科技檔案管理中存在的問題與對策

摘 要：科技檔案是科學研究人員在工作過程中出現的各種有價值的材料。保證科技檔案的完整性不但可以顯示科技人員的工作成果，而且有利于今后的科學技術研究，本文主要研究了科技檔案的概念與主要特點，指出了科技檔案管理中存在的不利因素并提出了解決性策略，希望有利于科技檔案管理工作的順利開展。

關鍵詞：科技檔案；特點；管理；收集；歸檔。

1 科技檔案概念界定與主要特點

科技檔案是國家檔案的重要組成部分，也是科技人員從事科學研究活動的材料，不但記錄著科技工作人員的勞動成果，而且為以后的科學研究積累了寶貴經驗。因此，做好科技檔案的管理工作有利于單位生產經營活動的順利進行，國家對科技檔案的管理提出了較高的要求，科技檔案主要表現為下面這些特點：第一，科技檔案的形式，完整性是科技檔案最為明顯的一個特點；第二，科技檔案材料通常是科技人員在科學研究過程中出現的技術材料，在科學研究中具有非常重要的作用；第三，科技檔案涉及方方面面的內容，并且科技檔案間具有千絲萬縷的聯系，通常情況下，一個完整的科技檔案通常包括項目文件、圖紙、電子文件等各個方面的內容；第四，科技檔案能為以后的科學研究提供豐富經驗，所以具有較強的保管意義，主要內容有科學方面、技術方面、研究成果等，在進行學術研究、工程設計中具有較高的借鑒意義，必須要長時間保存，通常情況下不得銷毀；第五，需要保證科技檔案的安全性，有的科技檔案涉及商業秘密或國家機密，因此科技檔案必須要保證安全，不得發生泄露現象。

2 科技檔案管理中存在的不利因素

在社會的快速發展過程中，對科技檔案管理提出了更高的要求，但科技檔案管理中依然存在著一定數量的不利因素，影響科技檔案管理工作的順利開展，為了保證科技檔案管理順應時代發展，推動科技檔案管理的健康發展，引進現代化檔案管理模式，對當前科技檔案管理中存在的不利因素進行深入研究，并提出解決性策略具有非常重要的現實意義，科技檔案管理中存在的不利因素主要有下面這些方面：

2.1 基層檔案人員認識不到檔案管理的重要性

我國頒布《檔案法》以后，各個單位的領導對檔案管理工作給予了高度重視，但有的基層管理人員還存在著思想麻痹、工作不負責等現象，一些基層檔案管理人員認為檔案管理工作不重要，在檔案管理工作中不熱情、不積極，同時檔案管理工作也沒有得到領導的大力關注，沒有建立完善的基層檔案管理制度與人員激勵制度，進一步制約了基層檔案管理工作的順利開展，導致基層檔案管理工作中存在著大量問題。在過去較長時期內，檔案管理工作主要依靠手工進行整理歸檔，這種操作模式效率不高，勞動強度較大，而且基層檔案管理人員在工作中不敢創新，也影響了基層科技檔案管理工作的順利開展。

2.2 不能認真對待科技檔案原始資料收集工作

有的單位在收集科技檔案材料時不完整不齊全，一部分科技工作人員在工作中不能及時上交各種科技材料，單位其他部門不能配合檔案管理部門的工作。有的單位在檔案管理工作中不明確科技檔案的歸檔范圍，阻礙了科技檔案的規范化發展。科技是科技人員在科學研究過程中出現的、具有較高價值的科學信息，如果不能保證科技檔案材料的完整性則會嚴重影響其使用價值。

2.3 科技檔案的歸檔及管理工作能力過低

有的單位在檔案管理工作中人員配備過少，不能及時引進現代化管理手段，不具備高素質專業管理人才，不組織檔案管理人員外出參加交流學習活動，沒有對當前檔案管理人員進行培訓，造成檔案管理人員不了解科技檔案的價值、不懂得科技檔案管理的標準、不能認真對待科技檔案的收集工作、業務操作能力不高等，從而不具備較高的檔案歸檔意識。有的單位科技檔案管理人員還需承擔其他方面的工作，他們在檔案管理工作中精力分散，工作積極性不高，想及時收集本單位產生的科技材料但存在著時間少、任務重的問題，導致科技檔案管理工作不能順利進行。

3 提高科技檔案管理工作水平的主要策略

3.1 激發基層檔案管理人員的檔案管理積極性

科技檔案管理工作涉及內容繁多、種類復雜，要求領導必須高度重視科技檔案的管理工作，要加大宣傳力度提高檔案管理人員的思想意識，使其對本職工作高度負責，可以實現檔案管理責任制的做法，建立完善的科技檔案管理監督制度，鼓勵各個部門相互監督，制訂科技檔案長期發展規劃，在部門發展中引入科技檔案管理內容，利用建立合理的科技檔案管理制度可以規范管理人員的行為，保證科技檔案管理工作的順利開展。

3.2 及時做好科技檔案原始資料的收集工作

科技檔案管理人員還要及時收集本單位產生的科學研究材料，利用定期收集與不定期收集相結合的做法，如有的科學研究處于實驗室當中，就需隨時做好收集工作，防止檔案材料丟失。各個單位要根據自身實際情況建立科技檔案管理制度，明確歸檔范圍、歸檔時間、歸檔標準等各項內容，提高科技檔案材料的完整性。科技檔案管理人員要隨時與科技人員交流，掌握本單位科學研究進度與資料的形成情況，防止發生檔案材料丟失現象。

3.3 認真對待科技檔案歸檔工作

第一，為了保證檔案材料的安全，可以將科技檔案材料分為絕密、機密、秘密三個等級，處于絕密的檔案材料要永久保存，機密材料要長期保存，秘密材料經過一段時間后銷毀。第二，在歸檔過程中可以應用豐富多樣的組合方法，在歸檔管理時，依據科學研究的設計書、課題總結、研究成果等分別組卷，依據時間發展排列順序，相同研究內容的材料歸為一卷，還可依據研究種類對其分類，有利于以后的查閱與保管。第三，在歸檔過程中還可以根據不同階段、不同專題、不同成果進行，依據一定的時期對檔案材料歸檔，依據不同的專題進行歸檔，依據專題研究產生的成果進行歸檔，有效保證科技檔案歸檔工作的妥善運行，建立完整的科技檔案資料，隨時解決科技檔案歸檔過程中出現的問題，保證科技檔案整理與組卷的科學性與完整性，推動今后科技檔案管理工作的順利開展。

4 總結

總之，提高本單位的科技檔案管理工作水平，才能促進本單位科學研究的順利開展，檔案管理部門要順應時代發展，及時引進現代化管理手段與管理技術，明確科技檔案管理標準，及時解決科技檔案管理中出現的不利因素，并采取合理措施保證科技檔案管理工作的穩定運行，使科技檔案管理工作在單位發展中發揮應有的作用，促進本單位健康發展。

參考文獻

[1] 何海燕. 分析高速公路科技檔案管理中存在問題及對策[J]. 辦公室業務， 2017（7）：131-131.

[2] 嘉曉晶. 論畜牧業科技檔案管理中存在的問題與對策[J]. 青海師范大學學報：自然科學版， 2009（2）：100-102.

[3] 許向群. 信息化在科技檔案管理中存在的問題和解決對策[J]. 科技尚品， 2016（8）：159-159.

作者簡介

范佳莉（1967-），女，漢，四川綿竹，檔案管理員，助理館，大專，研究方向：企業產品或信息化或科技檔案管理。