基于事業單位檔案管理工作中存在的問題與對策研究

趙泓棣 杜泓霖 楊嶺

摘 要：當前隨著信息技術的迅速提升，事業單位的檔案管理顯得尤為重要，健全當前的檔案管理工作，對事業單位的可持續發展有著重大意義。而傳統的檔案管理僅將其看作是一份輕松簡單的工作，因而在管理中暴露諸多問題。因此，本文就檔案管理中呈現的問題進行解析與研究，并提出對應的解決措施。

關鍵詞：事業單位；檔案管理；問題；解決措施

事業單位檔案囊括許多資料，其有益于考核與選拔人才，事業單位工作人員在閱檔過程中能準確的找到相關信息而進行下一步工作計劃。伴隨改革開放與社會主義的深入發展，雖然我國事業單位的檔案管理工作改善初具起色，但依然存在很多管理問題，為了解決這些問題，防止事業單位的發展受到影響，我們須準確找到問題根源，并及時的找到解決策略，這不僅是事業單位檔案管理的需求，亦是時代進步的需求。

一、事業單位檔案管理工作改良的重要意義

事業單位的發展因社會經濟的穩定進步而提出了新的要求，因而對其檔案的管理工作也提出了新的準則。在這樣的背景下，事業單位應加快提高自身的管理能力，并且在日常的管理中，檔案的管理有著至關重要的地位。因其不僅涉及到人才的考核選拔，還涉及到職工考核、記錄單位重要活動等。可以看出，檔案管理的改良對事業單位發展有著重要作用，其不僅記載著單位與企業的各種信息，也是發展過程中重要的信息源泉。因此，檔案管理不僅是單位的無形資產，也為單位的運作決議給予重要的科學根據。

二、當前事業單位檔案管理工作存在的問題

（一）思想認識不足，管理意識薄弱

當前事業單位存在的普遍問題是沒有對檔案管理予以足夠的重視，對檔案管理中蘊含的珍貴文化價值沒有深切認識，認為管理工作只是簡單的抄寫、保管東西而已，沒有多少實用價值，致使單位在這方面投入的精力并不多，因而在日常的工作議程當中受此種思想的影響很少提及，而許多單位對檔案管理的管理水平要求較低，認為只要不涉及到資料的外泄、丟失問題，能應對簡單的查檔、外調就行了。

（二）人員專業性弱，綜合素質不強

現代化的檔案管理是非常具有專業性，且政策性和綜合性很強。而當前檔案管理工作中的管理人員其專業素質與職業道德不高，還難以滿足現代化的檔案管理要求。部分管理人員責任心不強，創新能力缺失，專業知識不夠，因而對于標準化、專業化的進行資料鑒識收集、收卷分類、保管歸檔以及檢查搜索運用有一定的困難。還有部分單位存在因人設崗的弊端。特別是檔案的簡直判定、真實性、疑點資料的核實查辦等基本問題已經成為檔案管理的痼疾。因而人多不辦事、難辦事的現象比較嚴重，也造成單位與人力資源的浪費。

（三）制度不夠健全，管理方式草率

當前部分事業單位檔案管理制度不夠完善，致使其檔案管理過程雜亂無章，各個事業單位部門都還存在各自的工作部門，沒有進行統一規劃，因而想要進行檔案查閱時需要多種程序，比較繁雜。且在檔案的采集、整理、查找閱讀的過程中沒有確立相應的制度規范，一些部門在查閱檔案后沒有進行有效歸檔，致使許多檔案文件失落，檔案的利用率降低，因而檔案失去了應有的價值體現。因此，事業單位中如果沒有完善的檔案管理制度，也會影響管理人員的工作積極性與重視程度；沒有統一的管理，也會導致管理工作進行起來十分困難；單位的不重視，也會影響工作人員的積極性。

（四）信息化程度弱，管理水平不高

現今信息技術的不斷革新，事業單位檔案管理中對檔案施行信息化管理也提出了一定的要求，而在實際的檔案管理中信息化程度仍然不足，諸多檔案管理部門仍缺少信息化檔案管理設備，致使檔案的信息化管理工作難以全面展開[1]。此外，當前在檔案管理中現代化管理的方式與手段不足，很多單位仍然利用傳統的管理方式和方法，導致檔案管理改進工作效率低下，質量也不高，最終限制了檔案管理水平的提升。

