文書檔案遺失、損毀等問題研究及對策分析

高鵬飛

摘 要：“檔案安全無小事，檔案安全事關重大，事關全局，事關黨和國家的根本利益”。時任國家檔案局局長楊東權同志如是說道。文書檔案遺失、損毀是屬于整個檔案管理的事后管理部分，也是檔案管理的重要組成部分，本文主要對文書檔案遺失、損毀原因及應對措施進行分析，探討了保證文書檔案完整性的重要組成部分。

關鍵詞：文書檔案；遺失；損毀；對策；

檔案是組織或個人在以往的社會實踐活動中直接形成的清晰的、確定的、具有完整記錄作用的固話信息，是人類的寶貴財富和文化遺產，是歷史真實的記載和傳承。檔案工作不是偶然產生的，而是人類社會歷史發展的必然產物，并隨著時代的 發展不斷發展、充實。2010年，時任國家檔案局局長、中央檔案館館長楊東權在全國檔案安全體系建設工作會議上強調：“檔案安全無小事，檔案安全事關重大，事關全局，事關黨和國家的根本利益”，檔案的遺失、損毀等對檔案信息的影響至關重要，因此需要采取有效的措施來不斷完善檔案管理工作。

一、文書檔案的重要意義

文書檔案是工作過程中的重要組成部分，對于提高工作效率具有重要作用，由于文書檔案能夠通過記錄的方式完整的記載單位的發展過程以及工作進展，具有一定的法律效用。文書檔案包括當事人的語音以及手稿等真實材料，能夠形象的客觀的再現當時單位所發生的時間，具有極高的真實性。文書檔案的記載，總結了過去所保留下來的發展成果，同時包括失敗的具體經過，存儲著第一手資料，文書檔案的完整性直接影響著管理人員對工作的決策水平，有效的文書檔案對以后的工作具有指導意義。“取其精華，去其糟粕”，文書檔案對于維持工作持久發展，提高工作效率，提升工作效率具有重要的意義。

二、文書檔案遺失、損毀現象問題原因

（一）檔案管理專業人員缺乏或者不重視。由于單位領導層對檔案管理工作重視不夠，導致單位中沒有足夠的專業檔案管理人員。很多單位的檔案管理人員沒有檔案管理的專業知識，不知如何“收集齊全、規范整理、安全保管、合理使用”。也存在檔案管理人員不重視檔案管理工作，因此，很多單位的檔案管理工作處于效率低下、程序混亂，甚至處于癱瘓狀態，使檔案管理成為單位內部工作中的短板。

（二）工作交接不到位導致信息缺失。單位檔案人員調動工作、離職、轉崗、臨時借調外單位工作或連續休假時間較長的，都應當在離開本崗位之前與接管人員辦清交接手續。其中檔案人員臨時被抽調或休假時，個別單位不安排臨時代管人員，嚴重影響了檔案工作的連續性，很容易導致檔案信息缺失，致使交接人員工作做不到位，文書檔案遺失。

（三）檔案室環境差，或者部分單位根本沒有檔案室。檔案室是保管檔案的重要基地，為檔案保護提供了最基本的物質條件，合適的溫濕度、防火防水防蟲設施等對保護文書檔案的完整性具有重要作用。高溫易導致文書檔案紙張發黃、高濕紙質檔案易發生水解等化學反應，一般情況下溫度越高，濕度越大，有害生物生長和繁殖的速度越快，會加大對檔案的危害。所以說檔案室環境差，達不到要求會對檔案的損毀造成不可逆轉的影響。

三、文書檔案遺失、損毀現象對策分析

（一）提高檔案管理工作者的職業道德修養。一切工作的核心都在于人，檔案管理工作者的工作態度端正，責任心強，能力強對檔案業務的效率、水平和質量的高低起著決定性作用。首先，文書檔案是記錄歷史的重要文書，在意識層面上重視，對文書檔案心存責任感、使命感，把文書檔案的工作平時化，平常化，按照制度規定、流程規定存檔、借歸每一份檔案。其次，不斷的提高檔案管理人員的專業素質，單位管理層重視檔案管理，定期對檔案管理工作進行督導檢查，對檔案管理人員定期培訓。作為檔案管理人員，也要在平常的工作中不斷的學習進步，邊學習邊實踐，在提高專業能力的同時提高自己的職業道德修養。

（二）制定存檔、借歸流程，明確責任人。為做到檔案管理工作現代化、規范化、標準化，必須建立健全各項規章制度及工作流程，明確責任人，一切檔案歸檔、借歸工作有章可循，有人可查。涉密檔案借閱須主管領導審核通過后才可借閱，普通檔案借閱須按照規定日期內將檔案完整無損的歸還。

（三）建立借歸臺賬，做好督辦工作。建立借歸臺賬重點是有利于隨時查閱近期內借出了什么檔案，能夠做到心中有數，和借出的檔案是否已按時歸還，如發現未按時歸還和即將到期的借出檔案，可對借出人如期歸還檔案進行督辦，以防止檔案出現借出人忘記歸還導致檔案丟失或內容泄密等問題出現。

（四）改善檔案室條件，定期維護。檔案室的環境對保存檔案的完整性有著決定性意義，對檔案室內環境進行定期檢查，如有發現破損，褪變，字跡模糊等現象，做到及時修復，保證檔案的完好性。落實各項措施，做好檔案的防潮、防火、防塵、防蛀等工作，定期檢查維護滅火器等設施是否完好可用，檔案室有計劃的通風保證溫濕度的適宜，防止文書檔案長時間暴曬導致字跡模糊，紙張泛黃易碎。

（五）經費投入保障。上文講到檔案室條件差甚至有的單位根本沒有檔案室，這是由于許多單位對檔案管理工作的不重視，導致對檔案管理方面的經費投入不足，沒有獨立的、專門的檔案室，檔案的存放等自然會混亂，所以說投入專項資金設置專門的檔案室變得極其重要，有了獨立檔案室，就可以檔案能夠獨立的保存起來，避免和一些易燃易爆品和其他文書材料混雜在一起，減少檔案遺失、損毀的風險。隨著時代的進步，電子信息化越來越智能，加大經費投入購置現代化設備或是電子化的軟件，讓檔案管理工作變得更加專業化、現代化、使工作人員在查找，檢閱檔案時更加方便快捷，同時也可以避免經常翻閱導致文書檔案損毀等現象，降低檔案損毀的風險。

檔案工作包含許多程序和步驟，要想做好檔案管理首先要以人為本，增強責任感和使命感，創新工作，扎實工作。其次要嚴格制度和流程，加強過程控制，通過合理的措施促進檔案管理工作效率和水平的提高，促進企事業單位實現可持續的健康發展。

參考文獻

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