淺析事業單位檔案管理工作的方法

王玉墁

【摘 要】 事業單位對現在社會的影響力越來越大，它的快速發展與它科學合理的檔案管理分不開。電子信息時代的來臨，使信息變得越來越重要，人們對信息也越來越依賴了，檔案的管理也變得很重要。但目前社會上很多的事業單位都不重視檔案管理，缺乏專業的管理人才，亦缺乏完整的管理體系，沒有先進的設備，導致事業單位的發展緩慢。為了更好地推動事業單位檔案事業的發展，理應采取科學合理且符合事業單位本身特點的管理模式來促進其發展。

【關鍵詞】 事業單位；檔案管理；方法

隨著信息化建設的不斷推進和完善，社會的經濟在不斷發展，事業單位的檔案管理工作也被逐漸的重視起來。在信息時代的今天，傳統過時的事業單位檔案管理模式及方法并不適用于不斷發展著的現代社會的需要。本文在據實分析事業單位檔案管理工作現狀的基礎上提出了事業單位檔案管理中存在的問題，并對提出了有效可行的方法。

1 現今事業單位檔案管理工作中存在的問題

1.1 事業單位對檔案管理工作未得到足夠重視

檔案管理工作與事業單位管理能力的高低有很大聯系。檔案管理中的主要內容包括有相關單位中各個員工的個人信息資料和單位發展歷程中的各種信息材料記錄，是對單位進行集中系統的管理，可以給事業單位的后期檔案管理工作提供準確詳細的參考數據，進而對事業單位真實的管理水平得出合理客觀的評價，并制定出切合實際的有利于單位發展的決策，來提高事業單位的競爭力，促進其持續發展。然而現階段的事業單位對檔案管理工作不夠重視，使檔案管理工作變得流于形式，沒有起到其真正的作用，檔案管理工作的質量很難得到提高。正式因為事業單位對檔案管理工作的不重視，從事檔案整理人員專業水平不高。檔案收集工作較為草率，收集到的數據可能不夠全面詳細，收集到的資料檔案也僅僅是做了簡單的整理，沒有對資料進行進一步的系統的分類整理。這樣不完善的檔案整理流程不能發揮檔案管理真正的作用，在后續的調取研究時會有了困難，很難保證檔案管理工作的連續性。

1.2 事業單位負責檔案管理缺乏專業型人才

事業單位唯有任用專業性的發展型人才才能保證檔案管理工作的系統性進行，才能使事業單位順利健康的發展，擁有更強的競爭力。但是檔案管理的工作長期以來未受到人們的重視，多數人認為檔案管理的工作薪酬較低，沒有什么前途，因而導致事業單位里專業性的檔案管理人才并非專門從事檔案專業學習，大多事業單位更是沒有設置專業的檔案管理部門，例如部分企業中的管理工作僅是由企業領導的秘書來完成的。

1.3 事業單位用于檔案管理的設備落后

檔案管理工作的不受重視使得其可申請使用的資金有限，不能隨著時代的不斷更新發展來購買更先進、功能更全面的機器，使得檔案管理的軟件硬件條件不能得到保障。很多事業單位的設備硬件僅僅是電腦、打印機的基礎機器，用傳統的紙質來記載保存相關的檔案資料。也有一部分注重檔案管理工作的事業單位已經建立了完善的檔案管理系統和檔案存儲室，但因為檔案管理專業人士的缺乏以及對其不夠重視的敷衍了事的態度，使這些先進的檔案管理系統在實際工作中無法體現其真正的作用。而這些完好全新的硬件設施經長時間的放置不使用會不斷老化，并在社會前進更新的過程中被逐漸淘汰。且很多單位不會為檔案的存放專門設立獨立封閉的環境，更不會時刻對資料進行匯總和檢查。諸多因素很容易使紙質檔案在整理存放的過程中受到損壞，使收集到的信息材料變得不完整，影響后續工作的調查使用。

2 有效加強事業單位檔案管理工作的方法措施

2.1 加強事業單位對檔案管理工作認識的重要性

檔案管理作為事業單位快速發展的基礎和根本，或許不能直接為事業單位帶來利益，但對事業單位來說確是至關重要、不能缺少的。因此加強單位各級領導和職員對檔案管理工作事業的高度重視是首要的任務。在加大對檔案管理工作的重視力度，不斷提高檔案管理的重要意識的同時，還應該加強對相應的專業知識及法律法規的不斷學習，在學習中創造出一套科學合理的檔案管理方案。同時事業單位的領導班子也應該注意對檔案管理工作宣傳力度的加強，強化相關工作人員對檔案規范化管理重要性的意識，可以制定獎罰分明的制度來引導工作人員，定期舉行評比評優的活動，以調動工作人員的工作熱情。

2.2 培養新時代的、高職業素養的人才

時代在不斷發展，事業單位也在不斷增多，檔案管理專業的人才的需求量亦在增加。但檔案管理以前的不受重視使得學習檔案管理的人很少，造成了專業型人才的缺乏，嚴重影響了事業單位的發展。為解決專業性技術人才的缺失，應先改變人們對檔案管理工作的傳統印象，更新他們的思想，廣泛的宣傳檔案管理工作的重要性和就業前景，引導學生學習這方面的知識。更要注意這方面專業課程的科學性和實用性，可以切實培養學生參加工作的能力。

2.3 配套現代化設備，改善檔案管理環境

現代化進程下，電子信息技術不斷更新發展，計算機也越來越普及，新技術和新設備也已經應用到了檔案管理的工作中。現代化的科學技術和設備可以用計算機對檔案進行保存、分類等操作，可以對繁雜的數據進行更清晰更有條理的歸檔，系統的給單位決策人員提供更全面的信息，提高檔案的管理效率。因此先進的硬件對事業單位檔案管理的高效率開展有著重要意義。電子信息庫的建立可以使信息資料的儲存有傳統紙質改為計算機線上的保存整理。越來越先進的科學技術允許人們利用計算機建立檔案的共享平臺，可以隨時隨地對檔案資料進行整理查詢和利用。檔案資料亦可用文字、影音、圖像或視頻等多種形式進行儲存，使檔案信息變得更加清晰形象，簡單易懂。這少不了檔案管理部門對一些必要的先進的檔案管理設備進行資金投入，及時更新技術和設備，改善儲存環境，促進檔案管理工作的數字化、網絡化和現代化，以提升工作的質量和效率。

3 結語

檔案整理工作是事業單位一項重要的工作內容。目前事業單位的檔案管理工作的改革力度在不斷加強，且在改革過程中面臨著不同程度的挑戰與機遇，一些本質問題也暴露了出來。因此，我們應該完善規范歸檔的范圍，加強對歸檔文件的整理，建立健全的檔案管理制度等方式，并利用互聯網計算機技術等新的科學技術，用開創性思維和方來不斷完善檔案管理工作，促進事業單位檔案管理工作的高效開展，促進事業單位檔案管理工作的科學化和規范化。

參考文獻：

[1]林曉芳. 淺析事業單位檔案信息化管理的重要性[J]. 農場經濟管理，2017（07）：59-60.

[2]栗子路. 淺析事業單位檔案管理的創新[J]. 科技經濟導刊，2017（33）：176.