大數(shù)據(jù)對事業(yè)單位人事檔案管理帶來的挑戰(zhàn)及應(yīng)對策略

寧航

摘要：隨著社會的不斷發(fā)展，技術(shù)的不斷進(jìn)步，大數(shù)據(jù)時代逐漸出現(xiàn)在人們面前，并帶來了巨大的影響。大數(shù)據(jù)引發(fā)的當(dāng)前社會結(jié)構(gòu)不斷改革是當(dāng)前社會發(fā)展的必然趨勢。如何利用大數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)檔案管理改革，促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案管理信息化管理的發(fā)展，是我們需要探索的重要課題。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；事業(yè)單位；人事檔案；挑戰(zhàn)；應(yīng)對策略

引言

目前，中國已進(jìn)入大數(shù)據(jù)時代，各種先進(jìn)信息技術(shù)的使用給事業(yè)單位人事檔案的管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。因此，如果一個企業(yè)單位想要更好地發(fā)展，就必須了解其人事檔案管理的現(xiàn)狀，并通過相關(guān)措施的實(shí)施，創(chuàng)新檔案管理方法，提高管理質(zhì)量和水平，從而為人們提供更好的服務(wù)。

一、當(dāng)前大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位人事檔案創(chuàng)新管理的作用

在現(xiàn)階段，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，信息技術(shù)得到了改進(jìn)和優(yōu)化。該技術(shù)由于其高度的作用和良好的性能，已被充分引入事業(yè)單位的人事檔案管理創(chuàng)新工作中。目前，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的使用可以大大提高人事檔案管理的效率和應(yīng)用質(zhì)量，防止人事檔案的丟失或欺詐的發(fā)生，保證事業(yè)單位人事檔案的準(zhǔn)確性和科學(xué)性。不僅如此，還可以最大限度地發(fā)揮人事檔案的人事管理作用。在同樣的情況下，還需要有效地結(jié)合人事檔案管理工作和大數(shù)據(jù)技術(shù)，更好地開發(fā)和利用人事檔案信息，不斷提高人事檔案的利用效率，使相關(guān)檔案用戶可以提供更準(zhǔn)確的文件信息。

二、大數(shù)據(jù)對事業(yè)單位人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)和機(jī)遇

機(jī)構(gòu)檔案管理的信息化正面臨著理論上的挑戰(zhàn)。為了改善制度檔案管理的條件，必須引發(fā)新一輪的基本理論變革。在大數(shù)據(jù)時代，機(jī)構(gòu)信息類型的不斷變化使得處理現(xiàn)有信息管理工作變得困難。大數(shù)據(jù)時代的信息量是一個爆炸性的數(shù)量，因此，如何從海量信息中提取有價值的信息，實(shí)現(xiàn)文件管理的有效性，是文件信息管理的一個巨大的挑戰(zhàn)。在另一方面，大數(shù)據(jù)時代中事業(yè)單位檔案的收集擁有實(shí)時和良好的云計(jì)算平臺使用，可以達(dá)到為企業(yè)和社會創(chuàng)造價值的目的，這是事業(yè)單位人事檔案管理工作的新機(jī)遇。

三、存在的問題

第一個問題是信息孤島的問題。目前，中國尚未形成相對統(tǒng)一的制度性機(jī)構(gòu)檔案。雖然每個地區(qū)都有自己的機(jī)構(gòu)單位數(shù)據(jù)庫，并積極嘗試管理公共機(jī)構(gòu)的檔案信息，但缺乏統(tǒng)一的運(yùn)作平臺。此問題還使得無法在區(qū)域之間共享信息資源，達(dá)到文件管理的最高目的。

第二是供求問題。由于公共機(jī)構(gòu)檔案的區(qū)域管理，機(jī)構(gòu)的檔案信息難以找到，檔案管理系統(tǒng)不健全，反過來又使檔案管理人員有懶惰行為。在這種情況下，跨區(qū)域和系統(tǒng)的業(yè)務(wù)單位文件管理變得非常困難，嚴(yán)重限制了機(jī)構(gòu)檔案信息資源的價值。

