新時期如何創新高校畢業生檔案管理工作

摘要：隨著我國經濟的快速發展，我國各行業發展迅速。高校畢業生檔案的作用非常重要，畢業生檔案是第一學歷檔案，記載著一個人在校期間的學籍卡、考評材料、畢業生登記表、獲獎證明、黨團材料等，這些都是不可復制的珍貴資料。這些檔案關乎學生的發展，主要以文字、圖片、表格、聲像等形式存在。

關鍵詞：；高校畢業生；檔案管理

引言

我國經濟的快速發展使我國教育事業發展迅速。創新高校畢業生檔案管理工作能夠順應時代要求，提高工作效率，為學生建立更準確更全面的檔案資料，真實反映學生在校期間的學習與生活過程，同時也能為今后就業的用人單位提供方便快捷的獲取人才信息的途徑。

一、人工智能技術在檔案管理之中的應用

高校檔案資料管理過程當中應當切實保障檔案資料安全性和可靠性，檔案管理過程當中可以充分利用人工智能技術，例如，聲音識別技術、指紋識別技術以及面部識別技術等等，防止檔案資料出現丟失或者損壞，同時能夠有效提升檔案資料管理的工作質量以及工作效率，除此之外，在高校檔案管理過程中可以通過使用監控系統對于檔案進行管理，尤其是監控系統一旦發現檔案資料管理問題可以發出警報，促使檔案管理人員提升防范意識，同時采取有效措施進行處理。另外，檔案管理的過程當中通過智能監控技術能夠防止各種意外情況產生，另外檔案室內可以安裝濕度調控或者是溫度控制系統等等，這樣可以切實保障檔案資料可以在適合環境下實現長期保存。另外，在高校的檔案資料管理過程當中可以使用人工智能專家系統，通過人工智能專家系統可以有效提升工作質量和工作效率。除此之外，人工智能時代，檔案管理工作將全部實現數據化，從檔案生成到檔案利用的全流程所有數據都將被全面記錄。

二、管理制度與時俱進

既然檔案存放單位打算或者已經實現了檔案的大數據管理，就需要對應地建立大數據管理的制度。第一，安全制度，包括密碼管理、存儲管理、查詢登記、系統維護等，要在制度下積極地組織人員進行具體的探討，對檔案形成安全管理，比如網絡部門隔離技術、VLAN隔離技術等；第二，特別檔案管理制度，因為一些紙質檔案特別珍貴，具有一定的學術或者收藏價值，除了影印之外，要對原本進行良好管理，要建立檔案管理的特別檔案管理制度，嚴格地控制該類檔案借出，避免流失，如要使用盡量提供影印件；第三，檔案擴充以及剔除制度，要求檔案管理者或者管理部門進行積極的收集，將高校最新的教學檔案、科研檔案、招生以及管理檔案收集起來，及時地在對應的數據庫中更新，確保各項檔案處在最新最科學的狀態；利用價值低的檔案，在進行多方確認之后予以刪除；第四，檔案管理的激勵制度，鑒于檔案管理的復雜性和重要性，要積極地吸引相關人才進入管理團隊，人力資源部門給出具體的獎勵機制，提高管理團隊的工作積極性。

三、更新檔案管理人員理念

檔案管理工作者是高校學生檔案的直接接觸者與管理者。更新檔案管理者的工作理念，加強他們的培訓，對于高校學生檔案管理改革的成功至關重要。為了培育一批高素質的檔案管理人員，高校應該給予更多的關注，領導方面高度重視，鼓勵檔案管理人員更新工作理念。新時期的檔案管理工作者要真心實意為學生發展謀劃，要注重檔案的應用價值，不斷提升和完善服務水平，努力使檔案工作更加接近學生的學習和生活實際，使學生檔案真正地滿足“工匠學堂”育人模式的要求和需要。如何更好地激勵檔案管理工作人員做好學生的檔案工作，需要高校充分運用各種方法，做好相關人員的工作激勵。

四、創新學生檔案管理大數據工具

學生的檔案管理工作需要根據實際的狀況進行細致的分析，從而給學生檔案管理制定出符合學生發展需要的大數據分析工具。這個過程當中，檔案存放地不僅要將自己的人才優勢充分發揮出來。還需要和有關的科技企業進行良好、密切的合作，相互促進，把人才優勢以及資金優勢有機結合起來。通過科技企業的力量，對學生數字檔案資源展開深入而有效的挖掘。

五、結語

學生檔案是記錄學生成長經歷的關鍵。在新時期，各高校要順應社會環境的變化，不斷創新檔案管理手段，提高管理工作效率，讓檔案能夠更好地體現學生的變化，更好地滿足學生服務需求，提高高校畢業生檔案管理水平。

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【作者簡介：王薇（1986.5.29-），女，回，吉林省梅河口市，人力資源和社會保障局人才交流服務中心，職稱館員，論文方向為大學生檔案管理】