提升事業單位檔案管理信息化建設的策略

黃浣梅

摘 要：以事業單位為核心的檔案管理，其信息化建設是科技發展、時代進步的必然。而各事業單位在施行檔案管理信息化建設時，應依據自身現狀，借助總體規劃的形式，構建專業化網絡化信息平臺，用以保證檔案管理的機密性、安全性價值。對此，本文側重探討事業單位檔案管理信息化建設的有效策略，以供參考。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；信息化建設

社會的持續進步，促使市場體制得以革新，促使各行業、各企業、各單位檔案需求量、數量顯著增加，特別為事業單位檔案，更是達到空前狀態，而這也為檔案信息化建設創造條件。但是，在諸多因素的制約下，事業單位檔案管理仍存在漏洞，阻礙其信息化建設。管理人員只有在全面認識到檔案管理作用的同時，才可依據管理現狀和相關問題，將檔案管理信息化建設落實到位。

1 事業單位檔案管理信息化建設的意義

對于事業單位而言，傳統檔案管理多面臨如下情況，即檔案資料存放位置不合理、檢索工具不全等，不僅需要耗費過多地人力和物力等資源，對相關資料予以查找，甚至還會存在找不到的現象。而檔案管理信息化建設，能夠在杜絕此類問題的同時，以計算機速度快、精度高和存儲量大的特點，便于對相關資料的查閱，既可顯著提高管理人員的作業效率，還可預防“手工抄寫失誤”等現象的出現。

除此之外，傳統檔案管理不僅需要借助資金投入的方式，對庫房予以加蓋或修繕，還應預防紙質檔案資料蟲蛀、鼠類破壞和氧化、霉變等危害。有效的檔案管理信息化建設，可依據硬盤和光盤、U盤與網絡存儲空間等形式，將檔案信息予以隨時存放，具有方便、簡潔的特點，能夠有效保證檔案原件的真實性、完整性。

2 事業單位檔案管理信息化建設存在的問題

事業單位傳統檔案管理模式是由紙質資料為主導，雖可保證各類信息的詳細性和完整性，但卻不利于日常管理和查閱。而針對性檔案管理信息化建設，能夠在預防此類問題的同時，使檔案管理工作更具便捷性、簡易性特點。然而，由于諸多因素的影響，導致事業單位檔案管理信息化建設存在以下問題：

2.1 專業性管理人才的匱乏

管理人員作為事業單位檔案管理的責任主體，其專業能力、整體素質是決定工作水平及質量的關鍵。但是，在實際情況中，諸多事業單位檔案管理者均由普通人員構成，且在檔案管理專業知識相對匱乏的情況下，未施行有效的檔案管理技能、知識培訓，使之難以滿足檔案管理信息化建設的需求。再者，檔案管理人員崗位意識的不足，喪失精益求精的工作態度，不僅在日常工作中呈現敷衍了事的狀態，還難以落實自身的崗位職責，極大程度上阻礙事業單位檔案管理效率的提高。

2.2 檔案管理機制不健全

目前，事業單位組織者和管理者，由于檔案管理信息化建設意識的不足，導致其管理機制難以達到與時俱進的效果，特別是在社會主義市場體制下，人才教育為滿足市場需求，逐漸培育更為專業且多樣化的人才，以便更好應對市場的不同需求，促使行業市場的多元化、多樣化特點更為突出。正因如此，事業單位檔案管理機制難以得以優化和創新，致使其和市場、社會間呈現顯著差距，不僅會造成檔案管理人員對自我效率、現代化技術的忽視，還不利于事業單位的健康發展。

2.3 信息化建設缺少規范性

事業單位檔案管理期間，相關軟件的使用缺少通用性、統一性價值，即呈現各行其是、各司其職的狀態，導致檔案管理系統移植性極差。不僅會增加文件檢索、信息管理的難度，還會使其管理內容逐漸增多，為檔案管理信息化和電子化建設帶來難度，更談不上對資源共享的目的。

2.4 信息化水平低下

通過對事業單位檔案管理現狀的思考，可知其信息化建設水平相對較低，甚至在重要檔案記錄中，仍以傳統紙質檔案為主導，不僅會增加檔案資料的收藏難度，還會帶來極大的查閱難度。對此，若要保證檔案信息的安全性和完整性，則應做好其信息化建設，否則難以達到此目標。

