房地產企業檔案管理淺談

摘 要：檔案是一個企業生產、經營以及日常管理活動中所逐漸形成的具有一定價值的原始資料。它記錄了一個企業的歷史發展進程，是企業發展歷程最真實的反應，是企業基礎管理工作的重要組成部分。同時檔案作為一種信息資源，為企業提供各種信息支持，隨著企業的不斷擴大，檔案的重要性也日益顯現出來。

關鍵詞：房地產；檔案；管理

一、檔案工作的特點

檔案的周期性比較長，變動率也較大。房地產企業一個項目從投資到建成的時間可以長達幾年甚至幾十年，在這個過程中所涉及的許多因素都可能出現變化，所以企業需要更加重視檔案工作。

（一）檔案的類型較多。

從項目報建、審批到施工建設，再到竣工驗收交付業主使用中，涉及各種各樣的文件、證件、圖紙等非常重要的資料。

（二）檔案的專業性較強。

（三）檔案的利用率很高，需求性很強。（四）人員流動性較大，配置不足。一般企業兼職人員比較多。工作方式上，缺少統一的管理規范，沒有固定的流程手續，沒有具體的標準。

二、檔案工作的管理與利用

加強檔案管理工作的重視程度。首先，加強工作人員對其的重視程度，尤其是要加強領導對檔案管理工作的意識。為了加強領導工作，健全工作組織，可以成立相關檔案管理的工作領導班子，形成小組，從而為檔案管理工作奠定基礎并提供強有力的保障。同時，需要將檔案管理工作納入工作目標管理機制中，明確其責任與權力，并像其他工作一樣進行部署、檢查以及考核，使檔案管理工作落實。再有，領導人員不僅要從思想上對管理工作進行重視，還需要將其落實入行動中，保持人力、物力的實用性，切實提高對管理工作的重視程度，為未來工作提供強有力的保障基礎。

提高管理人員的綜合素質。檔案管理人員與檔案工作密不可分，其責任心強弱、專業水平的高低、素質高低、覺悟高低直接影響著檔案管理工作的水平的高低。因此，加強檔案管理工作勢必要提高管理人員的綜合素質。對相關工作人員進行業務培訓，加強檔案管理人員的培養以及專項教育，以保障檔案管理工作的順利進行。參加政府、機構等舉辦的專業培訓。加強管理人員的橫向交流，利用多種形式對管理人員進行鼓勵，擴寬工作思路，加強新知識的汲取。加強同業內的技術交流，取長補短。從思想上、業務上提高管理人員的綜合素質水平，促使檔案管理工作的順利開展。

完善檔案管理制度。首先要轉變企業領導和檔案管理人員的思想意識，加強檔案管理工作的重視程度。

1、對企業檔案管理人員進行培訓，使其成為掌握現代科技知識和現代管理知識的復合型檔案管理人才。這批檔案管理人員將所學到的知識結合企業的實際情況制定出適合企業的檔案管理方法對企業全員進行培訓，使其了解檔案的重要性，將檔案管理納入日常工作中，使得檔案管理標準化、常態化，才是提高企業檔案管理水平的重要手段。

2、完善檔案管理制度，建立管理機構，沒有規矩不成方圓。健全的管理制度是企業管理的一種機制，是加強企業管理的重要手段，對于加強檔案管理也起著同樣的作用。主要包括：（1）提高保管條件。購置檔案柜、檔案盒、裝訂機、歸檔章等檔案整理工具，確保檔案整理的規范化。保證存放檔案的地點安全通風防潮，保證有充裕的空間存放檔案資料，保證存放資料的安全性。（2）通過制定相關的辦法制度，明確規定檔案管理的組織機構、檔案管理工作人員及相關人員的職責。（3）嚴格遵循規章制度，制定領導人簽字審批機制，做好等級與簽字確認工作。（4）通過規章制度明確歸檔資料的內容、時間、性質等。（5）明確存單資料再查找借閱的審批手續。（6）明確檔案歸檔審核手續。（7）明確檔案鑒定銷毀制度。（8）明確不同檔案的存放制度。

