云計算基礎的高校二級學院電子文檔管理

袁知非 朱亞駿

摘 要：在電子化背景下高等學校二級學院在黨行、教學、科研和學生管理等活動中產生大量電子文件，如何對其進行有效管理就成了當代檔案管理需要研究的新問題。本文從高校二級學院電子文檔的生成、發展和應用角度出發，試圖為國評時代高等學校二級學院檔案管理工作探索出一些新思路和新方法，構建一個新型的適應云計算基礎的低成本管理模式即文件和檔案實現無縫鏈接式系統化管理。

關鍵詞：云計算； 二級學院檔案管理； 電子文檔管理模式

在電子化背景下，高等學校二級學院在黨務、教學、科研、行政和學生管理等活動中產生大量電子文件，目前但多打印出來以分散的、碎片化的紙質形式擱放在資料室的書柜里，特別不利于查找使用。

云計算作為一種新技術、新理念、新模式，必將引領著電子文檔的管理發展和變革。國內外專家在二十一世紀初就開始了云計算對電子文檔管理影響的研究，并提出了相應的對策。Jeremy Leighton John從數字承載視角分析了越來越多的個體數字檔案將產生，眾多的非結構化數據資源的生成、歸集與保存管理將會依賴云存儲的支撐，并歸納總結了云環境下需要歸檔、保管和用于檢索的信息類別[1]。Brent Gatewood 認為云計算基礎下電子檔案管理需要重視怎樣將文件管理規則運用到這個基礎上來解決存儲信息的方案 [2]。Askhoj Jant 和Sugimoto Shigeo 等人探討在云計算基礎的電子文檔保管特點，他們分析了現有的檔案管理模式，研究出了開放檔案信息系統（OAIS）模型，該模型覆蓋了整個電子文檔生命周期，要求在早期階段做好文檔的歸檔保管 [3]。Decman Mitja 和 Vintar Mirko在云計算環境下提出了政府部門電子檔案管理辦法，設計了電子數字長期持有的云計算模型 [4]。國內研究狀況以“高校電子文件”為主題詞，對中國知網期刊（CNKI）、維普中文科技期刊、超星發現等數據庫進行 “學術論文”檢索發現，國內的學者從不同視角對其進行了研究。吳琦在“高校電子文檔問題及其管理策略”中指出電子檔案信息的特殊性 [5]；連念在“高校電子文檔管理機制創新實踐探索”中探討了數字化時代高校電子文檔管理的新機制 [6]；桑媛媛在“高校電子文檔管理工作”中探索了高校電子文檔管理工作的新思路[7] 。

目前高校尤其在一般地方性高校，電子文檔管理的理念跟不上環境的變化要求。管理者沒有充分認識到電子檔案歸集、提供和使用的方便快捷，認為電子文檔與傳統的紙質文檔存在著無法相比的缺點，電子文檔容易被無意修改、復制和惡意造假篡改。所以，文檔管理者在思想上更樂意接受紙質文檔。當然，也有意識到電子文檔的價值和重要性的管理者，但是對電子文檔的管理卻不夠科學規范，隨意保存在電腦桌面或者私人優盤里，很容易被刪除或者修改，電子檔案這樣的保管模式無法保證其信息質量。當前，基于教育部國評和教學管理的要求，高校二級學院電子文書、電子報表、電子信件、電子圖紙、各種科研和教改項目等信息資源呈現出爆炸式的增長態勢，而在地方高校里由于經費等原因文檔的信息化建設跟不上，一臺電腦十幾年了還在用，本就陳舊的設備加之缺乏保養，使用起來就很難保證效果。電子文檔具有設備依賴性和多媒體集成性，它的生成、歸集、傳遞、使用、識別和管理都會對電子文檔設備形成很大的依賴性，一旦離開好的計算機設備以及軟件系統，都會對其造成很多的管理障礙，最終的結果是難以保證電子文檔的安全可靠。目前，高校二級學院教學等電子文檔包括紙質文檔的管理工作大多都是教學秘書兼任，由于這些教務工作管理者不是檔案管理專業出身，對于文檔管理缺乏管理思路和專業素質，很難對高校電子文檔資源進行專業化和系統化的操作與管理，加之國評需要產生的高校二級學院教學及教學管理等電子文檔數量的幾何樣劇增，兼職教學秘書檔案管理專業素養的缺乏嚴重不能滿足二級學院文檔信息化建設的需求。還有就是高校二級學院電子文檔的管理機制存在一定的缺陷，在一定期間無法保障電子文檔管理的完整、真實和連續性。由于文檔種類和內容的不同，所以由不同人員根據日常的工作或溝通任務來保存，沒有設置最終歸集的責任人，所有信息存在多頭管理、信息不兼容、重復保存等問題，當使用提取時就很難建立起有效的溝通途徑和對接方式，從而導致電子文檔管理的隨意和混亂，文檔的存放缺乏規范性和標準性，致使電子文檔的后續整理、保管以及編目等工作無法有效進行，在此管理機制下有些電子文檔用完了只好打印出來以分散的、碎片化的紙質形式擱放在資料室的書柜里，特別不利于查找使用。

