事業單位人事檔案管理中存在突出問題及解決對策

沈太君

摘 要：人事檔案管理工作是事業單位管理工作中重要組成部分之一，近幾年，我國事業單位在人事檔案管理上不斷進步，取得一定成效，但并不意味著事業單位人事檔案管理完美無瑕，當前，事業單位人事檔案管理中依然存在些突出問題，需要及時解決，而這些問題的存在嚴重阻礙著我國人事檔案管理的發展。所以，要從多方面角度分析問題，探尋問題源頭所在，不斷開發新技術，提高對人事檔案管理的重視。本文重點研究事業單位人事檔案管理中的突出問題，并提出解決對此，以供參考。

關鍵詞：事業單位;人事檔案管理;問題及解決對策

人的身份、學歷以及資歷等等內容組合形成人事檔案，而人事檔案則是為他們了解自己提供的重要參考依據，工資待遇、勞動保障以及組織關系與人事檔案關系緊密，并具有法律效用。人事檔案會跟隨人的一生，不斷記錄自己的人生軌跡，所以人事檔案信息量龐大，且覆蓋面廣，為單位、企業人才選拔、干部晉升提供重要依據。可見，完整、正確的人事檔案對人的發展產生的作用與影響。

1 事業單位人事檔案管理的作用

如上述可以得出，人事檔案是對人產生的各項材料的收集與匯總。事業單位也是如此，人事檔案工作就是對工作人員工作中產生的個人材料進行收集與匯總，同時鑒別、分類材料的準確性與類型，完成檔案保存與管理，使其為單位人事管理工作有效開展提供數據支持[1]。具體內容體現在以下兩方面：第一，人事檔案管理為事業單位提供人事管理數據與信息支持，單位內部出現各種人事變動時，可利用對人事檔案的查核與匯總數據，讓領導人對單位內部實際人員情況有具體的了解，為領導做出相關決策提供參考依據。第二，人事檔案信息記錄的真實性與實時性是絕對的，員工工作各項信息都存在于檔案內，無論是違紀處理、還是職位晉升等方面，都包含于人事檔案管理內。尤其是對干部考核任免時，人事檔案信息就是最重要的參考依據。同時人事檔案也是單位人員信息體現的權威，由此可得出，內部員工優化以及體系的構建都需要人事檔案積極作用的發揮提供支撐。

2 事業單位人事檔案管理中的問題

2.1 硬件配置上的問題

大部分事業單位在人事檔案管理上依然采用傳統管理方式，缺乏現代信息化管理，這種情況下，檔案材料堆積、信息錯誤等問題層出不窮。加之傳統紙質管理下，人事檔案管理人員排查工作開展難度大，并且缺乏安全性，易造成人員信息泄露的現象[2]。要知道，人事檔案管理部門管理者成百上千的人事資料，但由于一些條件與制度的約束，人事檔案管理部門并沒有專門的辦公場地與資料存儲區，甚是有些事業單位將人事檔案資料存放在文件盒內，根本無法保證其安全性。雖然已經有部分事業單位開始在人事檔案管理中使用信息化技術，但并未將其功能充分發揮，距離無紙化辦公具有一定差距。

2.2 檔案管理人員配置不合理，素質有待提高

人事檔案管理人員身兼多職，員工工作難度增加，沒有專門負責人，以至于一些細致化工作無法有效開展，對于產生的檔案材料不能及時歸檔、更新，最終導致人事檔案準確性與及時性的喪失。

3 事業單位人事檔案管理問題解決對策

3.1 加強硬件設施的投入與使用

硬件設施的投入首先需要事業單位為人事檔案管理部門單獨預留充足的經費，確保經費使用渠道合理，經費充足硬件設施的投入目標才能實現，從而完成硬件設施的使用，改善檔案存放條件，保證檔案存放有專門的儲存庫，同時要加強安全警報以及消防等保護設施，保障檔案保存安全[3]。另外，事業單位要將信息化技術在人事檔案管理中全面滲透，利用計算機與網絡技術實現人事檔案管理的創新，利用網絡以及防火墻裝置完成不保密、保密檔案信息的共享與保護，為社會發展需求提供優質人才檔案信息，實現檔案信息有效共享，方便人事檔案管理工作，提高工作效率，同時保證工作質量，檔案管理逐漸朝向無紙化方向發展。

3.2 加強人事檔案管理團隊建設，提高人員綜合素質

人事檔案管理工作業務性與政策性較強，屬于服務性工作，但又是保密性工作，所以，事業單位要加強人事檔案管理團隊建設，團隊建設人員要是那些作風正派、責任心強、政治可靠從事檔案管理工作的黨員，且有一定的人事檔案管理經驗，對他們進行教育培養，關心、關懷員工生活與工作，以此激發員工創造力與積極性[4]。同時還有為他們提供抓們的知識與業務培訓活動，讓員工技術掌握社會上產生的新的檔案管理知識與管理技術，加深員工對人事檔案管理重要性的理解，不斷提高員工管理能力與水平。檔案管理人員也要不斷學習、提高自身綜合素質，本分做好工作內容，履行工作職責，才能為我國檔案事業的發展貢獻力量。

3.3 創新人事檔案管理方法

傳統人事檔案管理模式下人，人事檔案通常由各部門其他職位員工分別管理，封閉性過大，內向發展，雖然很保密，為本機使用提供便利，但隨著市場經濟的發展，傳統人事檔案管理模式無法滿足時代發展所需，所以要創新、建立一種新型管理模式，開放化的模式進行人事檔案管理，補充傳統人事檔案管理中的不足。新型管理模式下，人事檔案管理服務面擴大，通過現代信息化、網絡化的管理，保障信息共享與保密有效進行，充分發揮二者優勢，才能讓人事檔案管理模式更加完善[5]。

4 結語

總之，社會經濟發展，市場環境的轉變，要求事業單位人事檔案管理部門必須進行改革創新，以適應社會對人才資源管理要求，在此過程中不僅要改善、解決自身管理問題，也要在吸收以往管理經驗，提高硬件設施以及軟件開發能力，要讓人事檔案管理走在發展前列，搭建出更公平、科學的資源使用、共享平臺，提高服務質量，促進事業單位人事檔案管理全面發展。

參考文獻

[1]劉明月.事業單位人事檔案管理存在的問題及完善對策[J].辦公室業務，2016（05）：153.

[2]羅廷榮.關于事業單位人事檔案管理中存在的問題分析及對策探討[J].東方企業文化，2015（23）：124.

[3]沈全保.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].人力資源管理，2015（08）：139-140.

[4]唐語琪.淺析事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].東方企業文化，2015（13）：113.

[5]張華麗.事業單位人事檔案管理中存在的問題及對策思考[J].科技視界，2015（16）：228.