工程設計企業檔案管理發展模式初探

摘 要：本文通過對國內外工程設計行業企業的檔案工作進行梳理，揭示了當前工程設計企業檔案工作現狀與發展方向、提出在信息化背景下檔案工作者的服務職能創新方向。同時，為檔案管理服務工作如何開展提出了建議。

關鍵詞：信息化 工程設計 檔案管理 檔案信息系統

工程設計企業的檔案能完整體現工程的來龍去脈，是企業活動的記錄，凝結了企業員工在從事設計工作過程中獲得的認識、體會、經驗和教訓，是企業重要的信息資源和知識資產。

下面，對目前國內外工程設計行業檔案管理模式進行梳理，主要包括六個方面。

1 國外比較先進的檔案管理模式綜述

美國的城市工程建設檔案，歸納起來有如下一些特點：

1.1 非常重視資料的收集和保管

檔案部門所藏資料系統、完整， 門類齊全， 數量豐富。如紐約圖書館，該館多年前進行館房建設時所拍攝的照片+含建設地址原貌建筑基礎、結構施工、設計模型等，及相應的文字記載均保存完好。

1.2 檔案資料普遍實行電腦管理， 而且大多采用高密度、大儲量的光盤存儲技術

縮微技術已得到廣泛應用，西雅圖港務局檔案室， 除擁有多臺計算機、復印機外， 還有完整的縮微設備， 重要資料全部縮微， 所以沒有大面積的庫房。

1.3 檔案實現了現代化管理

如西雅圖地下管線中心，建立高效的圖文信息存儲及傳輸服務系統。我們看到每個辦公桌面都安置了計算機和電話。工作人員通過接聽查詢電話并操作計算機調出圖或數據為用戶服務，并及時將信息傳告有關管線管理單位，及時派員到動土現場指導。

1.4 實行計算機聯網，大大地提高了檔案信息資源共享及開發利用水平。

西雅圖檔案館計算機中心，不僅與西雅圖及附近州、縣、地區的十多家檔案館聯網， 而且與國內外一些檔案館聯網，用戶使用設在家庭或單位的計算機可向網內任何一家查詢或索取資料。西雅圖地下管線中心也與各家管線公司實現了聯網，其信息轉輸準確、高效、敏捷。

2 工程設計企業檔案工作現狀與發展方向

工程設計行業企業檔案管理經歷了以下幾個階段：一是手工操作階段；二是半自動化階段：計算機輔助立卷，實現單機目錄檢索；三是自動化階段：文件、檔案一體化管理，實現企業局域網檔案全文存儲與檢索；四是信息化階段：實現信息系統檔案信息檢索與利用，實現檔案信息無紙化。

目前，大部分企業處于半自動化階段（部分計算機完成，部分人工完成）向自動化過渡階段。從之前的計算機輔助立卷，單一目錄檢索，實體檔案保存到檔案數據的收集、加工處理檔案系統一體化管理、機讀檔案檢索和檔案信息輸出的過渡。工程設計企業檔案工作現狀與發展趨勢主要包括以下幾個方面：

2.1 檔案實體管理與檔案信息管理的結合

工程設計企業的檔案種類繁多，從檔案實體類型和檔案管理的方法方式上，體現出一系列新特點，如：來源多樣化、載體數字化、處理專業化、應用及時化等。這要求工作人員在開展檔案工作時，把握好檔案實體管理和檔案信息管理兩個方面。

實體管理以整理為核心，主要采用歷史的管理方法；信息管理以檢索為龍頭，卻主要采用邏輯的方法。因此，企業檔案工作不僅要做到檔案實體有效保存與持續性管理，還要通過信息組織原理和技術將檔案實體與信息建立目錄關聯，再運用數據庫技術、數據挖掘技術，將檔案信息內的知識集成為企業所用。[1]

2.2 信息化實施對企業發展的重要性

檔案信息化，從以檔案實體為重心的原有模式，向以檔案信息為重心的新模式轉變。通過對檔案信息進行處理，可大幅提高檔案的可用性，能夠從館藏檔案中獲取大量有價值的信息資源。

根據企業的機構設置和各自的專業特點來進行，以規范性、系統性、穩定性、高度共享性為原則，按行業特點和專業分類來組織，把沉淀的、片斷的、零碎的檔案資料知識變成活躍的、有條理的、分門別類的系統的數字化信息。使有關設計人員能夠及時掌握行業信息， 提高設計水平、設計效率、設計質量和管理水平。

