檔案數字化的質量和安全保密控制措施

孫曉芳

摘 要：在檔案管理中檔案數字化是一種重要方式。檔案數字化盡管方便了檔案管理，但是檔案數字化管理在質量和安全保密控制上有著更為嚴格的要求。因此，十分有必要研究檔案數字化質量和安全保密控制措施。對此，本文筆者結合自身工作實踐經驗，對檔案數字化的質量和安全保密控制措施進行了探討，以供參考。

關鍵詞：檔案數字化；質量；安全保密

在信息時代中，互聯網得到了廣泛的應用，在一定程度上提高了檔案資料的利用率，在檔案管理中既要使檔案數字化的質量得到保證，也要對檔案的安全性得到保證，這對檔案管理人員的技術提出了更為嚴格的要求，其必須將一定的保密控制措施掌握到，這樣才能安全共享檔案信息資源。

一、檔案數字化質量及安全保密控制概述

首先，檔案數字化質量控制。質量控制也就是對質量予以控制的方法和活動的總稱，主要是為了有效控制質量，及時制止或糾正質量不達標或不滿意的地方，最終確保質量合格，檔案是一種極為重要的參考資料，所以在信息化管理中，應高度重視質量控制。

其次，檔案數字化安全保密控制。檔案安全保密性工作在檔案管理中發揮著極為重要的作用，其安全保密控制可以使檔案實體的安全性實現，保證數據和信息安全，把保密措施做好，是有效利用檔案的前提。

二、提高檔案數字化質量的措施

（一）加強對檔案管理人員的培訓

檔案數字化管理是一種新興工作模式，相關工作人員一定要對數字化檔案管理技術予以合理應用，為了將工作人員的技術水平提高，檔案管理的管理人員需要定期培訓工作人員，還要嚴格選拔工作人員，對其工作崗位進行合理安排，將人力資源充分利用起來，還要把工作人員的數字化技術水平提高。在選拔人員的時候，要選擇責任心強、工作細心的援用，在工作中，要積極培訓員工的道德素質和專業技能，這樣才能使檔案數字化管理順利進行[1]。在工作，發現問題務必要在第一時間解決，還要改善和改進工作環節。

（二）建立健全檔案管理制度

檔案數字化是基于檔案信息化建設背景而展開的一項基礎性工作，必須嚴格堅持統一的標準規范，對諸多相關的規章制度予以完善，使數字檔案信息資源的互連和共享得到保證。例如，按照《中華人民共和國紙質檔案數字化技術規范》，在紙質檔案數字化過程中要對 《檔案數字化加工操作規程》、《紙質檔案數字化質量標準》等規章制度予以制定，讓檔案數字化工作嚴格按照規定展開。當然，把這些數字檔案管理制度建立起來后，最關鍵的是要保證這些制度可以真正落到實處。檔案管理部門可以指派專門的監督人員，既要擔負其宣傳推廣這些制度的責任，讓檔案管理人員可以大概了解到這些新制度，同時還要對這些制度的具體執行情況予以監督，指正批評違法管理制度。

（三）完善檔案管理數字軟件系統

把檔案管理數字化工作做好，必須對檔案管理數字軟件系統予以完善，充分利用先進的專業軟件，使檔案管理工作的質量水平得到提高，將檔案管理數字化的使用功能充分發揮出來[2]。第一，借助先進軟件系統使檔案數據信息收集、存儲、檢索工作的高質量目標順利實現，為檔案管理人員作出提醒，讓其及時把檔案數據信息中的數據和格式等方面的錯誤發現。第二，將檔案管理人員的工作質量和工作效率全面提高，借助先進的軟件系統是檔案管理人員的工作壓力得到減輕，讓檔案管理人員可以更加準確的以信息化軟件為中心有效管理和操作檔案數據。

