電子圖書檔案管理策略解析

郝小奇

摘 要：隨著科技的發展，我國逐漸進入了信息化時代，檔案管理工作也逐漸由傳統的手工、紙質化管理模式向電子化、數字化的管理模式轉變，這一方面是信息社會發展要求，另一方面也是是圖書檔案管理自身發展的需要。電子信息技術在圖書檔案管理中的應用，不僅使得管理效率的到了大幅提升，而且也使圖書檔案管理的規模成倍數增加，對檔案管理工作的高效開展具有非常重要的意義。基于此，本文首先對電子圖書檔案的特點進行總結，并對現階段電子圖書檔案管理中存在的問題進行分析，在此基礎上，對電子圖書檔案管理的優化策略進行重點探討，以期能為我國圖書檔案的信息化建設起到重要的推動作用。

關鍵詞：電子圖書；檔案管理；信息化；策略

隨著計算機網絡技術的高速發展，圖書檔案電子化管理得到了快速發展，所謂的檔案管理指的就是采用計算機網絡技術來進行圖書檔案管理。圖書檔案電子化管理與傳統的紙質化管理存在明顯的差別，前者具有時效性強、簡便快捷等優點，電子檔案管理以其獨特的優勢被應用到越來越多的領域中，并發揮了非常重要的作用，特別是在信息化時代，電子信息技術在圖書檔案管理工作中發揮了重要的作用。

一、電子圖書檔案管理的特點

（一）操作方便

與傳統的檔案管理相比電子圖書檔案管理具有操作方便的特點，具體體現在兩個方面：首先，電子圖書檔案管理在增加內容和刪除內容以及修改內容時操作都相對簡單，同時剔除的內容也不會留下任何痕跡；其次，電子圖書檔案管理具有非常高的準確性，極少會出現錯誤，而且搜索信息也非常方便，這就大大節省了檔案核對的時間，使得檔案管理效率大大提升。

（二）傳遞快捷

電子圖書檔案管理充分利用了網絡傳輸技術，電子圖書檔案的搜索和下載以及傳輸不受時空的限制，通過高速的網絡傳輸可以將檔案信息及時的傳遞到用戶。另外，電子圖書檔案管理還可以從個終端向多個終端傳遞，從而達到資源共享的狀態。

（三）信息易于保存，不易丟失

與傳統的紙質檔案管理相比，電子圖書檔案管理具有可復制性強的特點，而且復制的信息內容不僅非常清晰，而且可以無限制的復制，不會受復制次數的影響而造成信息丟失。因此，可以說數字化的信息處理，使得電子文件在復制的過程中能夠保持原來的屬性。

（四）表現形式多樣

電子檔案管理表現形式多樣具體指的是，無論檔案是圖像、文本，還是音樂、視頻，都可以應用計算機信息系統將其轉化為電子檔案管理的內容，而且這些信息既可以以單獨的形式保存，也可以以互相搭配的形式保存。

二、電子圖書檔案管理中存在的問題

（一）管理方式傳統，管理效率偏低

雖然人們在圖書檔案管理中引入了電子信息化管理系統，但是在實際的管理過程中，往往過分的追求“信息化”的形式，而沒有將電子化管理的作用充分發揮出來，從在實際的圖書檔案的電子化管理中，往往只是將圖書檔案信息進行了數字處理與保存，缺乏相應的數據庫，更不用說搜索功能的應用了，這使得電子圖書檔案的高效性成為了擺設。

（二）綜合性管理人才不足

電子圖書檔案管理要求管理人員具有較強的綜合素質，不僅需要具備圖書檔案管理方面的專業知識，而且計算機網絡技術也非常重要，因此，可以說電子圖書檔案管理最為關鍵的影響因素就是人才。然而，我國電子圖書檔案管理仍處于發展初期，管理人員的綜合素質很難符合當前電子圖書檔案管理的要求。主要體現在，在當前電子圖書檔案管理人員中，許多管理人員只具備圖書檔案管理方面的專業知識或只掌握了計算機網絡方面的技能，兩者的兼備的電子圖書檔案管理人員少之又少，這對電子圖書檔案管理工作的順利開展造成了消極影響。

三、加強電子圖書檔案管理的措施

（一）加強環境保護，保證存放空間安全

電子圖書檔案的存放環境是保障其信息安全可靠的基本保障，加強電子圖書檔案管理首先應該加強電子圖書檔案管理的環境保護。電子圖書檔案的環境主要包括工作人員的辦公場所以及存儲工具等，工作人員的辦公環境保持清潔衛生、溫度適中的同時，還必須安裝抗雷、抗電擊以及抗磁場力等設備。另外，為了保證存放空間的安全，還應該刊存儲的電子圖書檔案進行備份處理，最好選擇多個位置儲存。最后，定時檢查存儲工具，發現問題，及時采取措施予以補救。加強管理制度設計為了保證數據儲藏的安全，必須根據電子圖書管理的實際狀況，加強管理制度設計。在進行電子圖書檔案的編制工作時，應該專門安排業務水平較高的工作人員參與電子檔案編制工作，確保數據的真實可靠性。

（二）提高電子圖書檔案管理隊伍的素質

人才是影響檔案管理水平的重要因素之一。電子檔案管理工作者在電子檔案管理中起到了決定性的作用，其專業化水平對檔案檔案管理工作好壞起到了直接的作用，電子圖書檔案管理工作也不例外。由于電子圖書檔案管理具有比較強的專業性，如果電子圖書檔案管理人員的專業化水平不足，就會造成檔案管理工作很難有效進行。因此在電子檔案管理中，一方面要加強人員工作能力培養為了保證操作的安全，還應該加強工作人員能力的培養。根據市場的需求，結和人員的實際狀況，通過培訓加強工作人員的業務能力，業務能力主要包括計算機的操作能力和扎實的網絡基礎知識能力。另一方面在條件許可的情況下，聘請具有扎實專業功底的人擔任電子圖書管理工作，為電子圖書檔案的安全管理提供保障。

四、總結

綜上所述，隨著計算機網絡技術的快速發展，電子圖書檔案也逐漸成為了圖書檔案管理的未來趨勢，為了充分發揮電子圖書檔案的高效性、可靠性和穩定性，不論是研究人員和一線技術人員，都需要不斷探索，勇于創新，加強電子圖書檔案的管理，將新技術，新方法應用到電子圖書檔案管理中，進而推動我國圖書檔案事業的健康發展。

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