試論如何做好衛生院人事檔案管理工作

胡建霞

摘 要：隨著近年來信息技術的飛速發展，各行各業人才流通速度加快，對人事檔案管理工作的要求也越來越高。作為治病救人的醫療機構的最基本組成，社區衛生院對院內所有醫護人員、勤務人員及管理人員的人事檔案管理更需要嚴格，不僅對員工的一般資料，而且對其各項工作成績、綜合素質等均需要全面記錄。但當前的衛生院人事檔案管理中尚存在部分問題，本文即針對如何做好衛生院人事檔案管理展開分析，并探討對策。

關鍵詞：衛生校 人事檔案管理 問題 對策

隨著我國醫療行業的不斷發展，醫療分級制度的建立，衛生院一改以往負責社區居民的配藥、方便輸液、防疫等較簡單的工作，轉而著眼于提高醫療質量，一些基礎疾病基本由社區醫院解決，若病情復雜，需在社區醫院先行進行初步處理后再轉診上級醫院，給上級醫院減輕壓力的同時，對社區衛生院的醫療建設要求也大大提高。因此，引進人才，也成了衛生院需要著重開展的工作。隨著員工隊伍日益壯大，作為衛生院人力資源規劃基石的人事檔案管理工作也引來了新的挑戰。

1衛生院人事檔案管理的重要性

1）個人檔案在個人發展中的重要性。個人檔案隨著員工的學習、工作經歷而不斷更新，可以說，人事檔案就是一名員工的所有成長經歷，也是所有走過路程的證明，伴隨著員工的一生。員工憑借自己檔案中的經歷、信息、取得的成績來爭取晉職、升遷的機會，每取得一次成績，都會在人事檔案上增添新的一筆，將其中的內容一點點豐富起來。如果沒有完善的管理體系，導致資料未被妥善保管而殘缺不全，每次到晉升的時候，都會要求員工重新自行準備材料上交，而不是直接查閱人事檔案。由于衛生院平時接診的工作就較為繁重，而晉升需要準備的材料也非常復雜，需要花費大量的精力，這樣一來，就會造成大量的時間浪費，員工怨聲載道，影響工作效率，對衛生院的管理質疑，動搖繼續為衛生院扎根奉獻的決心，造成人心浮動，人才難以留住，制約衛生院發展。

2）人事檔案在人才建設中的重要性。員工的個人檔案中包含員工所有學歷、專業、職稱、進修情況，工作中取得成績，獲得的榮譽等等，全面、真實的反應了員工的綜合信息，在員工求職時，招聘單位通過檔案描述，對員工的個人情況一目了然，選擇是否任用時，也可以此為依據。通過對人事檔案的科學管理，可以更清楚的掌握衛生院醫療隊伍情況，明確本院醫療建設的優勢與劣勢，為進一步加強醫療隊伍建設，可以更有目標的引進人才。健全的人事檔案管理系統，在牽涉到院內醫務人員職稱晉升、職務任免時，能迅速提供可靠、完整的資料，有助于衛生院管理層的決策，也能讓每一名員工都有公平發展的機會，對本院組織產生信任感，自覺自愿的在醫療基層機構穩扎實干，為衛生院的發展貢獻自己的一份力量。當衛生院有成立新項目時，也可以根據人事檔案情況更方便、迅速的調動適合的人才，即能節約時間成本，又能優化人員配置，利于新項目的運轉。因此，衛生院人事檔案管理系統是否健全、完善，直接關系到衛生院長遠的發展。

3）人事檔案對衛生院和諧發展的重要性。衛生院建立完善的人事檔案管理制度，有專人管理，專人定期整理，每年晉升時期，主要憑借檔案內容說話，選擇立功受獎的人選時，也主要根據檔案記錄所有取得的成績，再加上當年先進事跡作為評判標準，保護了每名員工的利益，保證了晉升、任選時的公平公正，以及人事變動時的高效性，促進了衛生院的和諧發展。

2衛生院人事檔案管理存在問題

1）思想上缺乏重視。大部分衛生院都以保證醫療安全、創造經濟效益為重，而人事檔案不是直接化為經濟利益的手段，不能直接提高衛生院的效益，所以往往得不到重視。很多人認為管理檔案就是裝訂紙質材料，打掃檔案庫房，不隨便泄露或丟失，與醫療安全及醫療創收沒有直接關系。所以，關注的人少，也沒有專項資金，管理體系更是落后。管理制度上也不健全，若檔案管理出現紕漏，對管理人員也沒有明確的獎懲措施，沒有責任到人，權責不明，也降低了檔案管理人員的責任心。