此外，公共機(jī)構(gòu)的檔案管理意識薄弱。雖然公共機(jī)構(gòu)的管理得到了承認(rèn)，但公共機(jī)構(gòu)尚未得到公認(rèn)。在整個政府系統(tǒng)中，業(yè)務(wù)部門互相獨(dú)立，實(shí)現(xiàn)大數(shù)據(jù)技術(shù)的公共機(jī)構(gòu)檔案信息管理難以實(shí)現(xiàn)。此外，在實(shí)際工作中，機(jī)構(gòu)檔案的管理很少有發(fā)言權(quán)。結(jié)果表明，在文件管理信息化人力資源非常有限的情況下，機(jī)構(gòu)檔案難以順利處理海量數(shù)據(jù)，完成文件的收集和共享。

最后，公共機(jī)構(gòu)檔案信息管理的環(huán)境是軟實(shí)力與硬環(huán)境的不匹配。與開發(fā)軟件相比，提高人員素質(zhì)更為簡單，這對檔案信息的管理也有很大的障礙。

四、大數(shù)據(jù)時代下事業(yè)單位創(chuàng)新人事檔案管理的策略

1.人事檔案管理意義

在大數(shù)據(jù)的背景下，信息技術(shù)已廣泛應(yīng)用于各個領(lǐng)域，尤其是事業(yè)單位的人事檔案管理。信息技術(shù)不僅可以提高人事檔案管理的效率，還可以使用圖像加密和鎖定，為人事檔案安全性提供了強(qiáng)有力的保證，可以避免丟失和欺詐問題的發(fā)生，提高文件的完整性和準(zhǔn)確性。在這種情況下，人事檔案可以為事業(yè)單位的個人數(shù)據(jù)驗(yàn)證提供有效的參考和依據(jù)，有利于提高信息可信度。同時，大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用也可以有效地利用大量的動態(tài)文件信息，快速準(zhǔn)確地完成相應(yīng)的錄入、分類和存儲工作，有助于文件用戶對信息準(zhǔn)確分析。

2.創(chuàng)新管理應(yīng)對策略

2.1更新管理理念

在大數(shù)據(jù)時代，如果事業(yè)單位要做好人事檔案管理，就必須順應(yīng)時代潮流，及時更新管理理念。一方面，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)要正確認(rèn)識人事檔案的作用，加強(qiáng)對人事檔案管理的重視，加大宣傳力度，提高全體員工的檔案意識，讓他們了解檔案管理的重要性，配合檔案管理，這將為人事檔案管理的順利開展提供有力保障。另一方面，人事檔案管理人員還應(yīng)提高對信息的敏感度，注重內(nèi)部人事變動，提高溝通能力和溝通技巧，與人力資源部門和黨委建立良好關(guān)系。將文件管理內(nèi)容擴(kuò)展到員工，增強(qiáng)對全體員工的了解，真正實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的合法性和完整性。

機(jī)構(gòu)還應(yīng)全面考慮大數(shù)據(jù)應(yīng)用的實(shí)際需求，增加資金，做好信息基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，積極引進(jìn)先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，為人事檔案管理與大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效整合打下良好基礎(chǔ)。同時，事業(yè)單位還應(yīng)配備相應(yīng)的配套實(shí)施，如通通風(fēng)設(shè)備、消防設(shè)施等，以確保基本設(shè)備能夠正常運(yùn)行。此外，業(yè)務(wù)部門還應(yīng)提高防盜，防潮和防火意識，提高基礎(chǔ)設(shè)施和人員檔案的安全性。

