淺談煤礦項目建設前期檔案管理

羅曉紅

摘 要：本文將對煤礦項目建設前期檔案管理進行探討。首先分析了煤礦檔案管理的幾個特點，然后分析了當前煤礦項目前期檔案管理還存在的問題，隨后對工程項目前期檔案的重要性進行分析，并針對問題，給出一些解決方案，幫助煤礦項目企業提升前期檔案管理水平。

關鍵詞：煤礦；項目建設；前期；檔案管理

項目前期檔案也叫做工程項目的準備文件，具體是指工程開工前，立項、審批、招標、勘察、設計以及在建設之前準備工作中形成的文件。前期檔案是工程項目檔案的重要組成部分，是工程可以進行建設的憑證和基礎，是需要工程建設的主體單位永久保存的法律文件。

1 煤礦檔案的特點

1.1 多樣性

煤礦項目的結構本身就是十分復雜的，每個項目都會涉及到很多方面，所以煤礦項目都會有很多部門，負責不同的事務。所以，在進行檔案管理時，就會有很高的綜合性和多樣性，包括的工作種類特別多，比如煤礦開采、地質測量和地面運輸系統，再加上行政管理部門，導致檔案數量大很大。

1.2 廣泛性

煤礦檔案管理工作主要是對煤礦生產的各環節，以及地面上的管理工作進行詳細記載，包括井下生產部門和地面上各種生產活動以及管理部門的管理記錄。同時，各種不同指令、整個項目的規章制度也是檔案管理工作之一，所以檔案管理需要記載的內同很多，工作所涉及方面十分廣泛。

1.3 技術資料的頻繁被使用

對于煤礦項目和煤礦企業而言，安全生產是及其重要的，所有工作都要在確保安全的情況下開展，項目的生產安全工作十分重要。比如巷道的支護工作，在進行井下開采作業前必須做好相應的監管，并對支護工作進行定期檢查，這些檢查就經常就經常要使用檔案當中的技術資料和數據。

2 項目前期檔案管理存在的問題

2.1 收集滯后

煤礦項目的前期建設周期很長，環節很多，會涉及到很多不同部門，使得項目的前期檔案管理工作的多樣性、復雜性、成套性都有很大提升，有些企業為了提升經濟效益和加快工程進度，造成項目的各個不同部門只看重工程建設，不重視工程檔案，導致在項目建設前期的檔案收集、整理和歸檔工作都不能有效進行，最后的結果就是工程前期檔案工作之后。在工程上，工程個部門無法很好地使用項目的檔案資料，工程項目的技術文件、數據以及其他各種資料十分分散，嚴重時甚至損壞和丟失，有進一步對單位的檔案管理工作的有效展開。

2.2 項目各單位缺少足夠的檔案管理意識

人員能夠正確意識到檔案管理的重要性，是做好項目前期檔案工作的保證和前提。但是，當前許多的項目單位中，上至領導下至檔案管理人員，都沒有對檔案管理工作進行足夠重視，缺乏對其重要性的思想認識，項目前期檔案工作的學習和宣傳力度都不強。在項目建設前期，項目工作人員的流動性很強，各個崗位的人員都不固定，不同部門之間也沒有足夠的信息交流和情況溝通，缺少甚至沒有專門負責檔案管理的工作人員，以致檔案的管理工作不能在人員方面落實，最后造成檔案管理工作的嚴重脫節，一些檔案的流向也并不清楚。

由于項目建設與檔案管理工作都具有很強的專業性，所以工程人員和檔案管理人員之間缺少足夠的知識交叉，對對方的工作內容、工作程序、專業技術缺少足夠了解，使得檔案管理難以從實踐層面上展開，這也是很多項目前期檔案收集、整理、歸檔都不及時、不規范的重要原因。

2.3 缺少完善的制度進行檔案管理

在項目建設的初期，機構設置不健全，人員配置不全，許多單位也并不會設置專門負責檔案管理的人員，也沒有安排專門進行檔案管理的場所，這就造成在前期檔案無論是質量還是安全，都無法得到保障。檔案管理的設施、設備都不能滿足檔案管理的工作需求，比如缺少專門存放檔案的庫房，檔案的保管不符合“八防”要求。這種非常不妥善、現代化程度不足的檔案管理，不能適應當前現代化的工程建設需要，不僅降低了檔案管理的工作效率，也影響了工程項目的整體經濟效益。

