在現(xiàn)代檔案管理中檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究

曲國維

摘 要：在如今這個社會階段，中國教育制度經(jīng)過不斷的完善以及不斷推行素質(zhì)教如今是一個信息爆炸的時代，在一分鐘內(nèi)就有上千億的信息傳輸，城市建設(shè)的快速發(fā)展，帶動了檔案發(fā)展，也使檔案工作同時發(fā)展成為了重要環(huán)節(jié)，城市建設(shè)發(fā)展的快不快，好不好，檔案工作都扮演著極其重要的角色。檔案管理體系的關(guān)鍵在于檔案管理的基礎(chǔ)工作，只有在基礎(chǔ)環(huán)節(jié)中，保證數(shù)據(jù)信息處理的精準(zhǔn)化，特別是在建筑工程方面中，在其中會形成各種各樣的文檔材料，在此時檔案管理至關(guān)重要，因?yàn)樗鼭B透于建設(shè)整個過程。所以要保證數(shù)據(jù)記錄、檢索的準(zhǔn)確性，提高數(shù)據(jù)庫的使用效率，使其發(fā)揮檔案管理工作的最大經(jīng)濟(jì)效益，檔案的基礎(chǔ)管理工作是一個系統(tǒng)化的領(lǐng)域，是當(dāng)今的重中之重，并且必須充分認(rèn)識檔案基礎(chǔ)管理工作對現(xiàn)代檔案管理的重要性，以及它自身擁有的特殊性，并積極對應(yīng)對措施開展研究，使其為建設(shè)社會主義高水平優(yōu)質(zhì)社會而服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息爆炸；檔案工作；管理基礎(chǔ)；系統(tǒng)化

城市建設(shè)的發(fā)展日新月異，大量的建筑工程文件記錄在每個項(xiàng)目的開發(fā)過程的第一個文本中。中國館綜合檔案館大多是改革開放前的監(jiān)督，管理過程主要是以復(fù)雜圖書為主要形式的，信息處理量較為復(fù)雜，在輸入各檔案的過程中容易出錯，不易于操作信息。檔案管理工作在中國是城市的研究與開發(fā)是城市經(jīng)濟(jì)建設(shè)的基礎(chǔ)，體現(xiàn)了社會生活的參考價值，而檔案的基礎(chǔ)管理工作是有效提高管理效率的重要前提，要注重加強(qiáng)專業(yè)化管理，實(shí)現(xiàn)管理現(xiàn)代化，現(xiàn)在檔案管理存在諸多不足和各種實(shí)際問題。檔案管理人員要從檔案管理的基礎(chǔ)工作進(jìn)行深入分析，從工作中的缺點(diǎn)來觀察是否要補(bǔ)充和加強(qiáng)基礎(chǔ)工作的重要性，本文從檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，檔案基礎(chǔ)工作中出現(xiàn)的問題以及如何提高檔案管理基礎(chǔ)工作的水平展開分析。

一、檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

（一）檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化

現(xiàn)代檔案管理的規(guī)范化是檔案管理水平的重要指標(biāo)，因?yàn)樵诂F(xiàn)在的信息時代，每一個企業(yè)的人事變動，信息存儲的頻率越來越大，企業(yè)檔案管理的重要性是不言而喻的，但因?yàn)檩p視檔案管理工作相關(guān)的一些部門，存儲在某些方面有些沒有用處文件，或空文件，這時候可以通過檔案管理工作將這些檔案清空，并將有用的檔案歸類，按順序存儲，提高檔案管理的工作效率，同時檔案數(shù)量多，里面的分類目錄雜亂，不方便工作人員查詢使用，此時通過檔案管理工作可以對這些檔案進(jìn)行分類，并打上相應(yīng)的頁碼，將同類的檔案歸在一起，提高管理的規(guī)范化水平。

（二）保證檔案檢索，數(shù)據(jù)保存的精準(zhǔn)性

檔案管理基礎(chǔ)工作的一個重要組成部分是文件信息的輸入和文件的分類，便于未來對文件的搜索和管理。系統(tǒng)面對復(fù)雜龐大的數(shù)據(jù)是，要記錄和收入，并將其輸入到相應(yīng)的文件管理的系統(tǒng)中去，還需要進(jìn)行有效的分類是檔案管理基礎(chǔ)工作的主要內(nèi)容，提高數(shù)據(jù)信息檢索效率也是基于這個基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的。隨著如今信息技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用，文件信息被輸入到信息數(shù)據(jù)庫中，并且文件管理系統(tǒng)逐漸將過去的紙張數(shù)據(jù)輸入模式轉(zhuǎn)換成電子數(shù)據(jù)輸入模式。有效的管理數(shù)據(jù)檢索的基礎(chǔ)是準(zhǔn)確性，信息錄入的合理分類管理，如果其中一個部分出現(xiàn)問題，極有可能降低準(zhǔn)確性，使得難以找到準(zhǔn)確的文件。

