機關單位財務檔案管理工作中存在的問題及對策

孫亞文

摘 要：檔案管理在任何一個企業的發展之中都占據著重要的位置，因為能夠為企業決策的制定、管理規章的實施等方面提供一定的依據，從而推動企業得到更好的發展，與此同時，財務作為企業必備的一個部門，其財務管理水平的高低，直接影響企業的發展水平，而財務檔案管理是提高財務管理水平的關鍵因素之一，因此，做好財務檔案管理工作，有利于促進整體的發展。本文就從機關單位財務管理入手，在探討機關單位財務檔案管理工作中存在問題的基礎上提出對應的解決對策，以供參考。

關鍵詞；機關單位；財務檔案管理；工作

一、前言

機關單位指的就是從事國家管理和行使國家權力的機關，在機關單位活動開展過程中，機關單位財務檔案管理工作是機關單位工作的重要基礎，合理開展機關單位的財務檔案管理工作，不僅有利于推動機關單位的財務管理水平得到提升，而且也有利于促進機關單位的各項活動得到良好開展，從而實現整體的進步與發展。然而，在實際的機關單位財務檔案管理工作中，由于受到多個方面因素的影響而存在不少的問題，這些問題的存在，在很大程度上影響機關單位財務檔案管理工作的開展質量，因此，機關單位要立足這些存在的問題，采取合理的措施來予以解決，從而促進機關單位得到更好的發展。

隨著信息技術的發展和互聯網時代的到來，1998年出臺的《會計檔案管理辦法》（以下簡稱舊《辦法》）已經不能滿足企業對電子會計檔案管理的要求，我國于2015年12月11日出臺了新《企業會計檔案管理辦法》（以下簡稱新《辦法》），對信息化時代下企業會計檔案管理進行規范。新《辦法》的出臺，意味著傳統企業會計檔案管理工作需要據此做出新的調整。通過新舊《辦法》的對比，分析新時期企業電子會計檔案管理面臨的新要求，進而提出企業會計檔案管理革新的路徑，以期給眾多企業進行會計檔案管理變革提供有益借鑒。通過新舊《辦法》對比研究發現，新《辦法》調整了會計檔案定義與范圍；新增了會計檔案管理要求；調整了會計檔案保管期限；完善了會計檔案銷毀程序；補充了會計檔案出境的要求。這些變化也對企業會計檔案管理提出了新的要求：第一，規范企業會計檔案管理制度；第二，開展企業電子會計檔案管理；第三，深度挖掘企業會計檔案信息；第四，確保企業會計檔案信息安全。企業會計檔案管理要做到與時俱進，就應該嚴格按照新《辦法》規定對企業自身會計檔案管理作出及時調整或變革。但目前我國企業由于歷史因素或自身觀念等因素在完善會計檔案管理的過程中存在許多困難，如企業制度建設不到位、人員及崗位設置不合理、會計檔案信息資源的開發和共享機制不成熟等。針對新《辦法》提出的要求以及目前企業會計檔案管理存在的困境，應從建立規范化的會計檔案管理制度、建立電子會計檔案管理系統、加強會計檔案管理環境安全建設、強化會計檔案管理人才隊伍建設等方面入手對企業會計檔案管理進行引導與調整，使企業會計檔案工作得到進一步完善。

財務檔案是記錄和反映一個單位經濟業務的重要史料和證據，財務檔案管理是會計工作的重要組成部分。然而，財務檔案管理作為財務管理的最后一個環節，往往容易被忽視，形成財務管理工作的一個薄弱環節，直接影響了財務管理的質量和水平。財務檔案管理工作是一門學問，需要會計人員去認真學習、去積極探索。通過學習和探索可以提高會計人員的業務技能和自身素質

二、機關單位財務檔案管理工作存在的問題分析

檔案不僅是機關單位完成工作的基本行政工具，而且也是機關單位工作重要的考查依據，但是在機關單位的財務檔案管理工作中還存在著不少的問題，在一定程度上影響著機關單位獲得良好發展，為此，這一章節首先對機關單位財務檔案管理工作中存在的問題予以明確，從而為后續的探討奠定基礎。

