下崗失業人員檔案管理存在問題及對策分析

董紅花

摘 要：近幾年我國經濟發展速度加快，同時市場競爭加劇，很多企業由于經營不善而倒閉破產，這樣企業原有的員工就面臨著下崗失業。但是我國對于失業人員的檔案管理工作并沒有給予足夠的重視，目前下崗失業人員檔案管理工作存在著很多問題，研究下崗失業人員檔案管理這一問題具有重要的意義。本文提出了下崗失業人員檔案管理的重要性以及目前下崗失業人員檔案管理工作存在的問題，進一步提出了改善下崗失業人員檔案管理的對策建議。

關鍵詞：下崗失業；檔案管理；責任意識

下崗失業人員檔案管理往往記錄著員工工作情況，包括員工的業績、工資水平、個人思想品德、工作能力等，是對個人在職情況的整體描述，同時也關系著個人在失業以后受保障的程度。所以做好下崗失業人員檔案管理工作尤為重要，關系著下崗失業人員的切身利益，而目前我國下崗失業人員檔案管理工作還存在諸多問題，我們應加強對檔案管理工作的重視，提高下崗失業人員檔案管理工作。

1下崗失業人員檔案管理的重要性

檔案是整個社會信息的重要組成部分，一般是記錄個人工作時間、工作情況等，關系著個人工齡的計算以及退休金的發放，檔案的存在對于個人至關重要。公司因經營不善等原因破產解散的，要將原在公司保管的人員檔案移交到勞動就業部門，由勞動就業部門負責管理歸檔。國家對于失業下崗人員通過檔案來進行管理，通過檔案中記錄的工作情況等計算個人工作工齡，符合國家規定退休條件的進行退休金的發放。檔案也是人員辦理社會保障的依據，要定期繳納社保基金。如果檔案丟失，而且檔案中的內容沒有及時上傳到信息系統中，那么個人下崗或退休后因為缺少檔案資料的問題，很難得到保障。因此，檔案管理工作直接影響著下崗失業人員的利益，我國應加強對失業人員檔案管理工作，切身保護下崗失業人員的利益。

2下崗失業人員檔案管理工作中存在的問題

2.1企業缺乏對檔案管理工作的重視

在當今市場競爭激烈的情況下，大部分的企業只關注企業經營狀況、企業的收益以及成本等，對于檔案管理工作不夠重視。企業內部人事管理部門對檔案管理工作不認真，經常出現錯記、漏記的現象，更為嚴重的是，企業內部管理較為松懈，工作人員經常篡改檔案。究其原因，都是企業缺乏對檔案管理工作的重視，認為檔案管理工作只是記錄人員變動的信息資料，對于企業的發展無足輕重，沒有意識到檔案管理工作關系著下崗失業人員的切身利益，忽視了對員工的關注，只注重公司的經營效益。企業內部缺乏檔案管理工作的監管機制，使得人事管理部門的檔案管理工作松懈，對于員工的工作情況、工作時間、思想狀況、業務能力等沒有詳細記錄，這樣檔案記錄的內容就缺乏真實性、完整性。

2.2檔案管理人員責任意識不強

目前，下崗失業人員檔案管理工作存在問題的一個很大原因是檔案管理人員責任意識不強。在檔案管理工作中，檔案管理人員欠缺對檔案管理工作的認知程度，沒有意識到檔案管理工作的重要性。檔案管理人員責任意識較低，沒有將員工的全部工作情況記錄在檔，沒有按照檔案管理的要求來記錄，往往記錄的內容偏于形式化，使得檔案缺乏真實性。檔案管理人員在記錄檔案時，沒有對人員的全部資料進行收集管理，這樣缺少了相關的資料，使得在計算人員的工作年限時存在錯誤，無法準確計算出人員的具體工作時間，這樣可能導致下崗失業人員的權益得不到保障。企業在招錄員工時，員工的資料經常缺失，還有的員工的轉正時間和勞動合同存在間隔問題，這都是檔案管理工作不到位的結果。除了責任意識不強，檔案管理人員能力也較低，不能將員工的信息正確歸檔，使員工信息的檔案信息錯誤，也沒有掌握檔案管理技能，不能很好處理檔案管理工作中存在的問題。