3 正確認識前期檔案工作的重要性

國家檔案局、國家發展和改革委員會聯合下發的《關于印發<重大建設項目檔案驗收辦法>的通知》文件規定，工程項目的檔案驗收是工程項目的重要組成部分，沒有經過項目檔案驗收或者項目檔案驗收不合格的項目，不得進行或通過整個工程項目的驗收工作。同時還對檢查項目檔案的方法進行了規定，可使用質詢、現場查驗、抽查案卷的方式進行檢查。抽查檔案的數量不得低于100卷，抽查的重點放在項目前期管理性文件、隱蔽工程文件、竣工文件、質檢文件、重要合同和協議等。對于項目檔案驗收不合格的項目，由項目檔案驗收組負責提出整改意見，要求項目建設單位在項目竣工驗收前對存在的問題限期整改，并接受進行復查。若復查后檔案仍然不合格，則不得對項目進行竣工驗收，并由項目檔案驗收組提請有關部門對項目建設單位通報批評，造成檔案損失的。應依法追究有關單位及人員的責任。

對于整個工程項目而言，項目的檔案驗收工作具有對整個竣工驗收工作的一票否決權，因此，工程項目的檔案工作對整個工程的驗收十分重要。此外，在工程建設中，如果在前期進行了充分、完善的檔案管理，將有利于工程日后的管理、使用、維護、改造、擴建，如果檔案管理手機不全，整理不規范、保管不安全，則會降低整個工程的建設彈性，影響到工程經濟效益的挖掘。

4 如何做好煤礦項目的前期檔案管理

4.1 項目前期檔案管理工需要被各部門領導重視

許多工程都是百年大計，檔案的管理意味著工程是否能夠真正很長時間都起作用，并且檔案管理做得好將減少工程在使用之后維護的難度，減少工程后患。所以，在工程項目立項之后，領導就要對文件、圖紙、計算數據、錄音等資料安排專人進行收集和整理，制定明確的崗位責任，與考核和獎罰掛鉤。

4.2 加強項目前期檔案工作的組織領導

在項目的前期，就要成立專門負責檔案管理工作的領導小組，建立檔案工作人員的網絡體系，明確每個人的工作職責，加強對工作的考核，建立一套全面、完善的項目檔案管理工作制度，根據實際情況建立項目檔案工作的管理體質和工作程序。

4.3 定期召開檔案工作會議

煤礦項目的建設單位需要對檔案管理工作進行統一管理，對單位內各個部門、設計、施工、建立等參建單位都要進行有效的監督和指導，從而保證項目檔案工作不與建設工作相脫節。要定期召開項目檔案工作會議，召集所有參建單位的領導和檔案的管理人員，匯報項目當前的檔案管理工作進度，并對檔案管理工作繼續進行統籌安排。

4.4 建立完善系統的檔案管理工作制度

由于煤礦工項目的工期很長，項目材料很多，部門構成復雜，所以如果沒有系統的檔案管理工作制度，僅憑借工作人員的重視仍然是無法有效開展的。因此要根據各個部門、配合科學的方法，并且聘請專業的人員，進行檔案管理制度的制定，覆蓋到檔案管理工作中可能遇到的各種問題，讓檔案管理工作人員得到指導，提升工作效率。

5 結束語

好的前期檔案管理可以讓工程建設更加順利，所以進行建設的企業一定要對前期檔案管理有足夠的重視。通過安排專業的檔案管理人員、布置專門的檔案儲存場所，提升檔案的保管和收集效果，能夠保證整個工程的建設，能順利地進行。

參考文獻

[1]劉艷秋. 淺談煤礦項目建設前期檔案管理[J]. 山東工業技術，2013（07）：54-55.

[2]馬桂英. 關于《煤礦建設項目檔案分類編號原則》在企業中的應用[J]. 山西檔案，2013（S1）：147+150.

[3]朱艷杰. 中國平煤神馬集團項目檔案基礎管理及專項驗收情況調查分析[J]. 檔案管理，2016（06）：65-66.

[4]王小正，張梅林. 千萬噸現代化大型礦井——大佛寺煤礦項目通過檔案專項驗收[J]. 陜西檔案，2007（04）：8.

[5]徐經艷. 煤礦建設項目檔案的規范化管理——以神華寧夏煤業集團梅花井為例[J]. 中國檔案，2011（05）：56-57.

[6]王真真. 煤礦建設生產檔案管理[J]. 山西建筑，2014，40（20）：278-279.