檔案信息化建設探討

李海連

摘 要：目前來看，檔案信息化建設已經成為了檔案工作發展的重要趨勢之一。通過實現檔案信息化，可進一步提升檔案管理質量、效率，為檔案管理者、檔案使用者利用檔案資源提供巨大便捷。特別是在“數字化城市”、“數字化社會”背景下，檔案信息化建設已經邁入了快速通道。基于此，本文對檔案信息化建設進行了綜合性闡述，并提出了相關觀點，以供參考。

關鍵詞：檔案信息化；資源共享；數字化檔案

1檔案信息化的必要性

檔案信息化建設主要是指檔案信息生產者、管理者及應用者充分利用現代信息技術，完善檔案管理，強化檔案安全，以檔案信息資源開發及利用為核心的所有行為或活動的總和。從檔案工作發展形勢來看，加快檔案信息化建設步伐具有其必然性。一方面，檔案信息化建設是社會形勢發展需要。如今全社會已經進入了一個信息化時代，檔案是重要的是信息載體。數字化技術為檔案工作提供了良好支持，也對檔案資料收集、保管、保護以及開發等提出了新的要求[1]。只有徹底實現檔案信息化建設，才能讓檔案工作適應新的形勢。另一方面，將傳統紙質檔案轉變為數字化檔案后，在檔案編研、開發、整理過程中將不再動用紙質檔案，可對原始檔案材料進行封存管理，可減少原始紙質檔案材料受到的自然損害或人為損害，進一步提升實體檔案材料的安全性。

2檔案信息化建設特征分析

檔案信息化建設具備以下特征[2]：（1）時效性。從客觀角度來看，檔案信息化建設是與時俱進的過程。在相關技術快速發展的情況下，檔案信息化的技術支持體系、相關軟硬件設備也需要跟上步伐，不斷更新換代。也就是說，檔案信息化建設是一項長期性工作，不可能一蹴而就，需要跟隨發展形勢不斷調整。（2）價值性。檔案信息化建設的核心目標在于提升檔案資源的價值。以檔案信息化為基礎能夠更好地實現檔案信息資源整合、共享，這將促進檔案館藏結構發生變化，讓檔案工作獲得更大的發展空間。以信息化技術對檔案信息資源進行整合，其本身的社會價值、文化價值等均會實現增值。（3）滲透性。檔案信息化建設不僅僅是單純性地應用現代化技術來替代傳統人力，而是要將相關技術充分滲透到檔案工作的各個環節當中，以此來完善檔案工作職能、人員分工、檔案管理結構等。檔案信息化建設意味著能夠轉變傳統檔案管理方法，將其轉變為新的形式。另外，檔案信息化建設會涉及理念更新、技術創新，進一步推動檔案工作變革及發展。

3檔案信息化建設過程中存在的問題

實現檔案信息化是現階段檔案工作不可逆轉的趨勢，但在檔案信息化建設過程中還是存在著一定問題：（1）檔案信息資源整合問題。雖然檔案信息化建設已經獲得了一定成果，但在檔案信息化建設方面相對薄弱，缺乏一個標準化的管理流程。加上軟硬件設施投入不到位，部分設備未能及時更新，對檔案信息資源整合也產生了一定程度阻礙，無法滿足檔案信息化建設實際需求 [3]。（2）“信息孤島”現象較為突出。檔案信息化建設除了需要硬件設備支持外，還需要相關軟件作為支持。（3）相關人才隊伍建設有待完善。部分基層單位，很多檔案管理人員都處于兼職狀態，其專業能力不強，無法達到檔案信息化建設要求。還有一些檔案專業出身的專職人員，雖然具備了良好的檔案業務能力，但在信息化技術、知識方面積累不足。另外，單位內部檔案管理部門也缺乏系統性的培訓計劃，導致培訓工作較為零散，無法充分銜接，不利于檔案管理人員成長。

