大數據時代的企業檔案信息化建設

靳薇薇

摘 要：大數據時代的到來，企業檔案工作環境也發生了變化，這種變化迫使企業必須加快檔案信息化建設。本文就大數據時代的企業檔案信息化建設作了相關分析。

關鍵詞：大數據時代；企業；檔案；信息化建設

隨著移動互聯的快速發展，大數據的應用也越來越普遍，數據的類型、結構、存在形態也發生了巨大變化。對于企業而言，其要想在日益復雜的市場中生存下去，強化檔案管理工作尤為重要。大數據時代里，信息化趨勢越來越明顯，在這種趨勢下，企業應當認識到檔案信息化建設的重要性，要加大投入，加快檔案信息化建設，以信息化手段來開展檔案管理，進而為企業帶來更好的效益。

1.大數據時代下企業檔案信息化建設的必要性分析

檔案信息化即企業利用計算機信息技術，實現檔案信息收集、整理、加工以及利用等環節的信息化操作。大數據時代下，企業的信息化發展水平一定程度上決定了其市場競爭力。而企業檔案是企業經營發展活動的真實記錄，是企業經營戰略決策的重要依據，保證檔案的真實、完整是企業獲得良好效益的關鍵。大數據時代下，企業經營管理也開始朝著大數據的方向邁進，大數據特征也愈發明顯，傳統的檔案工作方式已經不適合企業檔案工作的需要，而要想發揮企業檔案應有的作用，企業就必須加快檔案信息化建設。以信息化技術取代傳統的檔案工作方式，有利于檔案的高效利用，實現檔案工作的科學化、規范化發展，進而推動企業的更好發展[1]。

2.大數據時代企業檔案信息化建設面臨的問題

大數據時代下，信息化建設一成企業生產的必要條件，加快信息化建設有利于增強企業市場競爭力，為企業帶來更好的經濟效益。檔案管理是一項重要的工作，大數據時代下，企業檔案信息化建設已成為必然，但是對于許多企業而言，他們還沒有認識到檔案信息化建設的重要性。

2.1信息化建設的認識不足

在這個以經濟效益為核心價值觀的社會里，許多企業的工作出發點和落腳點就是創造更多的經濟效益。而檔案作為企業經營發展過程中的產物，企業很容易忽略檔案工作，認為檔案信息化建設不能為企業創造直接的經濟效益，不愿意或者沒有資金投入到檔案信息化建設中來，使得企業檔案依然以紙質為主，檔案管理依然采用傳統的方式。

2.2檔案信息化建設缺乏系統規劃

大數據時代里，信息化技術的優越性也逐漸顯現出來，越來越多的企業也開始注重檔案信息化建設。但是，在具體推進檔案信息化建設的過程中，企業沒有結合自身檔案實際工作來開展，而是盲目地引入不符合企業實際情況的檔案管理信息系統，對檔案工作沒有做好系統、整體規劃，以至于企業所建立的檔案信息系統無法與實際工作銜接起來，弱化了信息處理能力。

2.3檔案工作人員難以滿足信息化建設的需要

檔案管理工作的主體為人，在企業推進檔案信息化建設的過程中，如果檔案工作人員能力無信息化建設不相符，就會影響到檔案信息化水平。目前來看，企業檔案工作人員依然在沿襲傳統的檔案管理理念，對檔案信息化管理看作是一種簡單的信息錄入、整理，一定程度上使得企業檔案信息化建設脫離了正常的軌道。再加上檔案管理人員能力上的缺陷，在檔案信息化建設過程中容易出現各種問題，使得檔案不能及時歸檔、檔案信息失真，不能全面地反映企業經營發展情況。

2.4信息安全問題

在企業推進檔案信息化建設的過程中，檔案信息安全問題應被重視起來。檔案信息化是建立在互聯網信息技術的基礎上，而互聯網具有開放性、虛擬性，企業檔案信息化系統很容易受到非法攻擊，從而造成檔案信息被竊取、篡改。

3.大數據時代企業檔案信息化建設路徑

3.1加大檔案信息化建設的投入

大數據時代下，企業要想推進檔案信息化建設，關鍵在于解決信息化建設的資金問題。只有解決了資金，才能更好地推動企業檔案信息化建設。因此，企業應當轉變觀念，認識到檔案信息化建設的重要性，加大資金投入，為檔案信息化建設配置先進的設置、設施，完善企業檔案信息化基礎設施，進而為檔案信息化建設提供保障。

3.2做好檔案信息化規劃

首先，結合企業檔案工作實際，構建一個統一的檔案信息系統；其次，要根據檔案的類別建立針對性的檔案系統，分門別類的進行檔案管理，確保檔案信息能夠及時歸檔。再者，要明確檔案信息化建設標準，嚴格按照檔案信息化流程來開展檔案管理工作，進而推動檔案信息化的更好發展[2]。

3.3加強檔案工作人員的培訓

只有提升檔案工作人員的能力和素質，才能更好地應用信息化技術來開展檔案管理工在，促進檔案信息化的發展。首先，企業要加強檔案管理人員專業能力的培訓，包括檔案管理能力、檔案信息處理能力、計算機操作能力等，全面提升檔案工作人員的能力[3]。其次，要加強檔案工作人員職業素質教育，提升其職業素養，使其自覺反復起職責，進而提高檔案工作效率和質量。

3.4加強檔案信息安全管理

在企業檔案信息化建設過程中，如果企業檔案信息系統安全性不高，就會造成檔案信息的失真、丟失，進而不利于企業的發展。因此，企業應加強檔案信息安全管理。首先，結合檔案工作需要，從軟件和硬件入手，全面提升檔案信息系統的安全性；其次，加大信息安全技術的應用，以先進的技術為檔案信息系統提供基礎支撐，從而避免檔案信息系統遭受惡意攻擊，保障檔案信息的完整[4]。

4.結語

綜上，大數據時代下，企業檔案工作環境也發生了巨大的變化，傳統的檔案工作方式已經不適合企業發展的需要，企業檔案工作的革新已成為必然。信息化建設是大數據時代企業檔案管理工作提出的新要求，企業應當加大信息化建設的投入，加強檔案工作人員的培訓，為檔案信息化建設提供支出和保障，從而不斷提高檔案管理水平，發揮檔案在企業經營發展過程的積極作用，推動企業的更好發展。

參考文獻

[1]方愛明.大數據時代企業檔案信息化建設初探[J].中國管理信息化，2017，20（18）：154-155.

[2]邱麗琴.試析大數據時代的企業檔案信息化建設[J].辦公室業務，2017（13）：56.

[3]張曉晨.大數據時代的黨校檔案信息化建設[J].現代職業教育，2016（27）：160-161.

[4]張英奎，王飛，房彥君.大數據時代的企業檔案信息化建設[J].北京化工大學學報（社會科學版），2014（03）：32-36.