淺談基層勞動保障監察執法檔案管理工作

蘇健

摘 要：勞動保障監察執法是勞動保障機關依法對用人單位遵守勞動保障法律法規的情況進行監督檢查，發現和糾正違法行為，并對違法行為依法進行行政處理或行政處罰的行政執法活動。本文詳細地論述了基層勞動保障監察執法過程中產生的案卷檔案管理存在的問題，并針對問題提出相關的對策和改進措施。

關鍵詞：基層；勞動保障監察；檔案管理

勞動保障監察案卷檔案是每一次勞動保障監察執法工作的經驗總結。它能用各種有保存價值的文字、圖表，影像、物證等不同的形式留存，能反映案件的真實情況，并能最大程度的還原執法過程。勞動保障監察案卷檔案能充分體現當地勞動保障監察工作的業務技術水平和企業用工情況。同時，也能作為勞動違法案件申請法院強制執行或涉嫌犯罪移送公安機關查處的原始憑據。因此，建立并健全執法檔案是勞動保障監察工作的重中之重，尤為關鍵。

為更好地開展勞動保障監察執法檔案的管理工作，現就本人平時從事檔案管理工作的經驗談一談工作中存在的問題和針對問題提出改進措施，主要體現在以下幾個方面：

1 勞動保障監察檔案管理中存在的問題

1）勞動保障監察檔案管理制度不健全。我國目前尚未頒布關于勞動保障監察檔案管理方面的法律法規，檔案工作的唯一依據只有《關于實施《勞動保障監察條例》若干規定》中第四十條，“勞動保障監察案件結案后應建立檔案，檔案資料應當至少保存3年”，對勞動保障監察檔案的管理工作的重要性進行了明確的定義，但是對具體操作沒有做相關的明確規范。

2）執法機構對檔案管理工作不夠重視，覺得檔案管理這個工作很輕松也很簡單，沒有必要派專人負責檔案整理，人力物力投資不到位，工作人員職責不明確，而且對檔案管理工作的的長期錯誤認知，導致了錯誤思想的產生和工作的偏差。對檔案的查閱、抄錄，復制、借出工作的重要性認識不到，也不夠嚴謹，沒有任何手續，很隨意，對機密檔案的保密工作做的非常不好，容易造成檔案的泄密。

2 勞動保障監察執法文書檔案中存在的問題

2.1 執法文書制作不夠標準

1）執法文書制作內容過于簡單，引用法律法規不準確，不完整，似是而非；隨意使用方言，口語，簡略用語；敘述邏輯混亂；涂改現象嚴重，檔案失去了可靠性，降低了參考價值。

2）填寫勞動保障監察文書時空項嚴重，如文書的編號、簽發日期、負責人、經辦人簽字、行政機關名稱等空項嚴重或填寫不全對文書的真實性和后期的檔案整理都造成了影響。

3）卷宗內執法文書不全。如無投訴登記表、立案登記表、送達回執或結案報告等，究其原因是因為多數執法思想松懈，疏忽對案件文書的完善，甚至出現結案了連結案報告都沒有的現象。

2.2 案卷收集、歸檔不規范

1）勞動保障監察案卷歸檔范圍不明確，入檔歸檔不及時。在執法過程中，所有材料都由承辦人掌握，不可能做到及時歸檔。等案件處理完畢后，因為沒有專職的檔案整理人員，職責劃分不明確，經常出現部分材料漏報，甚至丟失，造成檔案材料不全，不能充分表達執法力度的可靠性。

2）證物材料收集不全，提取不規范。對依法取得的證物，沒有按要求注明來源，沒有提供者的簽名，單位蓋章，也沒有注明日期，降低了物證的可信度。

3）案卷檔案管理者不能與時俱進，缺乏先進的檔案管理技能，大多是傳統的檔案的存儲管理方法，多使用紙張存放，極易損壞、流失，絕大部分工作都通過手錄完成，工作效率低。特別對執法過程中收集的大量影像資料，電子材料等缺乏專業的整理、保管方法，極易丟失，泄密。

3 針對上述問題，我們應當認真分析原因，從根源上解決問題，盡早地解決問題

1）建立健全勞動保障監察檔案管理體系，結合《中華人民共和國檔案法》、《中華人民共和國勞動法》等相關法律法規，制定適合本單位的切實可行的檔案管理制度，對檔案的編寫、收集、整理、編目、裝訂、查閱等一系列問題做出詳盡的規定，做到檔案管理有章可循，并根據實際工作要求不斷的規范和完善，更好的保護和利用好執法文書檔案，為后續開展各項工作夯實基礎。

2）充分認識勞動保障監察檔案管理工作的重要性，責成專人負責執法檔案的管理工作，分工明確，責任到位。并定期培訓，加強檔案管理專業的培訓，使之熟練的掌握檔案管理工作的技能。同時要對執法人員和檔案管理員進行業務學習培訓，提高職業素質，使執法人員和檔案管理員都能熟練地掌握文書制作、材料收集的技能和方法，做到及時收集、定時移交，無縫銜接，不斷提高業務水平。做好檔案管理人員思想教育工作，使其深刻認識勞動保障監察檔案保密工作的重要性，嚴格遵守檔案管理的各項規章制度，杜絕在檔案管理工作中涂改、偽造、泄漏他人信息等嚴重問題的發生。

3）加大對檔案管理工作的人力物力的投入，盡早實現勞動保障監察檔案管理工作的數字信息化。積極引進勞動保障監察案卷檔案管理計算機軟件，加大計算機、掃描儀、打印機等專用設備的投入，對勞動保障檔案管理工作環境進行數字化、信息化改革，應用先進的技術對執法檔案進行記錄和管理。盡早實現計算機錄入，查詢，提高工作效率，實現從傳統紙質檔案的管理到數字化檔案管理的轉變，盡早實現無紙化辦公。

4 小結

綜上所述，勞動保障監察案卷檔案管理工作是一項長期而又艱巨的任務，雖然繁瑣但又不可或缺，也是一種必然趨勢，是提高勞動保障監察工作質量的重要手段。它需要有全新的管理理念、過硬的基礎設施，專業的檔案管理人才起發揮作用，才能保證勞動保障監察檔案管理有條不紊的進行，促進勞動保障事業健康快速穩步的發展。

參考文獻

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