2）管理人員素質較低。因為檔案管理本身得不到重視，檔案室的管理人員文化、素質較低，甚至有些衛生院沒有專門的管理人員，由行政人員或財務人員兼職，影響了管理體系的穩定性。管理人員收入待遇也不高，收入程度往往和保安或傳達室人員差不多，沒有績效考核可以設置獎勵，導致大部分管理人員不思進取，上班時兼顧其它事情，或者對檔案僅僅不動腦筋的整理，漏頁缺頁也不知道，只是機械的裝訂成冊，放置沒有一定的規律性，當有員工需要用到且查找困難時，罵罵咧咧不耐煩；因為對專業知識的缺乏，又沒有適當培訓，管理人員本身不清楚檔案里需要什么、缺什么，不會適時通知員工及時提交必須的補充材料，導致需要查詢檔案時，發現材料不完整，缺失較多。

3）管理方式過于落后。由于衛生院管理層對檔案管理工作的忽視，沒有足夠的資金配置，很多衛生院的人事檔案還是靠手工整理。但是，檔案資料內容較繁雜，完全靠手工整理、記錄、裝訂，工作繁重不說，還需要花大量時間，愿意去檔案室工作的人又不多，大部分都還是不情不愿的態度，有限的人手需要應付巨大的工作量，手工工作效率不高，沒有有效的績效機制，管理人員的工作積極性提不上去。

4）檔案與人相脫節。隨著市場經濟進一步發展，人們的思想觀念不斷更新，正所謂“人往高處走，水往低處流”，人們越來越強調自身的發展與未來的計劃是否相符，并不會像計劃體制下一輩子安分守己的拘泥于一個單位，若在一個單位不能按預計的發展，不能按自己的目標前進，往往會辭職，轉而去更有利于自身發展的單位，人員的流動非常頻繁。若衛生院沒有完善的檔案管理體系，導致檔案因未保存完善而內容不全，人員在變動時，嫌補足原檔案太過麻煩，就會棄之不用，到新單位后重新建立檔案，造成檔案紊亂，甚至有人無檔，有檔無人的現象，架空了檔案管理的實際作用。

3衛生院人事檔案管理的對策

1）增強檔案意識。衛生院領導應高度重視，專門抽時間請專業人員進行檔案管理相關法規授課，宣傳檔案管理的重要性，讓全院員工都能加深認識，明確檔案關系到晉升、任用，衛生院會以檔案為根本依據，保證了個人晉升的公平公正性，提高人事調配的工作效率，并保證決策的正確性。院辦應逐步將檔案管理納入衛生院年度工作計劃，建立績效考核機制，定期檢查、督導檔案管理工作，認真聽取檔案管理人員的意見和建議，針對問題及時提出有效解決辦法，而不是對他們的意見聽之任之，不辦實事。只有建立科學績效考核制度及相對應的獎懲措施，并足夠重視檔案管理工作，才能激發管理人員的主動性與積極性。

2）加強專業培訓。需建立培訓機制，設立培訓資金，并需要在培訓結束后對參訓人員組織考核，保證培訓的有效性。與醫務人員定期“三基”考試一樣，對檔案管理人員也需要定期考核，了解業務熟練程度，根據考核結果需有適當獎懲，以激勵檔案管理人員勤學苦練，加強本專業知識、技能，增加管理人員對本職工作的責任感與事業心。平時需要多關心管理人員的工作、生活，了解他們生活、工作上遇到的困難并給予幫助，讓他們感受到組織的關懷，從而自愿在工作上給予回報，工作積極性更高。

3）建立檔案管理網絡平臺。加大資金投入，招聘信息專業技術人才，專門負責電腦信息的錄入，檔案數據庫的建立與完善，漏洞的修復，建立檔案管理網絡平臺，設立搜索查詢系統，便于查詢、調用，定期維護、更新，技術保障，保證整個網絡平臺的運行。

4 結語

人事檔案管理是一項重要的工作，關系到衛生院的長遠發展，需要全院整體高度重視，在這項工作合理化、規范化的同時，也能推進本院的發展。

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