淺談中心血站的檔案管理

摘 要：血站業(yè)務檔案包括紙質檔案和電子檔案，要處理好二者的關系。血站檔案管理存在一些問題需要改進，從各方面做好血站檔案的安全工作。

關鍵詞：中心血站；檔案管理；安全；信息化；獻血

中心血站是設區(qū)的市一級血站，負責所在市級所轄縣（區(qū)）的采供血工作。血站檔案是血站業(yè)務工作以及領導決策的原始依據(jù)，血站業(yè)務檔案真實記錄了血站日常業(yè)務工作的信息，是處理醫(yī)療糾紛的重要依據(jù)，是血站考評的重要依據(jù)，是血站管理水平的衡量標準，是加強血站管理的重要手段。做好血站業(yè)務檔案管理意義重大。

一、血站業(yè)務檔案管理的內容

血站業(yè)務檔案管理工作需要正確處理紙質檔案和電子檔案的關系，做到紙質檔案和電子檔案并存，相互補充，保持檔案管理高度一致。

1、紙質業(yè)務檔案管理。血站業(yè)務檔案傳統(tǒng)方式是紙質檔案，也是血站最具法律效力、最有效的檔案保存方式。血站在采供血液的過程中，會有獻血者登記表、血液出庫單、血液檢測報告單等表格，在制備、運輸血液的過程中，會有操作人員簽名單據(jù)，這些原始檔案需要保存。血站業(yè)務檔案來源分散，涉及內容十分廣泛，各科室需要做好收集、整理、歸檔的每環(huán)節(jié)工作，齊抓共管，確保業(yè)務檔案完整歸檔，安全管理。血站業(yè)務檔案管理要按照行業(yè)標準，對業(yè)務檔案進行正確劃分歸檔，科學化、規(guī)范化管理血站業(yè)務檔案。血站是采供血液的專業(yè)機構，業(yè)務工作具有特殊性，使得血站業(yè)務檔案管理也具有特殊性。血站要按照行業(yè)標準，和檔案管理部門溝通，制定適合血站業(yè)務檔案管理的標準和制度，讓血站業(yè)務檔案管理有章可循、有據(jù)可依。血站業(yè)務檔案管理要劃分業(yè)務檔案的不同范圍，按照業(yè)務工作環(huán)節(jié)，將業(yè)務檔案從收集、整理、立卷歸檔各環(huán)節(jié)明確業(yè)務檔案管理范圍，縮短業(yè)務檔案在各科室留存的時間，及時移交歸檔，避免業(yè)務檔案因管理分散而丟失或損毀。

2、電子業(yè)務檔案管理。在信息技術快速發(fā)展的背景下，信息化管理系統(tǒng)在血站工作中廣泛應用，血站業(yè)務檔案電子化管理具有快速高效、數(shù)據(jù)準確、先進實用、安全可靠等特點，對血站電子業(yè)務檔案進行標準化管理，大大提高了血站業(yè)務檔案管理效率。血站血液信息管理系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案儲存在相應的設備中，該電子檔案內容、性質與紙質檔案相同，只是檔案內容的載體不同。就全國各級血站目前的情況分析，血站信息化建設已經(jīng)覆蓋從獻血者登記、血液采集、血液交接、血液標本交接、血液檢測、血液成分制備、加工和血液發(fā)出等各環(huán)節(jié)，在采供血業(yè)務工作的同時能夠及時生成相應的原始檔案，并且該檔案只有授予權限的工作人員才能進行操作完成，使檔案資料具有原始性、唯一性和真實性的特點。通過血站檔案信息化管理，血站電子檔案的生成、分類和查詢等功能均可以由血站血液信息管理系統(tǒng)來完成，真正實現(xiàn)了檔案、資料的快速檢索，并完成了由手工檢索向計算機檢索的全面過度，從而提高了檔案檢索、數(shù)據(jù)收集和信息查詢的效率，為學術研究、技術改進和推動血站發(fā)展等提供了重要的參考依據(jù)。血站電子業(yè)務檔案管理需要制定信息系統(tǒng)意外故障的應急預案，確保電子業(yè)務檔案的完整。在制定意外故障應急預案工作中，需要咨詢軟件開發(fā)商，配置好信息系統(tǒng)硬件。同時，做好日常業(yè)務檔案電子備份工作，做到異地、多機備份，定期記錄人工檔案保存。

二、血站檔案管理現(xiàn)狀分析

當前血站檔案管理的共性問題主要表現(xiàn)為：一是缺少獨立檔案管理部門和專職人才。受機構人員編制數(shù)量的限制，不少血站沒有設立獨立的檔案管理部門，具體從事檔案管理的大多是即將退休的同志，缺少檔案管理方面的專業(yè)知識，后期培訓不足導致了血站檔案管理不規(guī)范、不科學，人、財、物的投入不足，制約了血站檔案工作的開展。二是缺少統(tǒng)一的行業(yè)規(guī)范和管理制度。目前，還沒有出臺全國統(tǒng)一的血站檔案管理規(guī)定，血站與血站之間在檔案管理上存在上下斷層、銜接不暢、標準不一等問題。血站檔案的具體管理部門歸口不一。例如，行政檔案一般由辦公室集中收集、整理，但財務、設備以及專業(yè)類檔案有的是由各科室統(tǒng)一管理，有的是交由業(yè)務部門自行保管，立卷歸檔、保管、銷毀以及借閱制度規(guī)定缺少統(tǒng)一性和規(guī)范性。三是檔案信息資源利用率較低。目前，血站檔案管理的信息化程度普遍不高，仍以紙質檔案、手工操作為主，血站業(yè)務檔案數(shù)量大、種類多，較低的數(shù)字化普及率制約了檔案信息資源的高效利用。例如，采血科室需要填寫的《獻血登記表》信息量很大，獻血人員的檔案只有進行有效的數(shù)字化聯(lián)網(wǎng)，后期的管理才能保證獻血工作的正常開展。