4加強檔案信息化建設的相關策略

4.1實現檔案資源共享

在檔案信息化建設過程中，需要突破“信息孤島”，實現檔案信息資源共享，這樣才能將數字化檔案的價值充分發揮出來，促進檔案管理變革。首先，要加強檔案信息資源整合力度。同時，要以用戶需求為導向，將檔案開發及利用效益作為目標，放遠目光，實現檔案資料鑒定、整合及數字化同步推進。對于檔案信息產生部門，要明確其責任，特別是在增量檔案方面要嚴格遵循“誰產生、誰負責”的原則，以責任制為導向，明確各部門、各崗位人員職責，確認各項權限，避免出現權責紊亂的情況，并堅持增量檔案電子與紙質雙套歸檔制度，以光盤刻錄及網絡傳輸兩種報送方式，實現除手書形式檔案以外的全部文件電子化歸檔。另外，對于規定范圍內的檔案信息要建立文本文件、圖形文件關聯并存制度，以此來實現檔案全文檢索[4]。另一方面，要推進檔案信息資源共享。要實現社會化的檔案信息資源共享，單位相關管理部門要充分發揮組織、調控作用，建立協作機制，將單位各部門關聯起來，共同構建統一化的檔案信息平臺。各部門之間通過相互協作，共同構建出一個能夠共享的、規模化的檔案數據信息庫，為檔案使用者提供更為便捷的檔案信息服務。構建統一化的檔案信息平臺意味著能夠徹底脫離“信息孤島”的束縛，將檔案信息的潛在價值充分發掘出來。

4.2完善相關制度建設

檔案信息化建設離不開相關制度的支持。各級部門要針對實際內外部環境，以《檔案法》、《計算機信息系統保密管理暫行規定》等法律制度為導向，對檔案管理制度進行優化。首先，要建立責任制度，明確各崗位檔案管理人員職責，做到“責任到人”，督促各項工作順利實施。其次，要加強安全機制建設。一方面，相關單位要加快軟、硬件設施更新步伐，為檔案信息安全管理創造一個良好的基礎環境。另一方面，要建立一套規范化的安全機制以及配套的應急機制，即便出現安全管理問題或風險時，也可立即進行處理，避免風險擴大，盡最大程度保證檔案安全。單位內部要統一數據端口，避免出現信息孤島，將單位其他電子信息系統與檔案管理系統相互關聯起來，形成一個健全、完整的電子檔案安全管理體系，產生規模化的網路入侵防御效應，為電子檔案提供可靠的安全保障。另外，要完善資金投入機制建設，確保檔案信息化建設有足夠的資金支持，促使各項工作順利實施。

4.3 加強相關人才隊伍建設

首先，檔案管理人員要樹立自我學習意識，提升主觀能動性，通過學習充電掌握新知識、新技能，不斷提升崗位勝任力；其次，建立一套系統性的培訓計劃，定期對檔案管理人員進行技能培訓，除了深化檔案專業技能外，還要補充信息技術相關知識，讓檔案管理人員能夠適應新的環境。培訓完成后要對相關人員進行統一考核，并將考核結果與個人績效關聯起來，起到督促作用。另外，可將檔案信息化建設納入檔案執法檢查、目標管理考核當中，經常性地進行評估、檢查、總結，根據存在的問題，探討出優化措施，以便持續優化檔案信息化建設流程。單位檔案管理部門可定期開展討論會議，提出日常工作當中存在的不足，并探討出解決措施、優化方案等，鼓勵相關人員之間相互吸取經驗，以此來提升其業務素養，增強其崗位勝任力，為各項工作落實提供良好支持。

5結語

檔案信息化建設是檔案工作當中的重要環節之一，也是提升檔案工作質量、效率的必然途徑。通過實現檔案資源共享、完善相關制度建設，并加強檔案人才隊伍建設，為檔案信息化建設提供資源、制度、人才支持，逐漸形成一個健全的體系，將檔案資源的價值充分發揮出來。

參考文獻

[1]張麗麗.檔案信息化建設與檔案管理的探索與思考[J].人力資源管理，2018（03）：443-444.

[2]于海濤.智慧城市背景下的檔案信息化建設探析[J].中國市場，2018（06）：207-208.

[3]唐春蕾，管柏翔.檔案信息化建設與檔案管理的幾點思考[J].辦公室業務，2018（03）：63.

[4]魯玉芳.檔案信息化建設的安全問題與對策[J].網絡安全技術與應用，2018（01）：80-82.