從內部控制的視角淺談航天研究所采購管理存在的問題及對策分析

剛申坤 宋娟 陶然

摘 要：在航天企業三級管理體制下，航天研究所承擔了大量的采購業務。隨著企業的快速發展，采購的數量、規模也越來越大，同時也面臨缺乏頂層制度、以采購預算代替采購計劃、非招標采購管理不完善等問題。從內部控制的視角看，可在設計有效性和執行有效性兩方面采取對策。在設計有效性方面，明確歸口管理部門，建立頂層采購制度；健全制度體系，細化采購流程。在執行有效性方面，事前加大采購計劃審核力度，形成正式采購計劃；事中相應機構、職能部門、人員各司其職；事后開展多種形式的審查，形成管理閉環。

關鍵詞：內控 采購管理 問題 對策

中圖分類號：F272 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）04-00-01

引言

當前，航天企業實行的是集團公司-研究院-研究所（一般包括總體部、研究所、工廠等，以下統稱研究所）的三級管理體制。其中，集團公司、研究院的機構設置均為職能機關，而研究所除對口上級設置了相應的職能機關外，還設置了大量的研發、設計、生產部門。因此，研究所的機構設置“麻雀雖小，五臟俱全”。在此管理體制下，研究所承擔了大量的采購業務。隨著企業的快速發展，研究所采購（本文所指采購，不包括航天科研生產任務的外包外協）的數量越來越多、規模越來越大，潛在的風險也越來越高。因此對采購業務進行合理管控就顯得十分必要而迫切。內部控制作為企業全面風險管理的一種手段，是推動企業管理變革，實現強基固本、提升效率、防范風險的重要途徑。本文試圖從內部控制的視角對當前航天研究所采購管理存在的問題進行闡述，并嘗試給出針對性的對策建議。

一、航天研究所采購管理面臨的問題

1.缺乏頂層制度

主要體現在兩個方面，一是缺少上級文件的指導。集團公司、研究院制定下發的對研究所具有指導意義的法規性文件體系并不健全，研究所往往是直接參照政府采購法、招標投標法等國家法律、法規中的相關規定來制定本單位的相關制度。二是研究所內部無頂層采購制度。受職能分工的影響，研究所的各項具體采購業務分由不同的職能部門主管，如物資采購中，型號物資（如元器件、電線電纜、機電產品等）由科研生產部門負責，保障物資（如消耗品、低值類辦公營具）由行政保障部門負責，各職能機關制定其分管采購業務的相關制度，但各制度之間存在不匹配、不協調的問題。

2.以采購預算代替采購計劃

當前，研究所普遍實行全面預算制度，各職能部門于每年末先后完成采購需求的匯總、初審等工作，并向財務部門申報下一年度的預算。但在此過程中，并未形成統一的、明確的采購計劃。預算審批通過后，各職能部門是按照預算的批復總額度而不是具體的采購條目進行管控。這就造成在實際的采購活動中，在“有預算”的條件下，部分業務可繞過相關的必要性、可行性審查直接進行采購，而在申報預算時列出的部分業務，則會面臨因“無預算”而無法實施采購的問題。

3.非招標采購管理不完善

在對部分研究所的調查中發現，對于需通過招標進行采購的業務，研究所能夠做到按照政府采購法、招標投標法等國家法律、法規制定相應的制度并采取邀請或公開招標的形式進行招標活動。但對于非招標類的采購業務，在采購需求與審批、供應商管理與選擇、后評價等相關環節，管理仍相對薄弱，如存在請購與審批為同一部門、詢比價記錄不規范、對供應商無準入程序及評價機制、采購業務監督與后評估制度未有效執行等問題，也存在職能部門權力過大等“牛欄關貓”的現象。

二、從內部控制的視角淺談規范研究所采購管理的對策建議

1.設計有效性方面，建立、健全采購業務相關規章制度體系

1.1明確歸口管理部門，建立頂層采購制度

一方面，集團公司、研究院應盡快依據國家法律、法規，并結合單位實際，制定頂層的采購制度，以對研究所的制度建設進行指導。另一方面，研究所應明確采購業務的歸口管理部門，由其制定單位內部的頂層采購制度，在此制度中，至少應明確采購種類、定價方式的標準、各主管職能部門在采購業務中的分工與職責權限、采購流程及關鍵節點的風險管控等內容，如請購與審批、詢價與供應商、采購合同的訂立與審批、采購驗收與相關會計紀錄、采購付款的申請審批與執行應符合崗位不相容原則的要求

1.2健全制度體系，細化采購流程

一是行使招投標、合同、法律、財務、審計等管理職責的職能部門應細化本部門制度，對采購業務提出通用性、規范化要求，如在招投標制度中應明確指出，包括但不限于主管職能部門、需求提出部門、經營、財務、審計、法律等相關職能部門對招標方案（文件）進行審核，并明確責任追究制度。二是各采購業務主管職能部門完善本部門采購相關制度，細化采購流程，在流程中將采購管理相關要求落到實處。尤其是應加強非招標采購業務的管理，嚴格按照內部控制的要求制定相關制度。三是規章制度主管部門應加大對采購相關制度的審理力度，確保各制度之間匹配、協調。

2.執行有效性方面，嚴格落實制度要求，開展多種形式的審查，落實整改形成閉環

2.1事前，加大采購計劃審核力度，形成正式采購計劃

在預算申報過程中，加大對采購需求必要性、可行性的審查力度，改變以往相對粗放的“總盤子”審核方式，對大額采購項目的預算額度進行精細化審核。預算審批通過后，形成正式的采購計劃。在執行過程中，嚴格按照采購計劃的條目進行管控。對于計劃外的采購業務，應首先按照相應流程進行事項申請，申請通過后，方可組織開展采購行為。

2.2事中，相關機構、職能部門、人員各司其職

作為基層單位，研究所職能機關設置的特點是小而全，一個崗位對應的往往是上級的一個處甚至是一個部，因此在人員業務能力的深度上，與集團公司、研究院的人員相比一般存在一定差距，且當前的采購數量越來越多、規模越來越大，復雜程度也越來越高，這就需要研究所的各相應職能部門、人員各司其職，認真做好相關文件的審核把關工作，如招標方案（文件）的審核。同時，對于大額采購還應充分引進外腦，借助同行業專家的力量，提高對文件的審核質量。

2.3事后，開展多種形式的審查，形成管理閉環

研究所內設置的內控、審計、法律、紀檢監察等職能部門應定期開展獨立審查或聯合審查，針對檢查出的問題，責令相關責任部門限期進行整改，對于已經造成不可逆損失的，嚴格落實責任追究制度，以起到相應的警示作用。對于大額采購業務，也可委托專業的事務所進行外部審計。在實踐中不斷完善、提高采購管理水平，形成管理閉環。

作者簡介：剛申坤，男，（1987.10-），山東商河人，碩士研究生學歷，研究方向：組織管理，職稱：工程師。