三、筑好檔案管理的安全防線

獻血者檔案是血站業(yè)務檔案的重要組成部分，是對無償獻血者個人信息、血液檢測結果、實驗記錄、血液利用等情況的真實記載。因此，檔案的安全管理工作不容忽視。

1、做好第一關，整理好獻血者檔案。收集獻血者檔案材料是做好獻血者檔案工作的基礎。《血站管理辦法》規(guī)定，獻血有關檔案資料要至少保存10年。對獻血者進行征詢、體檢、采血、檢驗過程中所形成的原始記錄，作為以后用血返還和調解輸血糾紛的重要見證，具有長期甚至永久保存價值。為避免對獻血者的征詢內容被泄露，征詢體檢除了設專人值班外，對候檢人員可以采取叫號制，有條件的還可以設置獨立的征詢區(qū)、體檢區(qū)，做到有序安排、避免忙亂。采血后，負責的工作人員應及時將《獻血登記表》分類登記并入柜存放。每天做好交接，將當日所有《獻血登記表》移交責任科室統(tǒng)一保管。

2、做好獻血者資料整理歸檔工作。獻血者資料整理歸檔涉及到分類、排列、編號、編目、裝盒等一系列的工作，這個過程復雜且持續(xù)時間較長。整理歸檔工作應由負責資料保管的責任科室完成。應設置相對獨立的資料整理室，防止無關人員進入。每一盒資料的整理應盡可能有序連貫一次性完成，防止中途因其它工作耽誤而擱置。為最大限度地保證原始資料安全，責任科室應合理制定獻血者資料整理歸檔工作計劃，確保資料達到一定數(shù)量就及時整理裝盒并移交血站綜合檔案室。

3、把“卷”變成“件”，加強保密工作。在檔案利用時，利用者一般只需要查看案卷中的某一位獻血者的資料，但由于傳統(tǒng)的以“卷”為單位的資料整理歸檔辦法要求不能拆卷，檔案室只能整卷提供，因此利用者往往能看到整卷檔案內容。這為其它獻血者資料的安全保密工作帶來了困難。而以“件”為單位，只需向利用者提供所需單份檔案材料，有利于檔案的安全保管。

4、信息化也要做好保密工作。隨著網(wǎng)絡的普及應用，普遍采用計算機網(wǎng)絡對獻血者檔案材料進行統(tǒng)一管理，極大地提高了工作效率。在實際工作中，一是要采用內外網(wǎng)分離的方法實施對計算機信息系統(tǒng)的保密管理，并對內外網(wǎng)服務器部署防火墻，將所有獻血者的資料數(shù)據(jù)統(tǒng)一集中保存，從根本上杜絕保密信息泄漏。二是設置權限程序，獻血者信息的錄入由專門的授權人員通過電子口令登錄進行，獻血者數(shù)據(jù)的查詢、錄入、更改等均受到權限程序的控制。只有授權人員才能接觸到獻血者資料，操作者所有登錄和操作活動的時間和內容均被完整記錄。做到事前有效防御，事后及時追蹤，實現(xiàn)全過程管理。

5、多人在場，嚴格借閱利用。血站檔案室一般為綜合檔案室，存放著血站業(yè)務類、科技類、文書類等各種檔案資料。獻血資料在移交綜合檔案室的時候，要對每一卷的頁數(shù)進行認真核對，確認無誤后，移交人和接收人在交接單上簽字，并注明移交日期。提供檔案利用時，需原檔案移交科室、檔案管理人員和利用者三方同時在場，現(xiàn)場查閱，并按有關程序填寫相關的檔案借閱申請、檔案借閱登記等記錄。檔案利用時盡量現(xiàn)場查閱，確需帶出檔案室的，需經(jīng)有關領導簽字同意，明確借閱時限，并于歸還時重新驗收，確保檔案安全與完整。

6、做好檔案室的防盜等安全工作。檔案室的安全管理是檔案保密的重點，要嚴格執(zhí)行各種檔案材料上架入柜有序存放，為光盤、磁盤等存儲介質配備專用的檔案消磁柜，并加鎖保管。同時還應盡量做到檔案庫房與查閱利用室分開設置。落實“九防”要求，配備防盜門、防盜窗、報警器、電子監(jiān)控設備等防盜設施，實行雙人雙鎖管理制度。

作者簡介

王麗娜（1983-），女，山東臨沂，本科，職稱：館員 研究方向：檔案管理