論提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略

張翠萍

摘 要：隨著經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國事業(yè)單位也有了很大的變革，而事業(yè)單位的檔案管理就顯得尤為重要。在信息化建設(shè)的過程中，新時(shí)期下現(xiàn)代科技的發(fā)展對(duì)檔案管理工作來說是一種巨大的挑戰(zhàn)，同時(shí)也為檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展提供了良好的機(jī)會(huì)。因此，在現(xiàn)階段下，加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案信息建設(shè)是事業(yè)單位改革中面臨的重要問題。檔案是承載重要信息的載體，檔案管理工作對(duì)于各種大型機(jī)構(gòu)都十分的重要，對(duì)于事業(yè)單位而言，檔案管理工作具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案信息化管理；策略

事業(yè)單位的檔案管理記載著很多數(shù)據(jù)資料，在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，事業(yè)單位的庫藏檔案已由過去單一的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)橐约堎|(zhì)檔案為主、多種載體并存的新狀態(tài)，網(wǎng)上傳遞數(shù)據(jù)、網(wǎng)上歸檔和網(wǎng)上借閱的大趨勢(shì)已不可逆轉(zhuǎn)，傳統(tǒng)檔案管理模式再次面臨著新的挑戰(zhàn)。在現(xiàn)階段下，我國事業(yè)單位的檔案管理工作還有一些不足，管理人員一定要意識(shí)到檔案管理工作的重要性。文章主要針對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化所存在的問題進(jìn)行論述，同時(shí)提出了一些具體的運(yùn)用策略。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化存在的問題

（1）對(duì)檔案管理信息化建設(shè)缺乏足夠的重視

現(xiàn)階段，我國事業(yè)單位的檔案管理問題一直得不到妥善的解決，不能充分了解檔案管理制度，導(dǎo)致在對(duì)檔案信息化管理時(shí)，沒有提供足夠的人力和資金支持。雖然多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案有被管理的必要性，可是對(duì)具體的管理方法缺少關(guān)心，對(duì)檔案管理人員沒有嚴(yán)格的要求，認(rèn)為只要對(duì)檔案不遺失，內(nèi)容不外泄即可，不用像專業(yè)檔案館那樣研究對(duì)檔案如何管理。有些單位甚至沒有專門負(fù)責(zé)檔案管理的人員，而是由其他部門的工作人員進(jìn)行兼職管理。正是由于領(lǐng)導(dǎo)的忽視，導(dǎo)致了檔案管理方面出現(xiàn)漏洞，給工作帶來不必要的損失。

（2）事業(yè)單位檔案管理的信息化程度不夠

目前我國的很多事業(yè)單位已經(jīng)建立了檔案信息管理系統(tǒng)，可是有些檔案信息管理系統(tǒng)建立的不夠完善。例如：有些人事檔案管理系統(tǒng)里面只有目錄和員工的基本資料，對(duì)于員工個(gè)人的具體信息還是用紙質(zhì)檔案保存，如果紙張發(fā)生損毀，電子檔案也就同時(shí)失去了作用。有些單位雖然建立了較為完善的檔案信息管理系統(tǒng)，可是檔案管理人員對(duì)系統(tǒng)的使用率較低，對(duì)于內(nèi)部員工的聘用、調(diào)任、離職等沒有在系統(tǒng)上進(jìn)行及時(shí)的數(shù)據(jù)更新，影響了單位對(duì)于員工的管理工作。

（3）檔案管理的工作人員綜合素質(zhì)較低

在我國現(xiàn)階段仍然缺乏檔案管理的專業(yè)人才，有些領(lǐng)導(dǎo)雖然希望進(jìn)行改革，可是聘請(qǐng)不到專業(yè)的人才。由于過去對(duì)于檔案管理的忽視和受傳統(tǒng)觀念的影響，很多人才放棄了對(duì)檔案管理專業(yè)的選擇，導(dǎo)致在職的檔案管理人員年齡偏大，普遍沒有接受過正規(guī)的培訓(xùn)，缺乏相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，難以適應(yīng)檔案信息化管理的需要。

