簡析事業(yè)單位檔案管理工作存在問題及解決方案

何秀娥 李皓婷

摘 要：事業(yè)單位檔案管理工作對整個單位的歷史記錄和發(fā)展起著舉足輕重的作用，我們必須引起高度的重視。目前事業(yè)單位檔案管理工作存在一些嚴重問題，導致檔案的巨大價值難以發(fā)揮。基于此，筆者簡單分析一下事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題及解決方案。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；存在問題；解決方案

檔案生命力的根基就在于自身所特有的憑證作用和參考作用。檔案文件資料收集越是完整、齊全，越能體現(xiàn)檔案的價值。如今時代在飛速發(fā)展，新的法律法規(guī)、業(yè)務規(guī)范、工作方式層出不窮，過去落后的檔案管理模式必須進行更新和轉變。

1事業(yè)單位檔案管理工作重要性

檔案工作是事業(yè)單位發(fā)展中十分重要的組成部分，是科學有效地對整個單位工作的記錄和總結，可以為后人提供寶貴的參考價值和經驗。事業(yè)單位檔案管理水平的高低，直接影響到檔案管理部門提供檔案服務、滿足社會需要的能力，以及利用者獲得所需信息的全面性和高效性。

2事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

目前我國事業(yè)單位檔案管理平均水平仍然處于從傳統(tǒng)的檔案管理向現(xiàn)代化新型檔案管理的轉型階段，還沒有達到預期的效果，實際還存在很多尚未處理好的問題。

2.1對檔案管理工作重視不夠、專業(yè)管理人才缺乏

部分事業(yè)單位在一定程度上忽略了檔案管理工作的重要性，沒有認識到檔案工作的真正價值和意義，只把它當成簡單整理、歸檔和保管的事務性工作進行處理。同時檔案管理員是檔案管理工作的直接執(zhí)行者，檔案管理工作中運用的現(xiàn)代化技術、設備是由人掌握的，科學的管理也是由人來實施的，他們素質的高低會直接影響工作質量。

2.2檔案管理制度不健全

部分事業(yè)單位檔案管理部門立卷歸檔、保管、保密、利用、人員崗位職責的檔案管理制度不健全，也有的單位雖然建立了管理制度，卻只在于形勢執(zhí)行不嚴。

2.3檔案資源利用率低

檔案管理部門應準確、及時掌握檔案的利用效果，不斷改進利用工作。不能只限于對資料的收集和保存，一些非常有價值的社會性、歷史性檔案資源得不到重視，沒有進行有效地整理、開發(fā)，成為了被封存的珍寶，無法全方位體現(xiàn)出它的價值。

2.4檔案管理設備落后、信息化程度不高

在當前的事業(yè)單位檔案管理過程中，大部分管理部門還是使用傳統(tǒng)的管理方式，未有效運用現(xiàn)代化信息、網絡等高新技術和資源，這與現(xiàn)今時代的發(fā)展不相匹配。除了現(xiàn)代化信息技術外，還有一些單位檔案管理的庫房建造等硬件設施也不符合檔案管理要求，設備也得不到及時的更新。

3如何解決事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題

3.1加大對檔案管理工作重視、提高檔案管理人員綜合素質

提高事業(yè)單位領導和其他員工對檔案管理工作的重視程度是做好檔案管理工作的基礎。比如通過積極宣傳、匯報等方式加強他們的認識。檔案管理人員必須具備很強的專業(yè)知識和技能，在確保檔案的有效保護和利用的同時，還應積極研究各類檔案的檢索、編目、編研等直接輔助手段。平時通過定期培訓或者講座的方式，為管理人員提供更多交流與社會實踐機會，鼓勵其不斷學習，努力提升業(yè)務素質及愛崗敬業(yè)的意識。不斷保持檔案工作的先進性、專業(yè)性和規(guī)范性。

3.2健全檔案管理制度

檔案管理制度是開展檔案管理工作的重要依據。要根據本單位實際情況，按照合理性、科學性、約束雙向性的特點制定科學、統(tǒng)一簡明實用的技術規(guī)范和檔案管理制度，并嚴格按照制度實施管理。首先，要在依法管理的基礎上不斷完善和健全檔案管理制度。其次，在檔案管理機制完善過程中，應遵循人性化的理念。

3.3充分利用檔案

建立檔案不是收藏，而是為了利用。事業(yè)單位面對檔案未充分利用的問題我們要做到：第一、提高認識，加強宣傳。第二、提高檔案管理人員的認識，變被動為主動：加強檔案收集整理工作，力爭檔案的門類、載體齊全完整；加大對檔案的審查、編排力度；完善檔案檢索工具等等。第三、加強使用者對檔案利用工作的了解。通過展覽和陳列的方式系統(tǒng)的揭示和介紹檔案內容，還可以提供咨詢服務，讓使用者更為集中系統(tǒng)的了解檔案廣泛的社會作用。

3.4加強檔案配套設施建設、檔案管理的信息化建設

事業(yè)單位在信息化檔案管理工作中，有必要加大資金與技術的支持力度，加強檔案配套設施建設，運用科學的方法和手段來研究和處理問題，例如：充分合理運用聲像多媒體技術、掃描技術、數據庫技術、縮微技術等，把檔案案卷進行數字化的處理，便于檢索和遠程利用，實現(xiàn)各類信息資源共享、傳遞、顯示、分析、存儲以及利用的一體化管理模式，推動檔案管理的信息化發(fā)展進程。即實現(xiàn)“存量數字化，增量電子化、服務網絡化”。并且要不斷研制和改進實用、通用軟件。其次，做好備份工作，比如通過微縮復制技術、臨摹技術、異地備份等，做到有備無患。

3.5完善檔案保密機制和安全防控體系

檔案管理過程中保密性和安全性是不可忽略的兩個重要問題。檔案的安全保密防控涉及到軟硬件技術、制度、人員教育與管理等問題。首先，認真落實檔案安全保密工作責任制、加強檔案設施設備和利用安全保密制度建設。明確安全保密工作責任人和工作職責。其次，按照檔案的重要程度進行分級保護工作。最后，必須主動防御，使用信息認證、防寫處理、密鑰技術、防火墻等技術措施確保電子檔案的安全。總之，我們要建立人防、物防、技防三位一體的檔案安全防范體系，以確保檔案原件和數字化檔案信息安全。

4結語

綜上所述，目前事業(yè)單位檔案管理模式在實踐中已經暴露出了很多的問題和不足，檔案管理工作的內容、結構和方式也在不斷的變化，我們一定要以“以人為本、服務第一、安全優(yōu)先”的原則，充分發(fā)揮檔案工作無處不在的特點，實現(xiàn)檔案價值最大化。

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