（四）確立嚴格的監督、檢查和評估工作

在開展檔案數字化管理工作中遇到諸多阻力和問題是在所難免的，這就對相關部門提出了明確要求，應在最短的時間內將流程和制度確立起來，嚴格的檢查、監督和評估檔案數字化管理工作，進而順利實現檔案數字化，并在第一時間進行檢查和評估，制定一套嚴格的驗收和檢查機制可以促進檔案數字化管理的順利開展，得到有效利用，同時還要對一定的獎懲制度予以設立，不僅要積極督促員工，同時還要隨時提醒他們要對工作程序予以嚴格要求，使工作質量得到保證。

三、檔案安全保密控制工作具體策略

（一）提高技術保障手段水平

為了在數字化環境中將檔案數據信息的安全保密工作做好，有效避免外溢和流失數據信息等問題，從而使檔案數據的安全性得到全面提高[3]。第一，對先進檔案管理軟件操作系統的引進予以重視，注重運用現階段較為先進和流行的防火墻技術和加密技術，爭取用先進的數字化保密技術確保檔案數據信息安全。第二，注重運用有效的防火墻技術，積極將數字化檔案運行的內網環境建立起來，使檔案數據信息被丟失和篡改的風險得到有效防止。

（二）完善檔案信息安全的法律法規制度建設

制度保障是一種效果極好的保障方法，只有將具體的管理規范建立起來才能使信息安全得到保證，這里的法律法規制度建設主要包括以下兩個方面：首先，是我國數字檔案信息安全保障體系相關的法律法規，主要包括《全國人大常委會關于維護互聯網安全的決定》、《中華人民共和國電子簽名法》、《中華人民共和國著作權法》、《中華人民共和國檔案法》等，其他各種規章制度如《計算機軟件保護條例》、《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》；其次，是具體到各檔案部門的管理制度，其可以立足于檔案借閱、鑒定、保密和銷毀等方面對規章制度予以制定。但是保密制度的執行十分不理想，所以，必須細化檔案工作人員的工作范圍，要求工作人員必須嚴格規范執行，針對人為原因導致的泄密問題，要做到有法必依、有法可依，高度重視安全保密工作。

（三）加強工作人員素質培養

要在工作中積極打造一支高質量、專業化的工作團隊，專業化人才可以高質量的完成工作任務，所以檔案管理部門需要建立一支高素質的團隊，就檔案進行加密工作處理，讓團隊中工作人員充分掌握到加密技能，同時進行加密安全教育，使工作人員高度重視起檔案加密工作，將一種管理理念和工作要求形成。此外，檔案管理信息管理人員要形成一種自主學習的意識，在工作中要第一時間把自身的缺點找到，自我探究，對相關檔案信息安全的保密知識予以更新。

（四）落實制度建設和安全系統建設

在檔案數字化工作剛剛開始開展的時候就建立了安全保密制度，但其在落實的時候通常效果差強人意。造成這一現象的原因有很多，諸如錯誤地認為安全保密制度會對工作效率造成影響，工作中粗心大意等。所以，我們要將錯位認識克服，嚴格檢查和追究責任，就人為原因導致的泄密問題，要根據相關規章制度進行嚴肅處理，高度重視安全保密工作。同時，還應把安全系統建設落到實處，加強技術防范手段，將自動滅火設備、紅外警報和視頻監控等安全防護設備配備好，配置計算機行為監測系統和電磁防護設備等軟件以及信息安全設備，使數字化加工設備、檔案實體和檔案信息的安全得到保證。制度建設和安全系統建設相互促進，不可分離。

四、結語

現階段我國的檔案管理工作取得的進步極為顯著，在不斷提高的科學技術和社會現代化技術的形勢下，檔案數字化管理的發展速度越來越快，當前，將檔案管理工作人員的安全管理水平提高是首要任務之一，只有運用有效措施促進工作質量的提高，才能推動我國檔案數字化建設工作的順利開展。

參考文獻

[1]李蘭.淺談如何做好數字化檔案的保密管理工作[J]. 成功：中下， 2017（17）：00210-00210.

[2]沈田曄，孫沿. 淺談如何提高檔案數字化的質量和安全保密控制[J]. 卷宗，2017（4）.

[3]林麗君.檔案數字化及安全保密控制[J]. 納稅， 2017（24）：81-81.