2.2創(chuàng)新的系統(tǒng)和方法

在人事檔案管理創(chuàng)新中，機(jī)構(gòu)應(yīng)建立健全管理制度，為人事檔案管理的順利開展提供有力的制度保障，最大限度地減少檔案丟失等問題的發(fā)生，保證人事檔案的客觀性和真實(shí)性，從而為人才選拔提供了準(zhǔn)確的基礎(chǔ)。同時，事業(yè)單位還應(yīng)建立計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)，確保人事檔案處于電子和信息管理中，并要求管理者嚴(yán)格按照相關(guān)要求，完成相應(yīng)的數(shù)據(jù)收集、轉(zhuǎn)移、存檔等待工作以防止虛假人員文件進(jìn)入系統(tǒng)。在實(shí)施文件管理系統(tǒng)時，員工必須謹(jǐn)慎，做好檢查，對人事檔案進(jìn)行識別、備案和保密管理，防止泄密或丟失，為人事檔案的準(zhǔn)確性和完整性提供強(qiáng)有力的保障。此外，在實(shí)際存檔過程中，管理者還應(yīng)注意人員的工作材料、黨組材料、工作變動、工資變動和獎懲材料等資料的保存，并妥善存檔。

2.3提高人員素質(zhì)

提高管理人員素質(zhì)也是創(chuàng)新檔案管理的有效途徑。鑒于目前的檔案管理人員能力不強(qiáng)、質(zhì)量不高等問題，事業(yè)單位可以通過以下方法解決。

首先，事業(yè)單位應(yīng)積極引進(jìn)高素質(zhì)人才，通過公開招聘等形式，聘請信息技術(shù)與管理技能相結(jié)合的人才，創(chuàng)建一支高素質(zhì)、高水平的檔案管理隊(duì)伍，從根本上進(jìn)行創(chuàng)新文件管理工作。對于現(xiàn)有的檔案工作人員，事業(yè)單位應(yīng)定期進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，使他們掌握先進(jìn)的管理理念和方法，促進(jìn)管理工作能力的提高。同時，還要積極開展職業(yè)道德教育和計(jì)算機(jī)技術(shù)教育，提高管理者的責(zé)任感和信息技術(shù)能力，以達(dá)到理想的檔案管理水平。此外，管理者應(yīng)積極學(xué)習(xí)與大數(shù)據(jù)相關(guān)的知識，了解信息技術(shù)的作用，提高管理能力和技術(shù)水平，并將先進(jìn)技術(shù)應(yīng)用于實(shí)際管理，以提高人事檔案管理工作的效率。

其次，事業(yè)單位還應(yīng)積極開展交流會、研討會和講座，為管理人員提供一個學(xué)習(xí)和借鑒他人工作，相互溝通成功經(jīng)驗(yàn)的平臺，根據(jù)實(shí)際工作條件有效解決人事檔案管理工作中遇到的問題。

最后，事業(yè)單位還應(yīng)在綜合考慮實(shí)際情況的基礎(chǔ)上，建立合理的績效考核體系，將人事檔案管理工作納入考核制度，將管理效果與管理人員的切身利益聯(lián)系起來，作為職位晉升和福利獎金的評估依據(jù)，以加強(qiáng)他們對工作的重視。對于業(yè)績突出的管理者，機(jī)構(gòu)可以給予他們一定的物質(zhì)獎勵和公示表揚(yáng)，調(diào)動他們的工作積極性，讓他們積極投入到人事檔案管理的工作中；對于管理效果不佳的管理者，機(jī)構(gòu)應(yīng)該進(jìn)行一定的懲罰，規(guī)范他們的不良工作態(tài)度和行為，從而促進(jìn)管理的大幅度進(jìn)步。此外，事業(yè)單位還應(yīng)建立和完善人事管理制度，加強(qiáng)對管理人員的監(jiān)督，確保他們能夠按照標(biāo)準(zhǔn)流程完成相應(yīng)的工作。

結(jié)束語

大數(shù)據(jù)時代給各行各業(yè)帶來了巨大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。如何抓住這些機(jī)會，為事業(yè)單位的檔案管理帶來改革，是我們需要探索的方向。本文分析了大數(shù)據(jù)時代事業(yè)單位檔案管理工作帶來的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，探討了完善事業(yè)單位檔案管理的策略，并致力于推動檔案信息管理的不斷完善。

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（作者單位：國家林業(yè)和草原局桉樹研究開發(fā)中心）