二、提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（1）建立完善的檔案管理工作制度

事業(yè)單位中的檔案管理工作是重點(diǎn)問題，管理人員要加大管理效率，建立完善的管理計(jì)劃。制定標(biāo)準(zhǔn)的制度對(duì)事業(yè)單位檔案具有規(guī)范和約束的作用，為以后工作的開展提供有力依據(jù)[1]。事業(yè)單位應(yīng)就自身的實(shí)際情況制定適合單位性質(zhì)的歸檔制度，使之朝著科學(xué)化、信息化、規(guī)范化的方向發(fā)展。同時(shí)，并將其融入績(jī)效考核中，落實(shí)到個(gè)人，作為他們職稱評(píng)定、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、責(zé)任追究的必備條件。從而，激發(fā)單位人員對(duì)工作的責(zé)任感、使命感，調(diào)動(dòng)大家的積極性，使其更好地為事業(yè)單位檔案管理工作服務(wù)。

（2）全面提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

隨著檔案管理走向信息化、電子網(wǎng)絡(luò)化，我們現(xiàn)在的檔案工作都要求實(shí)現(xiàn)信息化，我們檔案工作人員要加強(qiáng)檔案意識(shí)、文化程度和專業(yè)素質(zhì)。首先，檔案管理人員要具備社會(huì)意識(shí)[2]。然后，檔案管理部門要組織信息化學(xué)習(xí)，檔案管理人員要用科學(xué)的知識(shí)和方法武裝自己，熟練掌握計(jì)算機(jī)軟件技能，以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要；還要增強(qiáng)工作人員的政治素質(zhì)；最后，要定期組織檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的業(yè)務(wù)技能，結(jié)合實(shí)際工作情況定崗定位，使檔案工作人員在工作上發(fā)揮優(yōu)勢(shì)，為檔案事業(yè)貢獻(xiàn)自己一分力量。

（3）加快檔案信息化進(jìn)程

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)事業(yè)單位檔案管理也提出了更高的要求，將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理中，是實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位變革的條件，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)要意識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性[3]。事業(yè)單位在發(fā)展的過程中，基本已經(jīng)普及了電子辦公，工作范圍不斷擴(kuò)展，檔案的數(shù)量和類別都在不斷增加。這也造成了檔案管理的難度不斷提高。要對(duì)數(shù)量繁多的電子文件進(jìn)行檢索、分類就必須提高檔案管理的信息化。與此同時(shí)，在社會(huì)發(fā)展的過程中，事業(yè)單位與外界的交流更加活躍，必須打開窗口、面向群眾，加強(qiáng)與群眾的交流，而傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)事業(yè)單位的工作需要。因此必須加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（4）強(qiáng)化重視檔案管理信息建設(shè)

在我國事業(yè)單位檔案管理中，提高事業(yè)單位人員對(duì)檔案管理信息化建設(shè)的重視，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要發(fā)揮重要的作用，以便可以全面提升檔案管理信息化建設(shè)在當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中的地位[4]。轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理檔案方式為現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)檔案管理，以便可以為事業(yè)單位營造出良好的檔案管理信息化建設(shè)環(huán)境。而且事業(yè)單位還應(yīng)該做好建設(shè)檔案管理信息化平臺(tái)的推廣宣傳工作，要提高事業(yè)單位全體檔案管理人員的工作熱情，打開事業(yè)單位檔案管理信息化的新局面，使事業(yè)單位檔案管理工作越做越好。

三、結(jié)束語

檔案管理信息化與事業(yè)單位的內(nèi)外部工作和對(duì)整個(gè)事業(yè)單位都有著直接的影響。與此同時(shí)，檔案管理信息化也是該事業(yè)單位的工作質(zhì)量和科學(xué)研究方面的重要基礎(chǔ)。將事業(yè)單位檔案管理信息化的用處充分的利用起來和展現(xiàn)出來，對(duì)整個(gè)國家的資源共享、社會(huì)進(jìn)步都有著極其重要的推動(dòng)作用。

參考文獻(xiàn)

[1]安曉莉.試析事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展[J].現(xiàn)代商業(yè)，2016 （18）：208-209.

[2]李洪濤.李櫟娜.試析事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)與發(fā)展[J].管理學(xué)家，2017（24）：682-683.

[3]魏磊.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展探討[J].管理學(xué)家 .2017（16）：356-356.

[4]劉俊巖.彭兆偉.薛曉明等.新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探討[J].黑龍江檔案，2017（04）：441-442.