二、檔案基礎(chǔ)工作中出現(xiàn)的問題

（一）檔案基礎(chǔ)工作不受重視

如今各個企業(yè)中檔案的記錄都是非常重要的，尤其在大規(guī)模的公司企業(yè)里，檔案的調(diào)用查閱次數(shù)是非常頻繁的，里面記載這員工任職離職狀態(tài)，員工獎罰，平日的功績等等重要內(nèi)容，這些不管對企業(yè)的高層還是底層員工都是非常重要的，但是一些公司，檔案基礎(chǔ)工作沒得到應(yīng)得的重視，經(jīng)常導(dǎo)致檔案信息丟失，隨之導(dǎo)致一些麻煩問題難以解決。

（二）檔案的不合理歸類，未定規(guī)范的案卷標(biāo)題等

隨著信息化時代的發(fā)展，在企業(yè)中需要越來越多的人才，在大型公司，員工規(guī)模更是龐大，此時檔案中記載的信息量也非常龐大。如果此時檔案分類規(guī)范不合理，未制定規(guī)范的案卷標(biāo)題，標(biāo)題基本要素缺乏或不能反映其主題內(nèi)容，案卷中未標(biāo)示頁碼，許多沒有案卷標(biāo)題中覆蓋的內(nèi)容無法被檢索到，這時候就要求工作人員要提高檔案管理的效率，為企業(yè)檔案的后期整理分類工作節(jié)省了大量的時間。

（三）案卷厚薄不一，尤其是綜合性檔案建館

我國檔案管理工作在應(yīng)用的過程中一直處于一種被控制的狀態(tài)，在改革開放之前綜合性檔案館大多是是被監(jiān)理的，主要以紙質(zhì)的形式被管理，有些檔案厚薄不一，難以被人員察覺，尤其在綜合性檔案建館，建造的時間一般在很久的年代以前，那個時候信息不是特別發(fā)達(dá)，大部分都是靠人工手動管理，再加上主要以紙質(zhì)形式保存，人難免會出錯誤，這個時候會出現(xiàn)一些問題，導(dǎo)致檔案利用率嚴(yán)重低下，這個情況在一些越是久遠(yuǎn)得建館中出現(xiàn)此類問題的頻率越大。

三、提高檔案管理基礎(chǔ)工作的水平

檔案管理的一個重要目的是使檔案社會化，而實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理檔案的目的是提高檔案利用率。一些文件被重新組織和重新組織，以修正過于混亂和重載的文件，重新進(jìn)行檔案整理、組卷。進(jìn)行案卷的全面普查，將其糟糕的地方刪除，將 優(yōu)質(zhì)的案卷進(jìn)行統(tǒng)一保存并且要時時刻刻確保完整性的檔案檢索，加強(qiáng)檔案分類過程中的校審力度，及時校驗(yàn)糾正檔案分類人員錯誤，這是檔案管理規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化首要步驟，其次檔案信息管理系統(tǒng)的優(yōu)化升級要得到加強(qiáng)，相關(guān)員工的專業(yè)知識水平與職業(yè)素養(yǎng)也應(yīng)該同時的到提高，公司企業(yè)適時的組織大家統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，做到前后的標(biāo)引一致，同一類文件標(biāo)引一致，從而能夠達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化的管理，同時統(tǒng)一分類號保證檢索查全率，這樣也就可以加快檔案管理智能化的進(jìn)程和提高社會利用的效率。

隨著社會的發(fā)展，檔案所扮演的角色分量不斷增加，基本要求也在不斷增加，尤其是在關(guān)鍵人才檔案管理中，維護(hù)自身權(quán)益的基本要求越來越大。檔案人才對檔案管理越來越依賴，只有做檔案收集，整理，說明等基礎(chǔ)工作，保證信息數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，才能對合理，合法的檔案管理進(jìn)行判斷，因此有關(guān)單位應(yīng)通過更加專業(yè)的技能提升水平，通過信息化技術(shù)，綜合分析充分發(fā)揮檔案的作用，為社會提供更好的服務(wù)。

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