隨著教育部對高等學校教學評估的常態化，二級學院傳統紙質時代文件和檔案各自為陣的管理模式已經完全不能適應高校快速調閱的評審要求。因此，高校二級學院應該將成排碼放在諸多書柜里的文件進行電子化轉換，然后在云計算基礎上進行梳理、集成和保管，這樣存放的電子檔案信息不僅是二級學院履行基本職能活動的真實記錄，也是日后管理控制和科學決策的參考和依據，兼有無形資產和信息資源的雙重屬性。通過云計算產生的電子文檔將集中管理保持其系統性和完整性，并可以把具有相互聯系的同一主題的相關數據聚合在一起，為評審專家和高等教育管理者提供全面的一線黨務、教學和科研等的基層信息，也必將推動高等教育管理的科學化進程。

云計算環境為電子檔案信息的管理夯實了基礎，促進了高校二級學院電子文檔建立和管理的提升。在云計算環境下，高校二級學院黨務、教學和科研等電子文件與相關電子檔案的界線難以清晰地劃分，為了確保電子文件和單子檔案的真實性、完整性和有效性，資料管理者應選擇一種新型的適應云計算基礎的低成本管理模式，即電子文件和電子檔案實現無縫鏈接式系統化管理。這種管理模式就是把二級學院電子文件和電子檔案的形成、運轉和處理與它們的收集、整理、鑒定、保管、檢索和利用等環節有機地聯系在一起，按照統一的規范和標準，統籌安排，形成一個有機整體進行統一管理。二級學院的資料管理者從文件管理和檔案管理的全局出發，將文件的收發、登記、運轉、承辦、催辦以及檔案的集成、整理、立卷、歸檔、利用和統計形成一個有序整體，達到教師資料編碼化、文件處理精煉化、完成案卷系統化、查找利用標準化的文檔管理模式。

云計算環境下高校二級學院電子檔案管理從生成到存貯要貫穿于資料的整個生命周期，實現一次貯存但在一個國評周期的三到五年內可以多次重復修改和使用，這種集成化模式就是國評時代高校電子檔案的無縫鏈接式系統化管理。高校二級學院電子檔案管理還應考慮和學校的各類黨政、教學和科研等系統保持一致性，不管是數據表達、格式外貌和指標內涵都應該一致符合，以做到相互兼容，最大的實現電子資料的共享以充分發揮其資源價值。要保證電子資料的真實有效和安全可靠還需要設置一套責權利對等的二級院校電子文檔管理制度，要有具備網絡技術素質的人專門管理，改變目前這種不是兼職就是解決工作的家屬來管理的現狀，要有量化考核指標，年末考核時獎罰分明激勵有效。

在國評時代，高校二級學院從電子文檔的生成、發展和和應用角度出發，構建一個新型的適應云計算基礎的低成本管理模式即無縫鏈接式系統化管理是一件非常有意義的事情。

參考文獻

[1]John J L. The future of saving our past[J].Nature，Jun 2009.7

[2]Gatewood B.Clouds on the information horizon： how to avoid the storm[J]. Information Management Journal， Aug 2009.4

[3]Askhoj J，Shigeo S，Nagamori M. Preserving records in the cloud[J].Records Management Journal，2011.5

[4] Mitja D， Mirko V.A possible solution for digital preservation of e-government A centralised repository within a cloud computing framework[J] 2013.6

[5] 吳琦，高校電子文檔問題及其管理策略[J].科技信息，2008.16

[6]連念，高校電子文檔管理機制創新實踐探索[J].檔案學通訊， 2013. 6

[7]桑媛媛，高校電子文檔管理工作[J]. 河北聯合大學學報， 2012 .2

作者簡介

袁知非（1987-），男，漢族，寶雞文理學院，助理館員，研究生，檔案管理。

朱亞駿（1990-），男，漢族，桂林理工大學博文管理學院，助理館員，大學，檔案管理。