淺談新形勢下醫院人事檔案管理的特點與創新途徑

李常勝

摘 要：隨著社會經濟的快速發展，應用型人才的需求也不斷增加，為了使人才得到更好的利用，更好的為社會服務，做好人事檔案管理工作尤為重要，科學規范的檔案管理工作是做好人才工作的關鍵，本文主要闡述了當下醫院人事檔案管理工作中存在的問題，并提出相應的解決辦法，希望能夠對醫院的發展起到一定的促進作用。

關鍵詞：新形勢；醫院；人事檔案管理；創新途徑

隨著醫療事業的發展，新醫改方案的出臺，人事制度改革日益深入。截止2016年，我國醫院數量加起來已經達到了2.8萬家，并且還在不斷增加，要想讓我國醫院在強烈的社會競爭中生存下來就必須加強內部控制，優化管理方式，人事檔案是人才信息的重要載體，是人才信息的主要來源，是選拔人才的重要工具，人事檔案管理是促進人力資源合理配置的重要手段，管好用好人事檔案，對人力資源開發起著重要作用。

一、新形勢下醫院實施人事檔案管理的必要性和創新思路

對于醫院而言，良好的人事管理制度、人員崗位調動都會對醫院的發展起到決定性作用，人事檔案是人才信息的來源，也只有科學、系統而規范的人事檔案管理才可以滿足這種需求，因此，新形勢下醫院如果想要獲得更好的發展，就必須健全發展高效的人事檔案管理工作。快人事檔案的信息化管理進程，全面建成信息化管理系統，積極引進信息化、技術化儀器等設備并很好的掌握相關設備的使用，盡快完善人事檔案管理的初級轉變階段。

二、當前醫院人事檔案管理工作中的不足之處

1 人事檔案材料收集不及時、甄別不嚴謹、內容不規范

人事檔案是醫院每一個員工的全面的信息的組合，所有信息的真實性和完整性是重要內容，在收集的過程中，人事檔案材料的甄別目的是確定存放檔案的首要條件，如果任何有關材料不經甄別直接存放個人檔案，勢必加重人事檔案存放的負擔，且違背了國家有關人事檔案立卷、分類、歸檔的要求。 在人事檔案材料的收集過程中，有些人事檔案材料填寫隨意，內容前后矛盾、如部分職工填寫履歷時為了找工作有意增大年齡、為了延遲退休故意減小年齡等等，使檔案材料缺乏真實性、可靠性；有些歸檔材料紙張不合規格，填寫過于簡單或不規范，如學習、工作經歷、家庭成員和社會關系等填寫不祥；有些檔案材料因歸檔不及時造成殘缺不全等，直接影響了人事檔案的規范性、系統性。

2 人事檔案管理手段過于傳統，硬件設施差，缺乏創新

長期以來，醫院普遍存在重醫療業務發展，輕人事檔案管理的現象，檔案管理工作的環境比較差，條件也比較落后，導致很多人都不愿意從事該項工作，制約著人事檔案的業務建設和有效開發利用。目前傳統的人事檔案管理側重于檔案實體管理，管理人員手工收集、整理、提供單位利用，工作量大，效率很低，費時費力，由于醫院人事檔案包含的內容太多，收集保存等工作量較大，部分醫院信息化程度不高，無法滿足現代醫院的發展需求。傳統的手工整理人事檔案管理不利于檔案的的保護，不利于工作效率的提高，再加之資金投入較少，限制了檔案管理的發展。

3 人事檔案管理人員思想觀念陳舊，意識淡薄

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。由于醫院人員多，人事管理工作量大，人事管理人員的編制不足，檔案管理都是兼職管理，屬于非專業人員管理，普遍存在“重管理、輕利用”現象。在檔案管理意識上比較淡薄，對自己的工作認知程度不高，認為檔案管理只是資料的存放和保管，不丟失就可以了，完全不能發揮人事檔案信息開發利用的作用，這就導致管理人員大多缺乏主動收集、完善信息的意識，導致人事檔案開發利用價值不高。

