用辦公軟件提升系列酒工作效率的可行性研究

曹向榮 朱昱璋

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用辦公軟件提升系列酒工作效率的可行性研究

曹向榮 朱昱璋

貴州茅臺酒股份有限公司，貴州 仁懷 564501

隨著公司的發展，目前醬香系列酒銷售量已經躍上3萬噸，生產量超2萬噸向4萬噸發展，為確保生產質量穩定向好，需要及時掌握各種生產信息，特別是輪次酒的生產質量變化，是直接指導后輪次生產操作的重要信息。但是一直以來，系列酒新酒的品評結果傳遞到生產管理部平均在30多天，最長的3、4輪次品評結果反饋到生產管理部竟盡長達36天以后，下一輪次生產基本結束，無法給下輪次生產提供科學指導，從而影響系列酒的正常生產環節和技術優化配置。從生產實際出發，分析各個環節，用常用辦公工具提高環節工作質量，降低環節中重復工作，壓縮新酒信息到生產部門之間的時間。

并樣規則；并樣號；合并壇號；信息反饋

引言

系列酒生產環節用的是人工手動方式是有原因的。公司沒有組織技術人員系統地對系列酒生產輔助環節進行流程優化，基層單位的能力也有限。系列酒未采用機打壇標簽，是因為茅臺酒的收酒與標簽打印是同步進行的，標簽中不含有品評結果信息，而茅臺酒的新酒標簽上也不需要品評結果的信息，因為茅臺新酒需要經過盤勾后才能進入勾兌環節；但系列酒盤勾后直接進罐進而直接進入勾兌生產環節，所以系列酒的標簽中必須包含所有信息。由于并樣信息是手工抄寫到一張張標簽上的，因此取樣班需要事先將并樣信息合并抄寫到表格中，不能帶著零散的標簽去取樣。系列酒采用5壇并樣的方式取樣品評是公司規定的，暫無法更改。茅臺酒品評結果以電子檔的香型明細表形式返回車間；而系列酒因為涉及兩廠噸酒承包制的結算問題，基酒的品評結果直接影響兩廠的效益，均以質量部在壇標簽上蓋章信息為準（當時公司并未開始使用電子印章），所以無法直接返回綜合信息的電子檔文件。

1 現狀調查

“系列酒新酒品評流程”是指將生產出的新酒收入庫房酒壇之后，取樣班將其取樣后交公司質量部品評，再將品評結果提交生產管理部和返回生產單位的過程。其取樣規則采用的是同一班組生產的醇甜酒在同一庫房每3～5壇合并取一個酒樣，醬香酒單壇取樣的方式進行，詳細流程如圖1所示。

圖1 系列酒新酒品評流程圖（研究前）

其中每個環節的耗時情況如表1所示（每年共有7個產酒輪次操作的平均值）。

表1 各環節年平均耗時統計表

將流程分類：抄寫酒壇標簽5天；制作并樣標簽6天；上交并樣標簽1天；根據并樣標簽抄寫取樣表3.5天；取樣2.5天；品評3天；并樣標簽蓋章1天；錄入品評結果3天；并樣標簽返回班組1天；抄寫并樣品評結果到其余酒壇標簽2.5天；貼標1.5天，合計30天。因對外單位操作環節不了解無法提出改進方法，剩余各部門的耗時情況。從表1可以看出，在取樣編碼流程中，勾貯收酒班組的耗時為17天，所占比重達到了65.4%。

2 原因分析

我們又對勾貯收酒班組各操作環節的耗時再次做了分析：在勾貯收酒班組所有操作環節中，編排并樣標簽和抄寫酒壇標簽是主要耗時環節，共計耗時11天，在班組各環節耗時總和中占比達到了：（11÷17）×100% =64.7%。

