關于機關檔案管理工作存在問題及改進措施的思考

趙輝

摘 要：機關檔案具體指由各種執行代議機關制定的法律和決定，管理國家內政、外交、軍事等方面形成的文字、圖表、聲像等形式的行政事務文件等。隨著時代的發展和社會的進步，檔案資源日益成為一種重要的戰略性資源而受到相關各方重視，檔案管理工作也被提出了越來越高的要求。為適應新時期工作的需要，找出當前檔案管理工作存在的不足并加以解決，是機關檔案管理工作的重點。

關鍵詞：機關檔案；管理；問題；措施

檔案工作就是用科學的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項工作服務的工作，機關檔案工作是機關工作的組成部分；是提高機關工作效率和工作質量的必要條件的性質；既是維護機關歷史真實面貌的重要工作，又是整個檔案事業的基礎。然而，本人在日常的業務工作中卻發現，相當一部分機關的檔案管理工作明顯滯后于其他工作。筆者結合自身工作體會就目前機關檔案管理工作存在的問題，及對于改進提高機關檔案管理工作的意見，淺顯地談一些思考。

一、檔案工作還未引起足夠重視

當前，盡管全社會對檔案和檔案工作的重視程度越來越高，檔案意識越來越趨于自覺，國家也頒布實施了《檔案法》為檔案管理工作提供了較充分的法律依據。但個別部門里任然存在對檔案工作不夠重視，有些部門對檔案法制意識相對淡薄，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證。雖然有的把檔案工作列入了年度工作計劃，形式上也安排了專人負責抓落實，但真正把檔案管理工作作為部門工作有效機制來抓還存在較大缺陷。

二、檔案保管基礎條件存在較大差距

隨著社會和經濟的發展，大多數部門檔案保管條件有了明顯改善，但部分機關的檔案保管條件仍顯得比較落后，達不到安全標準，與整齊、規范、統一、便捷的工作要求。有的機關單位檔案室雖然曾經達到標準，但在達標后漸漸變成了雜物室，設施設備老化，不能適應起碼的要求；有的機關基本沒有專門檔案室，文件資料要么散存在各科室，要么打包堆放在雜屋間，普遍存在設備不齊全。主要是主觀上對檔案和檔案工作重視不夠、認識不足，貫徹落實檔案法規缺乏自覺性。

而那些沒有檔案室的單位，文件資料要么散存在辦公室和各科室，要么打包堆放在雜屋間，鼠咬蟲蛀損害嚴重；有的盡管有機關檔案室，但設備不齊全，檔案柜五花八門不統一，比較零亂。

三、檔案人員業務素質相對較低

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，還是一項專業性、技術性要求很高的工作，檔案人員不僅要有良好的思想道德素養，而且還要具備較強地專業素質，只有這樣才能勝任檔案管理工作。雖然檔案行政管理部門在檔案業務培訓上也做了大量的工作，取得了較好的成效，機關檔案干部隊伍的平均水平有了明顯的提高。但是，有的機關根本沒有落實專檔案人員，檔案業務工作歸口于機關辦公室，工作職責不明確，檔案管理基本處于癱瘓半癱瘓狀態；有的單位檔案人員一崗兼多職，疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作；有的單位檔案人員因業務變動頻繁和業務素質欠缺，檔案平時疏于管理，應對檢查敷衍了事，檔案進入柜后不會查閱利用。

上述這些問題的存在，不僅嚴重滯約了機關檔案工作發展，也影響了檔案工作正常職能的發揮。機關檔案工作規范化開展，既是時代發展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。本人認為，要改變機關檔案管理的這種現狀，改進和提高檔案管理工作應采取以下措施：

四、提高認識、加強領導，是做好檔案工作的關鍵

首先是機關領導一定要重視、關心、支持檔案工作，進一步提高對檔案工作重要性的認識，領導對檔案工作價值的認識程度，決定著他們對檔案工作的態度，在很大程度上決定著檔案工作的發展。提高對檔案工作的重視，是規范檔案工作的需要，也是時代發展的需要。二是要強檔案宣傳力度，利用各種有效載體抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育。通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，提高全社會檔案法制意識，使廣大干部職工充分認識檔案工作的重要性，落實好依法執政、依法治檔的工作機制。

五、加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件，實施規范化管理

檔案利用的基礎在于保管。機關檔案室必須嚴格按照《檔案法》等法規檔案保管標準要求，改善保管條件。一是要進一步加大對本機關檔案室基礎設施的投入，嚴格按檔案管理“十防”標準要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能的改變檔案室雜、亂、差的問題，做到檔案室統一、整齊、規范。二是要完善制度，建立健全檔案管理網絡。建立一支有分管領導、各科室主管負責人、部門檔案員組成的檔案管理隊伍，切實做到職責明確、責任到人、制度落實，以便本單位有關職能科室檔案整理歸檔有章可循，確保本單位檔案管理工作正常開展。

六、提高檔案人員綜合業務素質

檔案管理是一門專業性很強的工作，要求管理人員既要有高度的工作責任感，良好的職業道德，細心的工作態度，樂于奉獻的精神，又要有扎實的檔案管理的理論知識、科技知識和運用現代科技手段和先進管理方法管理檔案的技能。檔案管理工作者一定要結合自己的崗位工作，掌握并熟練運用檔案管理數字化、信息化技術，特別要注重計算機知識、信息文化的學習掌握，努力使自己具備信息知識和網絡文化知識。一是提高認識水平，強化繼續教育是前提。發展繼續教育需要解決的問題很多，首先，要解決思想認識問題。必須充分認識到檔案人員繼續教育在檔案事業發展中的戰略作用和實際意義，認識檔案事業的發展，檔案服務質量的提高，其根本出路在于檔案人員整體素質的不斷提高，通過各種形式對檔案管理人員進行《檔案法》和國家有關檔案工作規定的宣傳教育，使他們充分認識到搞好檔案管理工作是自己應盡的法律責任和義務，增強自覺性，為提高效率創造條件。其次，必須真正啟動檔案人才工程，培養世紀人才，將檔案管理工作者的繼續教育列入重要的議事日程；二是要加強制度建設，建立運行機制是關鍵。首先要建立和健全繼續教育的管理制度，如登記、統計、考核、評估、獎勵制度，把檔案材料的積累工作納入檔案管理人員的責任制，加強對檔案材料的控制、積累并進行檢查考核，做到獎罰分明。

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