化。設計個人檔案隱私，并賦予個人調閱權限。分開類目，進行資源最大化共享。這樣，不僅有利于人們學習了解，也有利于錯誤的及時更正。

3.3 模式轉型

將檔案進行數字化，信息化后所產生的問題以及困難肯定是很大的。單憑管理工作人員可能很難發現一些細節問題。可以設立檔案管理的“網絡建議回收站”，將網絡調閱者的建議全部統計下來，再由開發部門進行詳細探索更改。將檔案管理工作由管理型向服務型轉變。做到時時刻刻方便人民。

3.4 標準化建設

將檔案進行信息化管理是一份巨大的工程，所以，提前制定好細則和方案對于其共享建設有著巨大作用。將檔案進行標準化規范也有利于查閱的方便。

3.5 加強檔案信息資源安全建設

人們常說最寶貴的資源就是信息資源了，所以說，對于檔案的保護是時刻不能松懈的。雖然目前已經出臺了相關法律對檔案進行保護，但是，難免會有不法分子對檔案進行覬覦。對此，需要加錢檔案信息化建設過程以及完善后的資源保護。避免造成資源泄露和國家損失。

3.6 方便式查閱

如今，檔案越來越透明化，公眾化。對于這些可查閱檔案，提倡方便查閱，實時查閱。對此，需要開放專門的網絡資源窗口提倡人們查閱學習，比如一些抗日戰爭的豐功偉績，一些歷史名人的偉大一生。這些不僅是歷史的財富，也是一種文化的傳承。

創新是時代的需要，無論在哪個行業都需要創新。在信息化時代下，我們對于檔案管理工作也要進行創新改革。不能愚昧不變。要適應大環境的變化，跟隨時代的變遷甚至提出超時代創新性方案。要時刻維護好人民的權益，做到充分利用信息化資源為人民謀取福利，滿足使用者的獲取便捷。這樣的創新才是真正的有意義的創新。

參考文獻

[1]盧偉. 信息時代辦公室檔案管理工作的創新[J].辦公室業務，2018（02）.

[2]張怡.信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].城市建設理論研究（電子版）， 2017（30） .

[3]程方園.淺談信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策[J].辦公室業務， 2018（03）.