關(guān)于文書檔案管理信息化建設(shè)的思路探索

楊菁華

摘 要：文書檔案管理是檔案工作的重要組成部分，且涉及到各個領(lǐng)域，在信息技術(shù)的推動之下，文書檔案管理工作迎來了新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇?；诖?，本文就文書檔案管理信息化建設(shè)的思路探索進(jìn)行研究，首先對現(xiàn)階段文書檔案管理工作中的問題進(jìn)行簡要分析，進(jìn)而引出文書檔案管理信息化建設(shè)的必要性結(jié)論，最后對文書檔案信息系統(tǒng)的優(yōu)化建設(shè)進(jìn)行了細(xì)致介紹與分析。

關(guān)鍵詞：文書檔案管理 信息化 系統(tǒng)開發(fā)

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）04-00-01

前言

文書檔案管理的工作是一種需要對相關(guān)文檔資料進(jìn)行大量收集與整理，進(jìn)而保存的過程，在實(shí)際執(zhí)行管理過程中，由于涉及大量的文檔信息，若管理方法不當(dāng)，或管理疏忽，容易造成管理工作混亂，難以滿足文書檔案管理工作本身的實(shí)效性、保密性需求。而文書檔案管理的信息化建設(shè)，能夠充分提升檔案的應(yīng)用價值，使其能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位等的發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。

一、文書檔案管理信息化建設(shè)必要性分析

在傳統(tǒng)的文書檔案管理工作過程中，思想上的束縛，是影響管理工作進(jìn)行困難的重要因素，以往事業(yè)單位實(shí)際管理過程當(dāng)中，應(yīng)用的管理理念與管理措施較為落后，完全人工形式的文檔資料收集、整理、查閱以及歸檔，嚴(yán)重影響管理管理效率難以提升。在人工管理模式之下，單位職工若要借閱必須親自到檔案室進(jìn)行檔案借閱，而實(shí)體檔案借出后，常常會因?yàn)槎喾N因素被損壞，甚至丟失。另外，在實(shí)際管理過程中，每一次借閱都需要進(jìn)行人工登記；另外，在檔案歸還的之后，需要檔案管理員對其進(jìn)行重新分類存放，工作量極大。

由此可見，傳統(tǒng)文書檔案的管理方式，難以滿足機(jī)關(guān)單位等對文檔借閱效率的高標(biāo)準(zhǔn)需求，必須推動信息化建設(shè)，提升文檔資料的直觀性，當(dāng)某一部門需要進(jìn)行檔案查閱時，可利用信息系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)時查詢，避免翻查、記錄、歸檔等流程，提升文檔借閱率，與此同時，還能有效避免文檔資料損壞、丟失等現(xiàn)象，實(shí)現(xiàn)保護(hù)文檔資料價值的效果。

另外，通過信息化建設(shè)，還能在極大的提升文檔資料的保密性，利用安全信息技術(shù)，能夠有效設(shè)置保密權(quán)限，對于不同等級的文件，設(shè)置不同密級，只有擁有對應(yīng)訪問權(quán)限的人員，才能查閱相應(yīng)的文檔材料，由此實(shí)現(xiàn)文書檔案管理的保密性，降低檔案泄密的可能。

二、文書檔案管理信息化建設(shè)的對策

1.優(yōu)化文書檔案信息系統(tǒng)構(gòu)架

出于對文書檔案管理利用價值與保密性的考慮，進(jìn)行文書檔案管理信息化建設(shè)，在設(shè)計過程中，需要利用數(shù)據(jù)庫、工程能程序、打印系統(tǒng)以及文檔管理程序等進(jìn)行有效結(jié)合，形成以文書檔案管理為核心的信息管理程序，利用數(shù)據(jù)庫的查閱、修改、建立以及歸檔功能，代替相應(yīng)的人工管理工作；利用用戶界面的有效設(shè)計，幫助建立用戶與數(shù)據(jù)看之間的溝通橋梁，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)用戶在線查閱數(shù)據(jù)庫中的檔案內(nèi)容，完善文書檔案管理的信息化建設(shè)。