三、新形勢下醫院人事檔案管理工作的創新改革途徑

1 建立健全人事檔案管理制度，使其為醫院人力資源開發服務

（1）人事檔案管理制度必須與時俱進，在人事檔案管理工作中，要根據新形勢、新情況、新任務，及時建立健全更為科學合理的人事檔案管理制度，包括歸檔制度、借閱檔案制度、材料甄別制度及材料收集制度，使人事檔案管理工作更加科學化、制度化、規范化。首先嚴格按照中組部、國家檔案局《干部檔案工作條例》、《干部檔案整理工作細則》、《干部人事檔案材料收集歸檔規定》等有關文件規定，嚴格人事檔案的內容分類，同時根據現代人力資源管理的新觀點充實人事檔案內容，使之能從全方位全面反映一個人全貌。人事檔案管理是一個動態的過程，根據人事檔案材料形成的規律和特點，采取定時收集、定向收集、跟蹤收集、補充收集等方法，確保及時收集歸檔，嚴格按照規范要求形成檔案材料，加強檔案材料的鑒別、審核，防止不符合要求的檔案材料入檔，及時剔除無保存價值的的材料。在鑒別上一定遵循“取之有據，舍之有理”的原則。（2）加大對人事檔案管理工作的宣傳力度，對單位職工進行檔案管理知識的宣傳和培訓，提高他們對檔案管理工作的重要性認識，確保人事信息的準確性。

2 加快人事檔案的信息化進程 提高工作效率

當前信息化建設是當今經濟和社會發展的大趨勢，為了充分發揮人事檔案工作在信息社會中的重要作用，人事檔案管理部門應該積極地將信息技術與檔案管理技術和方法結合起來，促進人事檔案的信息化管理。在檔案信息計算機檢索系統中采用現代計算機網絡通信技術，可以將檔案信息檢索方式由脫機檢索、聯機檢索，發展為智能檢索及網絡檢索，實現檔案信息傳遞網絡化。通過醫院網絡化建設，達到一方收集多方共享的目的，通過高效人事檔案信息庫，為領導和決策部門提供準確信息。另外，人事檔案通過計算機的管理，對檔案信息資源進行分類、提取、分析、加工，可以直接提高檔案信息資源開發和信息利用水平。并且與傳統檔案資料相比，數字檔案更易于保存、查詢，并且可以通過網絡快速傳遞，提高了檔案的利用率，降低了檔案管理的成本。極大的減輕了人工管理的繁瑣環節和勞動強度，還提高了工作的質量和效率，又能減少對檔案材料的磨損，延長檔案壽命。因此，醫院應對信息化建設等方面加大資金的投入，這樣才能更好的促進醫院的人事檔案信息化工作。

3 提升人事檔案管理人員的整體素質

人事檔案管理的改革創新是當前大勢所趨，檔案管理人員的素質直接決定了檔案管理水平的高低。新形勢要下提高檔案管理水平，必須提高檔案管理人員的綜合素質，管理人員要加強專業知識學習，不斷拓寬自己的知識面，提高文字能力、綜合分析能力，并且還要加強計算機知識及人事檔案管理軟件知識的學習，掌握現代信息管理技術，努力成為既熟悉檔案管理業務知識，又懂得計算機管理技術的具有多重知識結構的創造性、協作型、復合型人才。另外，也要加強對檔案管理人員的職業道德培養，培養他們的敬業精神、創新意識和嚴謹的工作作風，增強檔案管理人員的人責任感和使命感。

四、結束語

總之，有效的人事檔案管理能夠促進醫院內部人才資源的合理配置，是醫院全面評估職工的科學依據。因此醫院應積極轉變觀念，加強對人事檔案管理的建設，提升管理人員的整體素質，促進人事檔案管理水平的提升，使人事檔案的作用發揮到最大，為醫院的選人、用人提供依據，促進醫院的可持續發展。

參考文獻

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