3、嚴格推行管理人員持證上崗制度。應嚴格推行管理人員持證上崗制度，設置檔案專職人員。通過學習及檢驗，給與一定的獎勵，從而激發對檔案管理的積極性、主動性。檔案管理工作是一項政治性、專業性、和技能性很強的工作，尤其是要提高對檔案管理工作人員的培訓，要嚴把關，勤查工作，做好每一項檢查。檔案信息對于個體和組織而言都是十分重要的資源，對于各項工作的發展都有著重要的意義。

4、創新檔案管理辦法。首先爭取各級領導的支持和配合，領導應該將檔案管理工作納入到公司發展規劃中，用來彰顯其重要性和不可動搖的重要位置，并且使之成為領導考核的一個內容，制定新的政策使得更有利于檔案管理工作的順利進行。其次，要提高檔案管理工作的技術值和科學性，使得檔案管理工作在各項工作中真正發揮出積極地作用，使得領帶人員更加意識到檔案管理體制改革和創新的重要意義。

5、設置獨立的檔案室，實行統一管理。檔案材料從文件形成、流轉到歸檔，每個環節都按照具體的管理要求執行，確保檔案文件材料的真實性、有效性、完整性。在此基礎上，交由檔案管理部統一保管入庫，形成完整的資料體系。

6、充分利用現代科技手段，加快檔案數字化管理，建立電子檔案。隨著信息技術的不斷發展，無紙化辦公的形式也趨于成熟，并得到廣泛的應用。檔案管理工作應緊跟時代潮流，建立現代化管理機制，提高工作效率，便于查閱工作的開展利用。

（1）檔案信息化建設的思路

A、力爭使檔案信息化與本系統、本單位的信息化建設同步發展。B、 要以規范、規劃為指導，加強統一管理。C、要正確處理先進性和實用性的關系。D、要精心組織實施，在系統運行上下功夫。E、要將復雜的工作簡單化，要將規范的工作程序化。F、要將信息資源的集成、共享和內容控制作為核心內容。G、要將建立和完善檔案信息安全管理體系作為重要措施。

（2）明確電子文件的歸檔范圍

（3）明確電子文件的積累要求

A、確定電子文件是通過簽發或審批的最終版本，并對電子文件進行規范命名。B、對電子文件進行收集整理，將非通用格式電子文件轉化為“通用格式”，并對電子文件進行規范的命名。C、編制電子文件目錄，并將電子文件鏈接到相應的文件條目中去。D、對應歸檔的電子文件按照其內容的自然聯系進行組合、歸類。E、按照規范要求，做好電子文件的查找和提供利用工作。F、對電子文件采取定期備份、自動殺毒、權限控制等措施進行安全保護。

（4）檔案信息安全化管理。檔案信息安全包括檔案信息系統安全和檔案信息內容安全。具體包括：

A、保密性：即檔案信息只為授權用戶使用。B、完整性：即確保檔案信息未被授權不得改變。 C、可用性：即確保檔案信息的真實性、完整性、可靠性。D、可控性：即確保檔案信息的傳播及內容具有控制能力的特征。E、不可否認性：即確保在檔案信息系統的信息交互過程中，確認用戶參與的事實。

三、結束語

隨著社會的發展與進步，國家的檔案法律法規建設也在不斷的完善，各企業單位對檔案工作也日益重視。《中華人民共和國檔案法》、《機關檔案工作條例》、《企業檔案管理規定》等法律法規都對企業檔案管理工作作出了規定。企業的檔案管理工作依然任重而道遠，尤其對企業內部檔案工作的統籌、 規劃和監督中法律法規還沒有具體明確的規定。企業應當根據國家政策法規，針對具體的企業經濟活動，建立和完善相應的企業檔案管理條例和規章制度，加強檔案法制建設與宣傳，使檔案意識深入人心。形成新形勢下企業檔案管理工作機制，促進企業的穩定發展，實現企業長遠的、穩定的經濟效益和社會效益。

參考文獻

[1]高晨翔；黃新榮.國外社交媒體文件歸檔的政策研究[J].圖書館，2017年07期

[2]劉琨.淺談房地產檔案管理[J].城市建設理論研究（電子版），2013，（24）

作者簡介

趙欣（1978-）女，本科，津工業大學，助理館員，目前從事：資料管理崗位