城鄉居民社會養老保險檔案的開發利用

童正花

摘 要：城鄉居民社會養老保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受城鄉居民社會養老保險待遇的重要依據。隨著社會經濟的發展，加強城鄉居民社會保險業務檔案的管理，更好、更深入、更安全地開發利用社保社會養老保險檔案，使其發揮最大的作用，已經成為今后城鄉居民社會養老保險業務檔案工作的必然趨勢。

關鍵詞：城鄉居民社會養老保險 檔案 管理現狀 開發利用

城鄉居民社會養老保險業務檔案是對參保單位和個人權益的真實記錄，是確定參保個人享受城鄉居民社會養老保險待遇的重要依據。隨著社會經濟的發展，加強城鄉居民社會養老保險業務檔案的管理，更好、更深入、更安全地開發利用城鄉居民社會養老保險業務檔案，使檔案發揮其最大的作用，已經成為今后城鄉居民社會養老保險業務檔案工作的必然趨勢。盤龍區2011年7月被國務院批準為全國第三批新型農村和城鎮居民社會養老保險試點縣，截止目前，全區已有105391人參加城鄉居民社會養老保險，城鄉居民社會養老保險檔案已全部規范化整理歸檔，并進行信息化管理。

1 城鄉居民社會養老保險檔案管理的現狀：

1）對檔案的重視程度不夠。在現階段的檔案管理工作中，由于還沒有充分意識到城鄉居民社會養老保險檔案管理的重要性，對其認識還停留在信息收集與整理階段，由于重視程度不夠，導致檔案管理的理念和手段相對比較落后，在檔案信息的處理分析方面存在不足之處，存在重業務經辦，輕檔案管理的現象。另外，在檔案管理工作中的資金及人力資源的投入也相對比較缺乏，使城鄉居民社會養老保險檔案工作缺乏必要的基礎和保障。

2）檔案管理工作不規范。隨著社會的發展，城鄉居民社會養老保險參保人數逐漸增多，對檔案管理提出了更高的要求。《社會保險業務檔案管理規范》對社會保險業務檔案資料收集、管理等方面進行了明確要求，但是從目前來看，在城鄉居民社會養老保險業務檔案收集整理的過程中還是有很多參保繳費、信息變更、注銷登記等資料填寫不規范，姓名、身份證號、聯系電話、家庭住址等數據填寫不準確，時有印章缺失、人為涂改、填寫資料不完全等情況發生，導致城鄉居民社會養老保險檔案資料完整性、客觀性、準確性較差。另一方面，城鄉居民社會養老保險檔案管理的規章制度不健全，對檔案的管理分類，保管期限的界定存在模糊不清晰的情況。

3）檔案管理人員專業性不強。目前雖然各經辦機構都已經確立了專兼職的城鄉居民社會養老保險檔案管理人員，也接受了檔案知識的培訓，但是對城鄉居民社會養老保險檔案管理的專業性有所欠缺，平時對業務經辦知識培訓的較多，對檔案管理知識培訓開展的較少，檔案管理人員對檔案規范化管理交流的機會也不多。另外一方面，檔案管理人員的知識水平和責任心參差不齊，知識水平高，工作經驗豐富，責任心強的檔案收集整理做得就比較好，檔案管理比較規范。

4）檔案保護工作不到位。目前的城鄉居民社會養老保險檔案大部分還是以紙質檔案為主，在檔案的存放工程中，受到外界環境作用容易出現損壞的問題。一般情況下對于檔案的存放需要專門的庫房，但是在有的地方由于受到資金條件的限制，不能設置專門的庫房來進行存放工作，或者是存放的庫房中缺乏必要的防范設備，使得存放的過程中對檔案的使用性能造成影響。

5）檔案管理的信息化水平不高。檔案信息化是國家信息化戰略在檔案領域的具體體現，是城鄉居民社會養老保險檔案管理發展的戰略目標。城鄉居民基本養老保險檔案的內容非常豐富，涉及面廣，具有很強的動態性，隨著社會和經濟的發展，檔案需進行網絡化、數字化、規范化管理。有的城鄉居民社會養老保險經辦機構，延續的是傳統的檔案管理模式，對檔案管理的信息化不夠重視，信息化水平不高。

