淺談加強基層檔案室管理的必要性

程曉東

摘 要：隨著中央和地方對檔案室規范化建設的重視，加強基層檔案室的管理越發必要。但是，目前我國的多數基層檔案室均存在不同程度的弊端和不足，制約了整個檔案事業的發展。本文作者根據自身工作經驗，認真分析了基層檔案室的管理現狀，并有針對性的提出了管理意見，供同業人士借鑒與參考。

關鍵詞：基層檔案室；管理現狀；意見議

檔案是每個單位發展和變遷的真實記錄，每卷檔案對本單位、甚至是全社會來說都具有非常重要的社會價值和經濟價值，所以每個單位形成的檔案和資料都需要在單位檔案室內妥善保存。因此，加強基層檔案室的管理也就顯得格外重要。

隨著檔案事業的不斷發展，各個單位檔案室也得到了較大的提升，但是依然存在一些弊端和不足。目前，從中央到地方均提出了加強檔案室管理的要求，其中2016年4月國家檔案局印發的《全國檔案事業發展“十三五”規劃綱要》中就提出了“明確各級各類機關檔案室房屋類型、建筑面積、硬件設施等建設要求；啟動“標準檔案室”建設，促進機關檔案室硬件建設規范化。”由此可見，加強基層檔案室的管理刻不容緩。

1 基層檔案室的管理現狀

1.1 基層檔案室基礎設施現狀

由于各個單位對檔案的重視程度不同，加上單位經費等方面的原因，導致每個單位對檔案室基礎設施現狀也參差不齊，有的檔案室無論房屋類型面積還是硬件配備都能達到標準要求，但是有的檔案室僅能滿足有間房，面積也小，檔案室配套設施根本達不到“九防”要求，直接影響到了單位檔案的安全保護。

1.2 基層檔案室人員隊伍現狀

由于每個單位的性質不同，編制數也不同，導致每個單位的基層管理人員隊伍也有較大差距。在檔案室管理人員配備方面，很多單位根本沒有專職檔案管理人員，兼職人員也是少之又少；在檔案室管理人員水平方面，大多數兼職人員沒能經過專業、系統的方案業務培訓，甚至有的兼職檔案管理人員根本就不懂檔案管理業務，即使有參加過地方檔案局舉辦的業務培訓班的兼職人員也是對檔案管理工作一知半解。因此，在檔案管理工作中檔案的歸檔不規范，常常出現分類不對、編頁錯誤等問題，直接影響到室藏檔案的開發和利用。

1.3 基層檔案室管理制度現狀

盡管中央和地方都出臺過相應的檔案管理制度，但是很多基層單位沒能具體結合自身實際，建立起與自己業務相對應的規章制度，從而導致在檔案歸檔整理、開發利用等工作中沒有依據。盡管有的單位可能建立起了相關的規章制度，但是在具體的操作運用過程中，由于礙于面子，迫于領導壓力等，沒能將規章制度嚴格貫徹執行，所以基層檔案室經常出現檔案丟失、檔案受損等情況，這必將使單位檔案室的管理陷入混亂。

1.4 基層檔案室管理水平現狀

目前，多數基層檔案室的管理水平都相對較低。由于管理人員的素質水平較低，保密意識欠缺，工作缺乏主動性和積極性，從而容易導致很多涉密檔案、資料和信息等被泄露，基層檔案室中對于檔案的管理普遍缺乏保密性。基于這種管理不夠規范的現狀，基層檔案室的管理工作就存在了諸多問題和隱患。

2 基層檔案室的管理意見

單位長時間形成的大量檔案和資料都需要在單位檔案室進行保存，檔案管理工作做得好壞，關乎檔案的壽命，關乎單位的利益。但是結合上述基層檔案室管理的現狀，我們很容易會發現，目前基層檔案室的管理在軟硬件設施、管理人員、管理制度、管理水平等方面存在很多不足之處，與“標準檔案室”建設相差甚遠，不利于檔案管理工作的現代化建設，可見對于基層檔案室管理的加強已經十分必要。針對上述不足，結合我本人從事檔案室管理工作的經驗，我認為加強基層檔案室的管理可以通過以下措施來實現。

2.1 領導加強對檔案的重視

領導對檔案工作的重視是抓好基層檔案室管理工作的基礎，領導對檔案工作重視程度的差異，具體就會體現出檔案室的差距。總之，檔案管理工作只有得到領導的重視，檔案室才會在房屋條件、經費保障、人員配備等方面得到加強，才能推動檔案工作的開展。

2.2 加大檔案經費投入力度

檔案室的條件好壞直接影響檔案的保護工作的效果，通過加大檔案經費的投入，可以提高檔案庫房基礎設施的建設，改造升級檔案庫房，增添檔案室的配套設施，使之達到檔案庫房防盜、防火、防熱、防潮、防光、防有害生物等“十防”要求，確保有個良好的檔案保存環境。同時，如果經費充足，還可以對紙質檔案進行數字化掃描，加快檔案信息化建設，方便室藏檔案的檢索利用，最大化的發揮檔案的價值。

2.3 增加檔案管理隊伍力量

檔案室管理人員隊伍是加強檔案室管理的重要因素，人員少，人員素質低、能力差等都會嚴重制約檔案室的管理工作。各單位都要努力培養一支高素質的專業化檔案人才隊伍，確保檔案專兼職人員懂技術、懂業務、有能力、有素質、有責任心。各單位要加強對檔案管理隊伍的認同和支持，在職稱評審和職務晉升過程中要同等對待，確保檔案管理人員留得下、待得住。

強化檔案安全保護意識。各級檔案主管部門要加強對基層檔案室的業務指導，加強對檔案管理人員的培訓，本單位也要多為檔案管理人員提供外出學習、進修的機會，在提高檔案業務能力的同時提高他們的檔案意識，尤其是檔案安全保護意識，確保從思想上提高對檔案管理重要性的認識，嚴防檔案失泄密和檔案丟失、損毀事件的發生。

健全檔案管理制度體系。要深入貫徹學習《檔案法》，真正將依法治檔落到實處，讓檔案管理人員切實做到有法可依、有法必依，充分發揮法治的引領、規范和保障作用，推動檔案事業在法治軌道上發展。此外，要根據本單位的實際情況建立檔案管理工作責任制，嚴格管理檔案的借閱和利用，進一步明確人員責任；同時還要建立檔案管理人員的獎懲機制，激發檔案管理人員工作的積極性和主動性。

總之，在新形勢下加強基層檔案室的管理勢在必行，基層檔案室工作做得好，不僅是對自身工作負責，也是對單位負責，還是對社會負責，希望以上分析和建議可以切實起到加強基層檔案室管理的作用。

參考文獻

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