加強型號產(chǎn)品檔案工作的思考與實踐

周長仙

摘 要：隨著型號研制不斷深化，型號產(chǎn)品檔案工作要緊跟實際，不斷提升管理理念和水平，加強思考與實踐，為型號研制提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)與助力。

關(guān)鍵詞：型號產(chǎn)品檔案 管控 研制計劃 同步

型號產(chǎn)品檔案是指型號項目從立題開始到成果應(yīng)用推廣的過程中形成并保存的文件材料，承載了型號產(chǎn)品發(fā)展的全部信息。當前，我國航空發(fā)動機呈現(xiàn)出研制與設(shè)計并行、批產(chǎn)與定型同時、狀態(tài)與批次多樣化的現(xiàn)狀，而型號產(chǎn)品檔案工作落后于型號產(chǎn)品狀態(tài)的轉(zhuǎn)變，造成了型號產(chǎn)品檔案歸檔質(zhì)量不高，完整性、成套性難以保證等問題。如何解決這一問題是檔案管理部門需要思考和研究的重點。

1、加強型號產(chǎn)品檔案工作的必要性

目前我國已建立了以檔案法律、法規(guī)、行政規(guī)章、行政規(guī)范文件為一體的檔案法律體系，各級檔案行政管理部門在檔案執(zhí)法監(jiān)督、重點型號產(chǎn)品查驗等方面也加大了指導(dǎo)和監(jiān)督力度。型號產(chǎn)品研制單位掌握了豐富的型號產(chǎn)品檔案資源，必須建立健全檔案管理體系，維護型號產(chǎn)品檔案的完整安全和有效利用，履行好相應(yīng)的法律職責和行政義務(wù)。型號研制是有著固定程序的系統(tǒng)工程，包含設(shè)計機械、力學(xué)、材料、仿真、控制、環(huán)境與可靠性、通信等環(huán)節(jié)，每一學(xué)科或環(huán)節(jié)都有著其專業(yè)上的規(guī)范和深度。型號產(chǎn)品檔案具有強烈的專業(yè)性。每個型號從研發(fā)、定型到批產(chǎn)，都遵循時間上的延續(xù)性和內(nèi)容上的承接性，保證了型號產(chǎn)品檔案的完整性和成套性。型號產(chǎn)品檔案承載了型號在研制過程中所形成的大量真實的方案、數(shù)據(jù)及圖形信息，在型號研制、生產(chǎn)、管理活動以及改進、技術(shù)成果應(yīng)用等過程中具有巨大的現(xiàn)實和長遠利用價值。型號產(chǎn)品檔案工作必須從文件材料的形成、積累、歸檔基礎(chǔ)環(huán)節(jié)抓起，從落實專業(yè)部門、專業(yè)人員的專業(yè)工作程序、工作計劃抓起，這需要單位上下共同參加，協(xié)作努力。

2、當前型號產(chǎn)品檔案工作存在的問題

筆者單位自成立以來，逐漸形成了一套完整的檔案管理體系，但在實際的型號產(chǎn)品檔案工作中還存在著很多問題。

2.1 型號產(chǎn)品檔案工作未與型號產(chǎn)品研制工作同步展開。

型號產(chǎn)品檔案工作應(yīng)緊密圍繞型號研制過程，與之保持同步開展才能更好地服務(wù)其發(fā)展。但在實際工作中，型號產(chǎn)品檔案歸檔計劃未真正納入型號產(chǎn)品研制生產(chǎn)計劃，型號產(chǎn)品檔案工作游離于型號產(chǎn)品研制過程之外，日趨邊緣化。檔案工作者不了解型號產(chǎn)品研制進度，不參與型號產(chǎn)品研制有關(guān)會議，僅承擔文件接收保管和數(shù)據(jù)發(fā)放的角色，工作被動，發(fā)展受限。

2.2 型號產(chǎn)品檔案的完整性、成套性難以保證。

型號產(chǎn)品從可行性及方案論證階段、工程研制階段、設(shè)計定型階段到批生產(chǎn)階段會形成依據(jù)性文件、目錄文件、計算文件、試驗文件、技術(shù)報告、質(zhì)量標準管理文件、工藝文件等多種形式和載體的文件資料。這些文件分散在不同部門，時間跨度大，收集完整難度很大。特別是電子文件、音像、實物等，這些類別的檔案并沒有明確的歸檔要求，歸檔與否完全取決于項目人員的檔案意識，檔案成套性很難保證。

2.3 型號產(chǎn)品檔案的歸檔質(zhì)量難以控制。

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，檔案管理已從單純紙質(zhì)檔案管理過渡到多形式多載體檔案管理。目前，檔案部門缺少專門針對不同載體檔案的管理標準體系，對于界定電子文件歸檔范圍、鑒定電子文件內(nèi)容，劃分電子文件保管期限，保障電子文件安全等還沒有明確規(guī)定。電子檔案的歸檔狀態(tài)混亂，質(zhì)量參差不齊。此外，設(shè)計人員歸檔意識淡薄，對檔案部門提出的歸檔要求不予配合；檔案工作者習(xí)慣于被動工作，對產(chǎn)品文件形成規(guī)律和質(zhì)量要求無法把握，也是歸檔質(zhì)量不佳的原因。