3 攻關環節

我們通過對整個品評流程的詳細分析，發現在11個操作環節中，部分后期環節建立在前期“并樣標簽”的基礎上，由于人工并樣工作是由員工在數千張酒壇標簽中尋找相同庫房、相同班組的標簽來合并，生成并樣品的并樣號包含對應的合并壇號，因此在合并過程中還要避免重復合并和跨庫房合并等錯誤，工作量非常大，進程異常緩慢。如果有辦法將它們有機組合在一起，借助計算機用程序化的方式自動處理，那么按照電腦的運算速度整個環節，幾萬個數據僅需數秒即可完成計算。在根據它們的內在聯系——整個環節由并樣號貫穿始終，利用這個特點將質量部品評信息自動還原到每一壇酒，最后利用打印技術打印壇標簽，即可達成目的。

這5個以并樣環節為基礎的程序操作[1]環節耗時合計為：抄寫酒壇標簽0天，制作并樣標簽6天，上交并樣標簽0天，根據并樣標簽抄寫取樣表0天，取樣2.5天；品評3天；并樣標簽蓋章0天，錄入品評結果0天，并樣標簽返回班組0天，抄寫并樣品評結果到其余酒壇標簽0天，貼標1.5天，合計13天，整個流程節約工作時間盡17天。

也就是說，如果我們能夠縮短“制作并樣標簽”這個環節的耗時，那么以這個環節為基礎的后續環節的耗時也會相應地縮短。

通過計算，只要我們能夠解決“按照并樣制度[2]自動對新酒信息進行編并樣”“自動還原酒壇綜合信息”和“批量打印酒壇完整信息”這三個難題那么將會大大提高次環節工作效率，而且用“小數據”結合辦公軟件程序化操作，摒棄過程中的人為手動環節直接提高工作質量。

4 對應方法

4.1 制作并樣標簽

根據并樣規則[2]事先對收酒原始信息進行結構化處理，在使用Excel軟件自帶函數組合實現自動并樣的過程摸索中，初步發現將幾種函數組合嵌套引用可達到目的（見表2）。

表2 函數功能表

利用以上函數，可組成下列兩種方案。

方案一：利用“IF”函數為每壇酒設定初始編號，之后用“篩選排序”功能、“IF、AND”函數的組合應用，按照預設的并樣原則得到樣品號，再利用“IF、COUNTIF、&、VLOOKUP”函數的組合應用，查找后續壇號后，用VLOOKUP精準查找函數，使同樣品號的合并壇號統一，即可自動生成并樣信息。

方案二：利用“IF”函數為每壇酒設定初始編號，之后用“篩選排序”功能、“IF、AND”函數的組合應用，按照預設的并樣原則得到樣品號，再利用INDEX、MATCH、以及IF函數組合應用，查找后續壇號后，再用LOOKUP和IF函數組合，使同樣品號的合并壇號統一，可自動生成并樣信息。

對兩種方案運行情況評價：

方案一：所涉函數組合易懂常用，能達到目的；

方案二：所涉函數組合復雜少用，能達到目的。

為了方便推廣應用，選擇方案一來處理自動并樣的操作。

4.2 自動還原酒壇綜合信息

利用精準查找函數將質量部評品信息還原到新酒收酒表上對應的單元格，完成信息整合。

4.3 批量打印酒壇完整信息

茅臺酒新酒標簽是使用標簽打印機（見圖2）打印的。

表3 標簽打印與人工抄寫效率對比

但由于系列酒生產的特殊性，新酒標簽中需要的信息較多，而標簽打印機在打印茅臺酒壇標簽中的內容很少只有7個。系列酒酒壇標簽涵蓋“年度、輪次、庫號、壇號、車間、數量、酒精度、交酒班組、入庫日期、樣品編、收酒人員、品評結果、樣品壇號、品評日期、鑒定小組、鑒定單位”。

