新時期檔案機構推行部門立卷制度的措施

摘 要：部門立卷制度從1955年明確提出，至今的60多年時間里，部門立卷制度對于理順檔案工作關系和劃清檔案整理分工起到了重要的作用，并且推動了檔案工作的繁榮和發展。但是，部門立卷制度的推行范圍和實施效果還有待提高，從整體上看，絕大部分單位并未實施，檔案室立卷依然廣泛存在。

關鍵詞：部門立卷制度；檔案人才；檔案培訓

部門立卷制度是單位內檔案工作的基礎，是單位內檔案工作秩序正常運行的保證。1956年《國務院關于加強國家檔案工作的決定》規定“全面推行文書處理部門立卷，以建立統一的歸檔制度”，為部門立卷制度的順利實施找到了政策依據。1987年出臺《檔案法》，以法律的形式，確定了部門立卷制度存在的必要性和推行的強制性，部門立卷制度的實施得到了更強有力的法律依據和保障措施。

對于檔案管理工作而言，部門立卷制度的實施順應了檔案工作的趨勢，推動了檔案工作的發展。但從實施以來的60多年時期內，部門立卷制度并沒有得到全面推行，根據調研發現，檔案機構未有效推行部門立卷制度，原因在于檔案專業人才缺乏、檔案管理體系不健全、檔案培訓不科學等原則造成的。因此，為促進檔案工作發展，有效推行部門立卷制度，應采取措施有力推進。

1 重視檔案專業人才培養

2016年4月1日，國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出：“擴大檔案專業技術人才隊伍培養規模，培養和造就高層次人才和特殊人才……拓展檔案人才發展空間”。重視院校檔案學科專業建設。通過增加專業招生人數、改革教學內容等途徑，提高檔案人才數量和質量。由于檔案學是一項實踐性很強的學科，務須提高檔案專業學生實踐動手能力，張恒、顏祥林認為：“開設實驗課程，學生親自動手體驗，組織學生去各類檔案館、企事業單位檔案部門參觀學習，拓寬學生知識面，豐富學生專業知識和增加對新技術的了解，提高實踐能力”。同時，增強職業認同感和歸屬感。將檔案職業素質教育貫穿專業教育的始終，引導并教育學生熱愛專業，引導學生進行職業定位，提高檔案專業學生就業對口率。

2 建立科學引才育才機制

一是重在引進，建構檔案專業人才隊伍。引進具有檔案專業學歷背景、思想政治素質好、檔案業務素質高和熱心于從事檔案工作的優秀人才，優化單位檔案管理人員專業結構；二是創新管理，穩定檔案人才隊伍。由于檔案工作是一項連續性、銜接性較強的工作，要求工作人員能夠保持相對穩定。可通過人事制度改革，建立合理的激勵機制，優化檔案管理崗位待遇，使檔案管理專業人才待遇不低于同等條件下其他崗位收入。同時，對工作成績突出，業務能力強，熱心于檔案事業的人員給予獎勵，營造良好的檔案工作環境，減少換崗跳槽現象。三是重視培訓，提升培訓實效。《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》提出：“統一規劃各級各類檔案人員的專業知識培訓和崗位培訓，創新培訓內容，改進培訓方式，全面提高檔案干部素質。”四是建立專兼職檔案管理隊伍，創新檔案業務指導，完善兼職檔案管理員檔案專業技術職稱晉升評聘機制，增加兼職檔案管理員外出學習或者培訓的機會，“鼓勵歸檔部門兼職檔案員與學校檔案管理人員同樣看待，并出校參加檔案立卷工作各類培訓、交流活動”[1]。

3 建立檔案管理制度體系

建立健全檔案管理制度體系，把部門立卷歸檔制度納入單位檔案管理辦法。通過制度的形式，明確檔案機構與各部門之間、專職檔案人員與兼職檔案人員之間在檔案工作中的職責任務分工，做到部門立卷制度有據可依。實行檔案工作考核機制，建立檔案工作責任機制。按照檔案員業務能力、檔案齊全完整程度、歸檔時間、歸檔質量、檔案驗收質量等指標，具體量化檔案工作人員實績，把工作人員的切身利益與檔案工作成效掛鉤，使檔案管理工作成效納入綜合崗位目標考核范圍內。

4 嚴格檔案行政執法檢查

近年來，各級檔案行政管理部門檔案行政執法檢查常態化趨勢明顯，目的是檢查《檔案法》等法規貫徹落實情況，以及相關檔案工作規范管理程度。按照檢查范圍，涉及部門立卷制度的內容是“機構文件材料是否及時歸檔、檔案是否收集齊全并按期移交進館”。如果未實施部門立卷制度，不僅違反《檔案法》相關規定，也無法確保文件材料的齊全完整和及時歸檔，屬于違反《檔案管理違法違紀行為處分規定》。因此，檔案行政管理部門通過檔案行政執法監督，用法律途徑，倒逼各單位重視檔案管理工作，實施部門立卷制度，保證檔案的按時歸檔和齊全完整。

5 建立檔案工作協作組

檔案協作組，是把檔案機構或者檔案工作人員，按行業系統、工作職能、駐地鄰近、歸口系統等原則，橫向組織起來的檔案聯合組織，是新形勢下推動檔案工作持續健康協調發展的有力助手。“檔案工作協作組組內各成員單位在檔案工作基礎和發展瓶頸等方面，共同特點明顯。正因為具有共性，在開展檔案協作活動時，針對性強，便于制訂統一且合乎檔案工作實際情況的培訓交流方案。”[2]通過協作組內成員單位相互研討學習、座談交流、現場參觀等形式，開展業務咨詢，進行協作互動，推動了組內單位檔案工作水平的整體提高。2013年重慶市檔案局、重慶市檔案學會下發了《關于開展市級單位檔案工作協作組活動的通知》，成立重慶市級單位23個檔案協作組。筆者所在組別為高職高專院校協作組，并悉數參加了協作組內舉辦的歷次研討交流活動。在2015年5月的一次協作組活動中，各成員單位開誠布公、推心置腹，圍繞如何著手推行部門立卷制度，以及推行過程中的問題和工作經驗進行了深入交流和激烈探討，取得了很好的交流效果。

應利用《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》、《歸檔文件整理規則》（2015年版）頒布實施契機，全面推行部門立卷制度。遵循文件來源原則，有利于保持文件之間的有機聯系，發揮文書處理部門熟悉有關業務和文件處理過程的優點，確保檔案收集的齊全完整和整理歸檔的質量效率，改變檔案材料收集不齊全、鑒定不標準、整理不規范的錯誤作法。同時，也有利于檔案機構從繁重的檔案整理工作中抽身出來，把工作重點轉移到檔案的業務指導、庫房管理和檔案資源開發利用等上來，推動檔案工作發展，更好地為機關工作服務。

參考文獻

[1]燕海榮.職業院校推行檔案預立卷制度存在的問題與對策[J].黑龍江史志，2014（5）：75-76.

[2]常萍.淺談檔案工作協作組的作用[J].檔案天地， 2004（增刊）；23-24.

作者簡介

趙波（1988-），男，湖北利川人，重慶三峽醫藥高等專科學校檔案館助理館員，檔案學學士，主要從事高校檔案管理研究。