（一）與綜合檔案管理室整理、歸檔、移交不及時等問題

機關單位在工作開展過程中涉及多個領域，相對應的在機關單位內部也設置了對應的部分，比如說財務部門、人事部門、行政部門等，由于不同的部門負責的工作內容也是不經相同，因此，不僅存在各自的檔案管理，而且也存在綜合檔案管理。機關單位財務檔案管理的工作內容就是以機關單位財務活動為主，但卻存在與綜合檔案管理室整理、歸檔、移交不及時等方面的問題，存在這些問題的原因是由于諸多因素所引起，比如說監督力度不夠、重視程度不夠等。

（二）管理人員工作能力不高，業務素質薄弱

機關單位財務檔案管理是一項集專業性、技術性、政策性于一身的工作，這就要求從事財務檔案管理工作的人員不僅要有專業的檔案管理意識，而且也要具備一定的財務管理知識，但是在現階段的機關單位財務檔案管理工作開展中，從事的工作人員并非是專業人士，再加上由于工作需要變動較為頻繁，大多數機關單位財務檔案管理人員呈現出工作能力不強、素質不高等方面的問題，在很大程度上影響機關單位財務檔案管理工作質量的提高。

（三）未結合技術發展，信息化程度弱后

二十一世紀的現代社會已經步入到信息化發展時代，無論是人們的日常生活還是社會各個行業的發展，都受到科技因素的作用而發生了不小的變化，其中機關單位財務檔案管理工作也不可避免的受到影響，但是機關單位財務檔案管理工作水平還停留在手工方面，未結合現代化技術設備的手段，進而影響了整體的進步與發展。

三、解決機關單位財務檔案管理工作中存在問題的策略探討

在明確機關單位財務檔案管理工作存在的問題之后，這一章節立足于此，提出以下幾個方面的對策來進行探討和分析，希望可以促進機關單位財務檔案管理工作得到良好的開展，從而促進整體的進步與發展。

（一）提高對財務檔案管理工作的認識，重視財務檔案管理工作的開展

機關單位財務檔案管理工作的有效落實，對于機關單位的整體發展而言是發揮著重要的作用，因此，機關單位的領導者不僅要提高對財務檔案管理工作的認識，而且也要重視財務檔案管理工作的開展。針對與這一方面，具體可以采取以下措施：一是要加強財務檔案的宣傳力度，借助宣傳這一形式，擴大對財務檔案工作的影響，促使機關單位內部的員工可以充分認識到落實財務檔案管理工作的重要性；二是加強對財務檔案管理工作的領導，定期聽取財務檔案管理工作的匯報，并且及時分析、解決財務檔案管理工作中遇到的問題，從而促進財務檔案管理工作得到良好開展。

（二）加大財務檔案信息化建設，提高檔案人員素質

隨著社會的不斷進步，科學技術得到不斷發展，處于這一時代下的機關單位財務檔案管理在工作開展中，如果繼續沿用傳統的手工模式，在很大程度上會降低財務檔案管理工作效率，影響整體的進步與發展，因此，機關單位在開展財務檔案管理工作過程中，大力加強機關單位財務檔案管理工作的手段和能力，比如說創造條件購置必要的現代化設施，建立本單位的財務檔案目錄數據庫，以及采用相應的計算機軟件，在此基礎上提高財務檔案管理工作水平，實現機關單位財務檔案管理呈現信息化、數字化等特點。與此同時，加強對檔案人員的教育培訓，提高檔案人員對現代高新技術操作的能力，從而促進機關單位財務檔案管理工作得到順利開展。

四、結論

機關單位財務檔案管理工作的有效落實，有利于促進機關單位得到更好的發展，為此，在機關單位財務檔案管理工作開展中，緊緊跟隨時代的發展步伐，采取合理的措施來提高機關單位財務檔案管理工作水平以及工作效率，在充分發揮財務檔案價值的基礎上促進整體的進步與發展。

參考文獻

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