2 提高城鄉居民社會養老保險檔案開發利用的措施：

1）充分認識檔案管理的重要性。隨著經濟社會的發展，社會保險體系的建設已成為各級黨委和政府關心、社會關注、群眾關心的熱點問題。在工作中，我們要加大城鄉居民社會養老保險檔案工作宣傳力度，結合城鄉養老保險業務經辦工作，采取會議培訓、廣播宣傳、黑板報、印發宣傳資料等靈活多樣的方式方法，廣泛宣傳城鄉居民社會養老保險檔案工作的重要性，提高每一位公民的社會保障意識，加大對城鄉居民社會養老保險檔案工作的重視程度，積極爭取各級黨委、政府對城鄉居民社會養老保險檔案工作的重視與支持，加大資金及人力投入，切實解決城鄉居民社會養老保險檔案工作中存在的人員匱乏、資金短缺、庫房緊張等現實問題，為建設和完善城鄉居民社會養老保險檔案工作創造良好氛圍和有利條件。

2）檔案規范化管理。城鄉居民社會養老保險經辦機構應當按照《中華人民共和國檔案法》、《社會保險業務檔案管理規范》和上級相關業務檔案管理的規章制度來管理檔案，建立健全城鄉居民社會保險業務檔案管理的工作職責、立卷歸檔、查閱利用、庫房管理、鑒定銷毀等制度并認真落實，確保城鄉居民社會養老保險業務檔案妥善保管、有序存放，嚴防毀損、遺失和泄密。城鄉居民社會養老保險經辦機構辦理城鄉居民社會養老保險業務過程中形成的參保、繳費、轉移、注銷等資料，按照《社會保險業務材料歸檔范圍與保管期限》進行收集、整理、立卷、歸檔，確保歸檔材料的完整、安全，不得偽造、篡改。要重點加強城鄉居民社會養老保險檔案的收集整理，合理界定形成材料的歸檔范圍，科學界定檔案保管價值，準確劃分檔案保管期限，認真做好各類資料的歸集和整理工作，保證歸檔資料齊全、完整、準確。要重視電子文檔的管理，相關電子文本實行脫機備份，本地和異地各保存1份，并與紙質檔案建立有機聯系，確保齊全完整和信息安全。

3）提高檔案管理人員的專業素質。城鄉居民社會養老保險檔案工作是一項政策性、業務性很強的工作，檔案管理人員必須掌握一定的業務知識，具備計算機實際操作能力。在加強城鄉居民社會養老保險管理工作之中，一定不能忽視對城鄉居民社會養老保險檔案管理人員素質的提升，在城鄉居民社會養老保險檔案管理工作人員的招聘過程中就要注意對其的高標準和高要求，培養其愛崗敬業、勤勤懇懇的工作態度，加強對其工作過程的監督，使得工作人員對城鄉居民社會養老保險檔案管理更加科學規范。同時要注重對工作人員工作熱情的激發，可以建立一些獎懲制度，通過獎勵工作態度積極和工作業績突出的員工來激勵全體人員科學、高效地工作，為建立健全社會保障體系做出貢獻。

4）加強檔案的保護工作。城鄉居民社會養老保險經辦機構應備有防火、防盜、防霉、防潮等適合保管檔案的專用庫房。在進行檔案管理的同時，需要按照相關的標準加強保護工作，適當加大在檔案管理方面的資金投入，在條件允許的情況下配備專門存放檔案的庫房，同時保證庫房的配套設備達到材料存放的要求。

5）應用信息化的手段管理檔案。傳統的檔案管理方式，在使用效率方面已經無法滿足時代發展的需求，不僅影響到工作效率，而且不利于檔案資源的開發利用。城鄉居民社會養老保險經辦機構和檔案行政管理部門要努力合作，共同促進城鄉居民社會養老保險檔案信息資源的整合與共享，提高城鄉居民社會養老保險檔案的利用效率。通過信息化管理方式，可促進城鄉居民社會養老保險檔案管理的規范性和系統性，對于檔案資源的開發利用提供了有利的條件。

6）積極主動地利用檔案。“管理是手段，服務才是目的”，提升檔案的利用價值，才能充分發揮檔案的服務功能。以前城鄉居民社會養老保險檔案管理服務工作局限在“你用我查”，“坐等上門”的狀態上，隨著社會經濟的發展，這種服務方式已跟不上時代，也不利于檔案的利用，要做到變被動為主動，積極主動地開發利用城鄉居民社會養老保險檔案信息資源，從封閉、半封閉的服務向開放式服務轉化，滿足參保人員對城鄉居民社會養老保險檔案的需求。

城鄉居民社會養老保險檔案作為一種重要的民生檔案，是對參保單位和個人權益的真實記錄，是實現為參保人“記錄一生、跟蹤一生、服務一生、保障一生”目標的必要條件。在時代快速發展的時代背景下，城鄉居民社會養老保險檔案資源具有非常重要的利用價值，通過城鄉居民社會養老保險檔案資源的開發利用，可更好地為廣大的參保群眾服務。