按照新酒酒壇標簽排版格式將需要出現在壇標簽上的16個信息固化到一個單元格中，或用郵件合并的方式處理此步驟，以便后續完整地打印到壇標簽上。

為使打印出來的壇標簽清晰、明了、齊全，滿足生產使用要求，需要設置標簽打印機的參數，經過摸索得到適用的“寬、高、打印速度、色帶濃度、紙張方向、四方頁邊距”等設定參數。

5 效果驗證

5.1 制作并樣標簽

利用編寫好的并樣格式模板，對勾貯收酒班組的新酒信息處理只要60分鐘（含排版打印取樣清單信息），已在2017年后面幾個輪次得到印證。

5.2 自動還原酒壇綜合信息

利用精準查找函數將質量部評品信息還原到新酒收酒表上對應的單元格，只需要3分鐘，同時在設置好的列自動生成可打印單元格完整信息。

5.3 批量打印酒壇完整信息

標簽打印機打印標簽的效率：連續批量打印2.355秒/張。與系列酒中原來的人工抄寫的效率做了對比見表3。

通過對比可以看出，平均人工抄寫標簽耗時約為打印耗時近10倍之多。

5.4 綜合

本次活動不僅有效縮短了系列酒新酒品評流程所需的時間，還大大簡化了整個系列酒的品評流程（見圖3），直接服務于后續生產，減少了包括取樣班、二編室、質量部等在內相關部門的工作量，降低了各環節的勞動強度，對安全、工藝、質量、環境、成本、管理等方面均不存在任何負面影響。

圖3 系列酒新酒品評流程圖（新）

6 結論

通過對日常工作的綜合觀察，利用“精細化”要求提升工作效率，是我們管理者工作的重點之一。本次利用常用辦公軟件研究優化工作流程，完全原創，是公司精細化管理和大數據概念在我們基層片區落地推行的項目之一，為片區后續推進精細化管理工作和在大數據方面的探索，儲備了基礎信息，積累了經驗。為公司以后全面運用“大數據”指導生產，在基層班組樹立了良好的信心。因為本研究尚未公開，本文暫沒列舉全部函數嵌套組合引用詳細公式（因排版問題，文中沒有全列舉工作環節截圖），目前整套組合程序還在試運行中，后期重點是對程序進行打包、界面美化、使用推廣。

[1]勾貯車間.系列酒新酒并樣品評流程操作規程[Z].

[2]勾貯車間.系列酒并樣制度[Z].

Feasibility Study on Using Office Software to Improve Work Efficiency of Series Wines

Cao Xiangrong Zhu Yuzhang

Guizhou Maotai Co., Ltd., Guizhou Renhuai 564501

With the development of the company, the sales volume of Maoxiang series wine has jumped to 30 000 tons, and the production volume exceeds 20?000 tons to 40?000 tons. To ensure the stable production quality, it is necessary to grasp various production information in a timely manner. In particular, the change in the quality of production of wines in turn is a direct guide to the important information of the subsequent round of production operations. However, the results of the series of new wines have been passed on to the production management department for an average of more than 30 days, and the longest 3 or 4 rounds of product evaluation results have been fed back to the production management department for as long as 36 days. The next round of production is basically the same. At the end, it will not be able to provide scientific guidance for the next round of production, thereby affecting the normal production process and technical optimization of the series. From the actual production point of view, the paper analyzes each link, uses common office tools to improve the quality of the link work, reduces the number of duplicate work in the link, and compresses the time between the new wine information and the production department.

sample taking rule; sample taking number; merger altar number; information feedback

TP391.1；TP311.56

A

曹向榮（1979—），男，江蘇啟東人，發酵工藝專業，貴州茅臺酒股份有限公司勾貯車間勾貯五片區主任，曾從事醬香系列酒和低度酒生產，現從事酒庫和罐群管理。朱昱璋（1983—），男，貴州仁懷人，生物工程專業，貴州茅臺酒股份股份有限公司勾貯車間工藝員，曾從事茅臺酒生產，任酒師職務。