3、加強型號產(chǎn)品檔案管控工作的對策研究

3.1 落實組織機構(gòu)，明確職責與分工。

型號產(chǎn)品研制是一個系統(tǒng)工程，型號產(chǎn)品檔案工作涉及面廣，歸檔文件包含型號產(chǎn)品研制各階段的各類文件，涉及計劃部門、型號管理部門、設(shè)計部門、檔案管理部門等。計劃部門要負責將歸檔項目納入年度計劃，制定型號歸檔計劃并負責考核。型號管理部門要負責把握歸檔時機，確定歸檔時間，對檔案的完整性負責。設(shè)計部門要負責制定具體的歸檔清單，確定歸檔型號的技術(shù)狀態(tài)，對技術(shù)文件進行鑒定，以確保檔案與型號技術(shù)狀態(tài)一致，對歸檔文件的完整性、準確性負責。檔案部門負責制定歸檔文件的質(zhì)量要求，對型號產(chǎn)品檔案進行系統(tǒng)整理，保持檔案間的有機聯(lián)系，便于利用。

3.2 參與產(chǎn)品研制策劃，落實三納入措施。

型號產(chǎn)品可行性及方案論證階段，會形成研制總要求、項目申請及批復(fù)文件、可行性研究報告及評審批復(fù)等文件，檔案部門參與、追蹤產(chǎn)品立項階段并提出檔案工作的要求至關(guān)重要，實現(xiàn)了檔案工作前端控制。型號產(chǎn)品工程研制階段，型號產(chǎn)品檔案工作納入型號研制計劃與工作程序，型號產(chǎn)品文件管理應(yīng)納入有關(guān)的管理性文件和規(guī)定，型號產(chǎn)品歸檔工作應(yīng)納入崗位職責及考核，在產(chǎn)品研制隊伍中加以宣貫、執(zhí)行。

檔案工作者參與產(chǎn)品研制策劃，滲透到產(chǎn)品研制過程中，對不同階段文件的管理提出建議，對文件歸檔提出要求，對照計劃收集、整理各階段的文件，成為產(chǎn)品研制團隊的一員。

3.3 納入產(chǎn)品研制責任令，加大考核力度。

型號產(chǎn)品研制工作時間緊，任務(wù)重，盡管型號產(chǎn)品文件歸檔工作納入了計劃管理，但往往因產(chǎn)品研制人員工作時間緊，歸檔意識不高的原因，使文件歸檔工作拖延滯后。因此，應(yīng)將型號產(chǎn)品檔案管控工作納入產(chǎn)品研制責任令，并明確歸檔工作內(nèi)容，合理安排全年計劃的完成和責任令目標的實現(xiàn)。研制相關(guān)部門為確保責任令目標的完成也會定期檢查完成情況，加大考核力度。在系統(tǒng)策劃下，檔案部門發(fā)揮雙重職能作用，順利開展型號產(chǎn)品檔案工作，為型號研制工作畫上圓滿句點。

3.4 歸檔工作制度納入質(zhì)量管理體系。

型號產(chǎn)品文件用于指導(dǎo)生產(chǎn)，決定著產(chǎn)品質(zhì)量和狀態(tài)。在質(zhì)量體系中，成文信息控制程序是質(zhì)量管理體系中的重要程序文件，所以型號產(chǎn)品檔案管控應(yīng)納入質(zhì)量管理體系中，接受內(nèi)外方審核。在這種監(jiān)督機制下，型號產(chǎn)品檔案工作實現(xiàn)閉環(huán)管理，型號產(chǎn)品文件始終處于受控管理中，歸檔不及時、不規(guī)范等問題會得到改善。

3.5 提高檔案工作者素質(zhì)，建立按型號產(chǎn)品縱向管理的檔案團隊。

檔案工作者在型號產(chǎn)品檔案工作中扮演著重要的執(zhí)行者角色，他們的業(yè)務(wù)水平和工作責任心直接關(guān)系到型號產(chǎn)品檔案的質(zhì)量。檔案工作者必須具備強烈的責任心和全局意識，自覺追蹤產(chǎn)品研制過程，按照研制計劃開展文件歸檔工作，以產(chǎn)品研制為中心提供優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)工作。目前，型號產(chǎn)品檔案團隊仍停留在以檔案工作環(huán)節(jié)定崗定人的橫向管理模式，切斷了型號產(chǎn)品檔案的有機聯(lián)系。按型號產(chǎn)品縱向管理組建檔案團隊，檔案工作者能與設(shè)計人員進行溝通，及時反饋問題，實現(xiàn)型號產(chǎn)品檔案全生命周期，快速準確地提供利用。檔案工作者參與型號產(chǎn)品研制過程中的重要評審會、協(xié)調(diào)會等，了解型號產(chǎn)品研制情況，加入型號產(chǎn)品研制隊伍，個人得到了發(fā)展。加強型號產(chǎn)品檔案工作是助推型號產(chǎn)品研制事業(yè)飛速發(fā)展的必然選擇。我們要以型號產(chǎn)品研制為中心，緊緊圍繞型號產(chǎn)品檔案工作與型號研制工作同步進行，同步發(fā)展的原則，大膽嘗試新的管理理念與方法，不斷提升檔案管理工作水平，力爭為科研生產(chǎn)提供更好更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)與保障。

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