2.3檔案移交工作不到位

企業在破產解散或倒閉以后應將企業原來管理的員工檔案移交的相關檔案管理部門，但是移交過程會產生一些成本、費用，企業出于自身考慮也就不想將員工的檔案移交到相關部門，所以檔案出現移交不及時的現象。由于企業并沒有將員工的檔案移交到相關檔案管理部門，所以這些檔案有時就被留在了企業檔案管理處，但是檔案管理處缺乏對檔案保管工作的重視程度，經常出現檔案丟失的現象。還有的企業將下崗失業人員的檔案臨時存放在檔案臨時存放處，而臨時存放處的檔案較多，而且檔案管理人員缺少必要的檔案管理專業技能，這樣被臨時存放的檔案大多較為混亂，可能出現缺失。我國目前缺少對檔案管理工作的重視，在檔案管理工作方面投入資金技術較少，因此我國檔案管理工作技術不成熟，在管理過程中存在一定的局限性。在企業移交檔案過程中，容易出現散落、丟失的現象，移交時間也并不及時，使下崗失業人員信息不能被及時歸檔。

3加強下崗失業人員檔案管理的對策建議

3.1加強企業對檔案管理工作的重視

檔案管理是社會信息管理的重要部分，關系著下崗失業人員退休金的發放，關系著下崗失業人員的切身利益，所以應該加強檔案管理工作。而檔案管理工作的首要環節，就是企業內部管理部門記錄員工工作信息，并將記錄的信息整理歸檔，所以加強失業人員檔案管理工作，首先應加強企業對檔案管理工作的重視程度。目前我國企業對檔案管理工作不夠重視，內部管理較為松懈。政府應合理引導企業，加強企業對檔案管理工作的重視。企業內部要建立嚴格的檔案管理工作，對于檔案不健全，存在檔案缺失的人員要求補錄檔案，同時要加強對檔案管理崗位的監管力度，防止檔案管理工作人員工作上的失誤，出現錯記、漏記的現象，要定時檢查檔案管理人員的記錄情況，查看是否完整記錄了企業員工的工作情況，比如工作業績、工資水平、個人思想品德、工作能力等。企業應加強對檔案管理工作的重視，建立內部檔案監管機制。

3.2檔案管理人員應樹立責任意識

檔案管理工作中最重要的就是檔案管理工作人員的記錄工作，這直接關系著我國相關部門為人員計算的工作年限，影響到個人退休金的發放，所以檔案管理中檔案人員的記錄工作尤為重要。檔案管理人員應樹立責任意識，在記錄企業人員檔案信息時，按照檔案管理相關要求記錄，做到記錄的信息真實、完整。檔案管理工作人員要保持嚴謹、認真的工作態度，認真對待檔案管理工作，同時了解相關的法律法規，不斷學習，熟練掌握檔案管理工作的技能，能夠準確處理檔案收集、記錄、整理、歸檔中出現的問題。企業也要加強對檔案人員的管理，建立檔案管理追責機制，對于出現工作失誤使得檔案丟失的人員加大懲罰力度，對于工作認真負責的工作人員，進行表揚，并給予一定的獎勵。檔案管理工作人員也要加強自身的素質，學習檔案管理的工作技能，適應現代檔案管理工作。

3.3企業及時移交檔案

企業出現破產倒閉的狀態，要將企業內部的人員檔案及時移交到相關檔案管理部門，政府應對企業部門進行管理，要求其將檔案及時移交到相關部門，使相關部門能夠及時整理歸檔，避免下崗失業人員檔案的遺失。同時企業在移交檔案的過程中，要整理好企業內部的全部員工檔案，不要有遺漏檔案的情況發生，在向相關檔案管理部門移交時，雙方應加強溝通，確認無誤后，進行檔案的移交工作。

4 結語

檔案對于下崗失業人員至關重要，直接關系著下崗失業人員的切身利益，然而現在檔案管理工作存在較多問題，企業缺乏對檔案管理工作的重視，檔案管理人員責任意識不強，檔案移交工作不到位等。我們應當加強檔案管理工作，保護下崗失業人員的權益，企業要加強對檔案管理工作的重視，并及時移交檔案檔案，管理人員也要樹立責任意識。

參考文獻

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