加強電子文件檔案自動化管理工作途徑

曹瑩瑩

摘 要：隨著計算機技術的不斷發展，電子文件檔案成為記錄各種活動的重要載體。為了豐富檔案信息資源，提升檔案管理部門的工作職能，自動化管理成為電子文件歸檔工作發展的重要方式。本文通過電子檔案的特點，分析電子檔案的優、缺點，結合實際經驗，深入探討電子文件檔案自動化管理的原則和工作途徑，為檔案管理工作提供助力。

關鍵詞：電子文件檔案；自動化；管理；途徑

當前，網絡化趨于完善，傳統的行文辦公被更為便捷的電子檔案所代替，許多日常工作都可以通過網絡辦理。隨著自動化程度的不斷提高，使得電子檔案管理與自動化系統結合成為檔案工作發展的必然趨勢。本文以我國現有的電子檔案管理相關研究為基礎，結合筆者實際工作經驗，提出實現電子檔案管理系統與自動化系統對接的方法。對于電子文件自動化歸檔的類型、內容、保存形式形成通用性強，并具有指導意義的工作途徑。

1 電子文件檔案

1.1 電子文件檔案的產生

自21世紀以來，電子文件、電子郵件急劇增加，這種方便快捷的方式使得紙質文件逐漸被其取代。《電子文件歸檔與管理規范》將電子文檔定義為“在數字設備及環境中生成，以數碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機等數字設備閱讀、處理，并可在通信網絡上傳送的文件”。隨之，檔案管理工作也開始向電子化、網絡化發展，具有重要信息的電子文件都需要歸檔，歸檔后即為電子檔案。它包含以下三方面含義：首先，文件必須是經過電子計算機存儲和處理的；其次，信息記錄的方式必須是數字化；最后，必須符合電子文件特殊格式。

1.2 電子文件檔案的特點

電子文件檔案主要包括電子信件、電子文書、電子圖紙、電子抄表等。與紙質檔案比較，電子檔案具有以下特點：第一，電子檔案對環境要求與紙質檔案有所差別，它不需要保存場所有很大的占地面積，但對環境的濕度、溫度、防磁性等有較高的要求。第二，可以使用計算機等現代辦公設備才能閱讀利用，迅速進行傳遞和處理。第三，電子檔案在不受時間、空間限制的條件下，可以隨時共享利用。

2. 電子檔案自動化管理的原則

電子文件檔案自動化管理是指采用先進的計算機和互聯網技術，結合電子文件自身的特點，實現檔案部門日常工作的信息管理，相對集中地保存和管理電子文件，由檔案部門負責維護管理，為其提供安全、穩定的存儲空間與環境，保證電子文件檔案信息服務的準確性與真實性，從而實現安全、高效、快捷的電子檔案信息管理模式。這種模式與傳統電子檔案管理相比，有著以下三點原則：

2.1推動檔案一體化管理

檔案一體化管理要根據文件的有效期來對電子檔案進行科學管理，實現統籌規劃。在大數據時代，對電子文件的管理有著更高的要求，這給文檔一體化技術創新帶來了前所未有的機遇，使得檔案自動化管理逐漸從可行變為必要的管理方式。通過自動化管理，保證了電子檔案的真實性與完整性，為推動檔案一體化管理提供了可靠的技術支持。

2.2檔案信息資源的整合

對檔案信息資源進行整合，是指利用目前企業和政府機關現有的計算機資源，將分散的檔案信息資源進行融合，并且能夠進行共享和再開發。與紙質檔案相比，電子檔案信息傳遞更迅速、更方便，這使得信息整合的時間大大降低，提高了檔案信息利用的時效性。而自動化則解決了人工逐個上傳至檔案管理系統所浪費的時間、精力和容易出現重復工作的問題。因此，合理建立電子文件檔案自動化管理系統，不僅實現了信息資源的流通，也使檔案信息潛在的價值得到了充分的發揮。

2.3提升檔案管理部門的工作職能

目前，檔案管理部門與公文管理部門在工作與管理上是相對獨立的，公文管理部門僅負責公文處理的事務性工作， 檔案管理部門負責公文運轉完成后的接收、保管與利用，難以在公文起始階段介入檔案業務相關的工作。OA 系統與檔案管理系統的優化整合后，公文管理與檔案管理很多相關的工作實現了打通，檔案部門的管理由原來的接收、保管提升為對電子公文的“前端控制”，如在電子公文登記階段增加檔案著錄所需要的字段，有效確保了檔案著錄工作的完整性。其次，切實提升檔案管理部門的服務質量，有效提高檔案利用的時效性，電子文件登記后經過整理、排序和分類后，即可快速進入歸檔環節，經過加工后的電子文檔能為利用者提供各種信息數據庫服務。

3. 電子文件檔案自動化管理的工作途徑

根據電子檔案的特點和管理原則，結合筆者在電子檔案管理實際經驗，電子檔案自動化管理可著重做好以下幾項工作：

3.1 加大投入，實現檔案工作現代化

為了實現電子檔案自動化管理，相關部門需要轉變思路，加強對檔案管理工作的重視程度，加大財力的投入，增加庫房面積，改善檔案工作軟硬件環境，提供所需的與之相適應的基礎設施。

3.2 解決好電子文件的保存問題

電子文件檔案是新生事物，目前還不是很成熟，缺乏實際存儲效果的檢驗。需要長久保存的電子文件檔案，為了防止信息丟失，應進行定期復制。隨著存儲技術不斷成熟，那些具有較高情報價值的檔案，可以采取以磁、光介質歸檔為主，紙質載體歸檔為輔的方式。而憑證價值較高的檔案，則最好以紙載體歸檔為主，磁、光介質歸檔為輔的方式。這不僅可以減少庫存檔案的體積，更重要的是提高檔案管理工作效率。歸檔時，在紙質檔案和電子檔案的備注中分別標明對應的文件檔號及存址，方便使用時互相參照。

3.3提高檔案人員自身的業務素質。

隨著信息時代的到來，電子文件檔案自動化管理對檔案部門有著非常重要的意義。檔案管理人員對電子檔案信息重要性的認識應不斷提高，轉化現代檔案管理的意識。相關人員應加強自身知識儲備，努力熟悉并掌握電子檔案信息自動化管理的方法，擔負起電子文件檔案自動化管理的重任，把推進電子檔案的自動化、現代化、標準化作為己任。同時，要努力整合并開發電子檔案信息資源，大膽地進行技術創新，采用現代化手段開展檔案服務工作，不斷滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。

4.總結

隨著電子檔案的日益普及，電子文件檔案自動化管理是當今社會進步的大勢所趨，如何保證電子檔案管理工作安全合理的開展，是當前檔案管理工作人員要面臨的全新課題。這不僅給傳統檔案管理方式的創新帶來了前所未有的機遇，同時也伴隨著更長久的挑戰。只有不斷深入研究、探索電子文件檔案自動化管理的工作途徑，才能夠提高檔案管理工作的水平，為社會各界提供準確、有效的信息資源，從而促進社會經濟健康、穩定的發展，為社會主義現代化建設略盡綿薄之力。

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