3 對事業單位檔案管理信息化建設的幾點策略

3.1 保證檔案管理的標準性、規范性

事業單位在日常運行期間，傳統檔案管理模式是以實體資料為主導，通過有效的管理和保護等措施，保證其完整性、安全性和保密性。隨著信息技術的逐漸提高，檔案管理實現信息在線共享，以此提高自身的利用率。若要從根本上落實此目標，則可在加快檔案管理信息化建設的同時，構建專業化且健全化檔案管理機制，用以保證自身管理工作的規范性、標準性價值。筆者建議可從以下幾點入手：依據國家檔案信息化建設的標準，融合自身發展現狀，構建健全化檔案管理機制；檔案錄入時，應遵守國家法律法規，對其標識、格式和文字等內容予以規范錄入，以此保證模式的統一化；最大限度上使用通用性強、統一性的檔案管理軟件或硬件，再借助對紙質檔案的規范管控，以此切實事業單位內檔案信息共享的效果[1]。

3.2 構建專業化信息平臺

事業單位檔案管理的信息化建設，是以服務于檔案使用者為導向。對此，檔案管理人員應做好思想觀念的轉變，以明確自身定位基準，逐步提高自身的服務水平和意識。即可在構建檔案管理信息化平臺的同時，加大推廣宣傳力度，預防信息不對稱下檔案管理系統無法使用的問題；輔之組合式推廣的手段，依據使用者的需求，逐步提高檔案使用效率，保證其服務工作的便捷性、有效性。

3.3 健全相關服務設施

為更好落實事業單位檔案管理的服務性、共享性目標，可將各事業單位定義為系統“節點”，借助相關設備設備的使用，將各基層單位檔案信息予以整合，以便能夠體現“節點”的作用。即配置標準化計算機，通過網絡設施接入的方式，保證各檔案間的信息傳遞和共享；依據自身需求，為檔案管理部門配置相應的掃描儀或打印機；通過對各設備系統升級需求、兼容性的思考，使其能夠在滿足長期使用的同時，對多元化設備資源予以協調使用；使用安全性相對較高的檔案管理系統，依據互聯網和局域網間的銜接，保證信息存儲、使用和整理等工作的一體化；以檔案信息在線共享為基準，逐步提高檔案管理信息化建設的安全性，再通過安全保障系統的融合，為檔案信息的可靠性、安全性提供條件[2]。

3.4 提高檔案信息的使用率

若要全方位提高事業單位檔案信息的使用率，則可在以檔案分類整理為前提，通過對其目錄的規范修編，再借助計算機、手工等檢索方式間的融合，便于檔案信息使用、查閱等工作的施行。再者，還可通過對檔案的編研，使其能夠在開發利用的前提下，致力于閱覽服務等功能主體上，有利于相關信息的二次加工和使用。而在事業單位檔案服務中，更應以“抓服務、促實效”為準繩，為來訪者提供現場查閱和來函待查等服務，以便更好提高事業單位的檔案管理水平和服務質量。

除此之外，事業單位還應時刻做好檔案管理人員的培訓工作，即借助專業培訓、深造、共享學習等方式，逐步提高其專業素質，以便能夠優化自身的服務意識、管理能力。必要情況下，可借助專業化人才的引進，用以為檔案管理信息化建設而服務[3]。

4 結束語

總而言之，信息化時代的到來，促使事業單位檔案管理信息化建設工作，勢在必行。對此，若要更好滿足市場和時代需求，在可通過對檔案信息的深入挖掘，在保證信息在線共享的前提下，提高事業單位的辦事效率和服務水平。即檔案管理信息化建設作為事業單位日常運行的核心，能夠以管理便捷、操作簡易、節約成本、共享性強和效率高的特點，為事業單位的長遠發展創造條件。

參考文獻

[1]劉素云.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].辦公室業務，2016（7）：47-47.

[2]梁穎.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].才智，2017（18）：167-167..

[3]闞澤微.提升事業單位檔案管理信息化建設的方法策略[J].科學技術創新，2017（6）：193-193.