2.3 電子文件的維護與管理

人們把以數字化方式記錄的文件統稱為電子文件，對于企業來講，解決本單位、本工程電子文件的收集、管理和歸檔，從源頭解決電子文件真實性、完整性問題。結合工程建設檔案的實際，充分應用元數據技術、電子簽名技術、加密技術、身份認證技術等維護建設電子文件信息的真實性、完整性和保密性。

主要的問題有三個：

（1）電子文件的長久保存問題。數電子檔案載體，特別是磁性載體，極易受到保存環境的影響。因此，對所保存的電子檔案載體必須進行定期檢測和拷貝，確保電子檔案信息的可靠性。

（2）電子文件的證據力和法律效力問題。這包含了對數字方式所記錄信息的真實性以及獲得、保持信息真實性方式方法的可行性、可信性問題。2005 年4 月1 日起施行的《中華人民共和國電子簽名法》（ 以下簡稱《電子簽名法》） 是實現電子文件管理法制化和認可電子文件法律效力最基本的依據和最重要的法律保障。

（3）數字化信息與載體的依附關系問題。數字化信息的組織是通過編碼形式完成的人們處理、傳輸、存儲和顯現數字化信息。歸納起來講，目前解決電子文件真實性、長久保存、長期可用的途徑主要有如下幾類方法：

①通過法規約束電子文件格式種類，盡可能地選擇比較通用通行的少量幾種文件格式。

②通過對電子文件存在的系統相關要素的規范設計和過程控制，以保證電子文件的真實性和可靠性，包括系統地記錄背景數據和規范、控制信息流轉環節等方式。

③提高載體材料壽命，對電子文件處理、存儲、傳遞和應用所依賴的軟硬件環境進行備份。

④形成不依賴于特定的通用信息存在形式，不會出現因為數據格式及軟硬件環境的變遷而造成電子文件不可使用的情況。

2.4 建立企業信息管理系統

企業信息管理系統的建立，涉及企業各線管理流程的再造，它通過利用信息技術，以知識管理為核心，強調信息資源的應用共享。并通過規范化的信息管理實現信息的有效管理和共享，促進系統信息化工作的開展，實現企業內部資源的共享和協同，使得各業務流程最大程度的無縫平滑的銜接，從而提高管理的效率和業務的精確度，對增強企業的市場競爭力大有裨益。

檔案管理系統軟件相關功能開發設計與實施，針對各類用戶的需求，進行系統功能、數據訪問權限和個性化界面的布置與定制。通過對服務利用進行統計、分析，采用相關計算機技術，能根據企業檔案利用者的利用偏好，提供智能化的檔案服務。這樣使得企業信息資源共享度提高，縮短編制二次文獻信息的時間，提升檔案信息利用的時效性。根據檔案需求提供完善、周到的服務，滿足個性化需求，提高檔案服務效能。服務得到了如下幾個方面的拓展：

2.4.1 服務功能拓展

企業現有的檔案管理信息系統，應用了先進的信息技術，為檔案管理人員提供了檔案信息整理、組織、開發的工具，創造了更好的檔案信息資源的服務條件。數據挖掘技術、信息集成技術、全文檢索技術等信息技術的運用對于檔案服務，使檔案檢索能力、檢索速度、查全查準率有了很大地提升。

2.4.2 服務內容拓展

信息時代，檔案存儲的空間是虛擬的，不同于傳統檔案庫，它隨著信息技術的發展，不斷地擴展著有效空間。隨著企業數檔案數據庫的建立，檔案數字資源數量增加，提供方式方便簡潔，內容形式多樣，檔案信息利用的內容轉向數據庫中的數據。

2.4.3 服務方式拓展

信息時代，信息通過各種功能系統與通信技術網絡有機地綜合起來，形成有組織的網絡結構體系，形成了網絡體系中信息的集成與共享。將有價值的企業信息資源存入數字化檔案系統管理，通過系統進行規范管理，運用數據挖掘技術信息獲取和挖掘，將取得的信息進行整合，提供給用戶加以利用。

3 檔案工作者的服務職能定位

設計創新是時代的要求，是市場的要求，也是設計院自身生存和發展的要求。工程設計企業檔案工作面臨的新的挑戰，提出創新性模式能更好發揮檔案信息資源的價值，發揮檔案工作在創新設計中的服務作用。主要有如下幾個方面：