三、改進事業單位檔案管理工作的相應對策

（一）強化管理觀念，提高思想覺悟

想要在本質上解決事業單位檔案管理存在的問題，首先要從思想上對檔案管理引起重視，深刻認識到檔案管理的重要性。一是單位領導需加強對檔案管理的重視力度，將其放到日常議程中，保證管理工作的正常開展。二是改變管理人員對檔案管理工作的態度，實實在在樹立重要的管理理念，增強其敬業精神與責任心，以全身心進入到管理工作中，做好各類工作事宜，并將工作中出現的問題及時向領導匯報，讓領導及時了解檔案管理情況，提高檔案管理進程；三是單位可依據國家《檔案管理法》與《檔案法》制定科學、合理、健全的檔案管理制度，彌補傳統管理制度的缺陷，避免出現檔案遺失、數據泄漏的情況，規范管理人員內容審查的標準和次數要求；最后可施行檔案管理獎懲制度，予以優秀的檔案管理員工一定的獎勵與表揚，對于管理工作不落實、完成情況差的管理人員給與公平公開公正的批評與懲罰，對于檔案管理有一定的積極作用。

（二）增強專業培訓，提升管理能力

針對檔案管理事業單位可成立管理人員培訓機制，以增強管理人員業務能力，也可邀請檔案管理學者、專家通過理論講解，實際教導以及教授經驗，務必確切有效的提升檔案管理工作者的技能管理水平。其次，事業單位還可將優秀的、具有發展潛力的檔案管理工作者派發出去學習先進的思想理念，學習先進的檔案管理方法。可通過以下具體內容實行：其一管理人員了解工作內涵，明確職責任務；其二增強檔案管理宣傳力度，提高檔案管理人員的聘用要求，以吸引更高知識技能水平人員加入到管理工作中來；其三增強檔案管理人員專業技能培訓力度，提升業務工作水平；通過專業培訓提升工作人員的認同程度，以促進其在檔案管理工作中更加積極。

（三）結合實際情況，完善管理制度

為能夠使在事業單位檔案管理工作過程中存在的問題得到更好的解決，以改善當前檔案管理狀況，保障檔案管理工作更好發展。需要結合檔案管理部門實際情況，進一步完善并建立檔案管理相關制度，是檔案管理更科學合理是主要任務，從而為更好的開展檔案管理工作奠定了基礎。在實際工作中，事業檔案管理部門及相關工作人員應積極落實相關管理制度，依據制度規范和指導相關人員行為，督促檔案管理工作人員，提高其工作主動性和積極性，使檔案管理工作更好開展。

（四）行信息化建設，實現科學管理

現代化科學技術的飛速提升帶動了計算機信息技術的廣泛運用，具體到事業單位的檔案管理來講，實現檔案管理的信息化建設已是當今社會對于檔案管理的普通要求。在這一情形下，各個事業單位管理工作須充分提升管理效率，采取科學合理的管理方式，以實現現代化對于檔案管理工作的要求[2]。其一，各事業單位相關管理人員須學會熟練運用掃描儀、電腦等現代信息設備，以正確將檔案信息錄入電腦系統，且能對信息進行相關處理，如文字、圖片的數據資料轉化，檔案材料的數字化等；其二，利用互聯網網絡進行信息傳輸功能，讓各級檔案信息通過網絡進行準確高效的傳遞，讓信息的時效性得到保障；最后，充分運用網絡技術對檔案管理進行不斷創新，創立檔案歸檔數據庫，提升檔案資源的利用率，同時提高檔案管理的工作效率。

四、結語

檔案在現代事業單位實際發展中逐漸成為了一項重要內容，因此，就有必要加強檔案管理工作。相關工作人員在檔案管理工作過程中，應該以積極地態度對待其中出現的問題，針對問題選擇相對有效的對策方法，從而提高檔案管理工作水平，以保證檔案的作用得到充分發揮。

參考文獻

[1]呂峰.新時期事業單位檔案管理工作的優化策略[J].蘭臺世界，2016（15）：57-58.

[2]閆凱.事業單位檔案管理規范化的思考[J].產業與科技論壇，2015（10）：205-206.