3.1 增強服務意識

建立起信息靈敏，反應快捷，優質高效的檔案工作服務機制，增強工作的預見性、針對性和時效性，保障檔案利用者的各種需要。不斷提高檔案工作的服務質量，保證準確、快捷地提供檔案。面向市場，掌握先進的現代化管理技術和管理知識，用現代化的信息工具為市場需求服務開展檔案編研工作，搞好超前服務。對高難的管理技術，要勇于探索，敢于創新同時要加強與外部的聯系，學習先進經驗，發展和壯大自己的服務實力，提高對設計和科研的服務能力。

3.2 在履行職能上創新

在履行職能上做到由收藏、借這種一般性服務， 向挖掘、編輯、研究高層次服務轉變。樹立高度服務意識，站在全方位服務的高度位置上，對檔案的來源、使用、保管進行調查研究，加強信息反饋工作，對用戶要起到參謀和咨詢作用。

3.3 在服務機制上創新

數字信息中心檔案板塊要充分發揮職能作用，既做到合理分工各負其責，充分發揮每個人的積極性和創造性，又要加強聯系，密切配合， 步調一致地做好檔案服務工作。

3.3.1 科技檔案工作標準化

使分類、檢索、著錄等標準逐步向國際標準靠攏， 使標準在各級各類檔案部門真正實行起來，使科技檔案信息處在最佳運轉狀態和最大接收容量以達到橫向交融的目的，為檔案信息的廣泛利用開辟途徑。

3.3.2 科技檔案利用多樣化

更多地研究用戶心理、目的， 由被動利用轉化為主動利用，為科技發展的不同類型用戶服務。

3.3.3 設備、技術現代化

利用一切先進設備和技術手段為科技檔案工作服務， 包括：電子計算機技術、縮微復制技術、激光全息技術、現代檔案保護技術以及聲像技術等。

工程設計企業檔案服務工作應該拓展為全方位的服務，不再以單一的形式，而是從階段性的服務拓展為全過程的服務。前期包括：了解用戶的檔案需求、主動向企業各業務部門宣傳現有檔案資源狀況、主動開展檢索、利用檔案的技能培訓等。服務后期包括：服務效果反饋與分析、了解用戶產生的新需求、根據用戶的反饋改進服務、分析主要的服務對象和服務內容，總結工作規律等。可以發掘用戶利用偏好和需求趨勢，從而取得用戶個性化需求。[4]

4 信息化、無紙化背景下的檔案管理服務工作

可以主要從以下幾個方面入手：

4.1 加強檔案的規范化管理

首先建章立制，避免信息雜亂無章。在實際檔案管理工作中，根據單位工作實際，制定、修訂各類檔案管理辦法，以規范各業務系統數據的形成。

4.2 檔案的“收”做到全流程控制

檔案管理工作進行前端控制，確保檔案管理規范。將電子文件、數據的歸檔分為邏輯歸檔、物理歸檔，針對不同數據類別采取不同處理辦法，與檔案系統建立實時接口。

4.3 檔案的“管”做到全技術支持

由于檔案數據的快速增長，因此無法對其中每份檔案“逐份鑒定”只能對某個項目、事件采取“宏觀鑒定”。在檔案安全管理方面，需要對每份檔案保留檢索、利用日志、避免檔案信息泄密。

5 檔案的“用”做到全智能服務

傳統的檔案管理以文檔管理為主，檔案基本處于被動利用，沉淀的檔案沒有人去分析利用。通過建立各種數據模型，對海量數據進行聚類、分類、相關性分析，找到數據之間的關系，進而提高企業決策水平和檔案工作效率。

6 總結

企業檔案經過長期的建設已經擁有了大量的參考文獻和技術資料，門類齊全且信息資源十分豐富，已經成為重要的信息資源基地，能為設計人員提供相應的信息服務。通過ECM內容管理系統，檔案已成為可供隨時查閱的信息。采用計算機技術對原有的文獻進行收集、篩選和不同層次的加工， 使之轉化成為電子文件形式的二次文獻信息供設計人員利用。

在未來的日子里，實現檔案信息存儲的數字化、檔案信息傳遞的網絡化、檔案信息開發的智能化和檔案信息服務的遠程化，便能使檔案信息在企業工作中顯現出其潛在的巨大價值。

參考文獻

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作者簡介

李利方（1984-），碩士，館員，已發表文章6篇。目前就職于上海市政工程設計研究總院（集團）有限公司信息管理部。