2.優(yōu)化文書檔案信息系統(tǒng)應(yīng)用效率

另外，文書檔案工作的主要內(nèi)容是為單位各個部門服務(wù)，因此，在檔案信息化過程中，要重視用戶體驗(yàn)，而信息系統(tǒng)的用戶界面，作為人機(jī)交互接口，必須進(jìn)行優(yōu)化設(shè)計。在設(shè)計文書檔案管理系統(tǒng)時，需要嚴(yán)格遵循相關(guān)設(shè)計標(biāo)準(zhǔn)，把握設(shè)計過程完善。良好的用戶界面，能夠顯著提升系統(tǒng)相關(guān)功能的操作效率，在實(shí)際設(shè)計過程中，對化設(shè)計部分，要以簡明、自然、友好為指導(dǎo)理念，保證界面上呈現(xiàn)出來的表述文字、圖表符合使用人員的基本認(rèn)知，用詞盡量是單位員工熟悉的、經(jīng)常接觸的，由此才能保證相關(guān)人員在使用用戶界面，與系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫“溝通”時，能夠準(zhǔn)確的找到溝通途徑，獲取到自己想要的文書檔案信息；而在對話過程設(shè)計過程中，要為用戶保留一定的控制權(quán)限，使其能夠自由退出和脫離操作；在對話設(shè)計過程中，還要完善設(shè)置信息提示，在操作完成之后，通過信息提示檢驗(yàn)操作有效性[1]。

文書檔案工作的信息化建設(shè)，其主要作用價值就在于提升檔案管理工作效率，因此，在信息系統(tǒng)設(shè)計過程中，要重視捷徑設(shè)計，方便熟練掌握系統(tǒng)功能的工作人員，以最快的速度獲取文書檔案資料。針對不同操作經(jīng)驗(yàn)的用戶，設(shè)計不同的文檔獲取路徑，這樣一來，有操作經(jīng)驗(yàn)的人員，可以通過更為便捷的路徑，跳過不必要的菜單與窗口點(diǎn)擊，以快捷鍵、熱鍵功能等進(jìn)行設(shè)計，能夠有效滿足這一設(shè)計要求。容錯部分設(shè)計，是出于對系統(tǒng)安全的考慮，在系統(tǒng)運(yùn)行與用戶操作過程中，系統(tǒng)本身對可能出現(xiàn)的錯誤進(jìn)行有效檢測與處理，進(jìn)而保證用戶操作的順利進(jìn)行。

3.優(yōu)化文書檔案信息系統(tǒng)開發(fā)流程

文書檔案的信息化建設(shè)，需要信息系統(tǒng)的有效支撐，在新的發(fā)展使其信息系統(tǒng)的開發(fā)水平要得到顯著提升，因此其開發(fā)流程要得到有效優(yōu)化。現(xiàn)階段，人們常用的計算機(jī)操作系統(tǒng)以Windows為主，所以文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)也應(yīng)建立在這一操作系統(tǒng)的基礎(chǔ)上。同時，為了提升系統(tǒng)在實(shí)際應(yīng)用過程中的便利性和可操作性，還應(yīng)選擇C++Guilder、AbaGUIBuilder、Delphi等可視化集成開發(fā)工具，對系統(tǒng)進(jìn)行設(shè)計。除此之外，系統(tǒng)開發(fā)是一項(xiàng)復(fù)雜、漫長的技術(shù)過程，文書檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)主要包括事前準(zhǔn)備、系統(tǒng)調(diào)查、功能分析、功能設(shè)計、界面設(shè)計系統(tǒng)架構(gòu)、功能實(shí)現(xiàn)、運(yùn)維管理、系統(tǒng)調(diào)試評價等多個環(huán)節(jié)。尤以系統(tǒng)調(diào)查、功能分析、功能設(shè)計、功能實(shí)現(xiàn)四項(xiàng)最為重要[2]。

為了保證文書檔案信息化建設(shè)效果的充分實(shí)現(xiàn)，要從多個角度出發(fā)，保證文書檔案信息系統(tǒng)的高質(zhì)量開發(fā)，這樣一來，在實(shí)際應(yīng)用過程中，才能有效滿足相關(guān)管理工作的保密性、安全性以及便捷性要求。

結(jié)束語

綜上所述，對關(guān)于文書檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行思路探索，有利于提升文書檔案管理工作的技術(shù)含量。通過相關(guān)分析，能夠進(jìn)一步明確文書檔案管理的信息化建設(shè)途徑，充分利用信息管理系統(tǒng)，提升文書檔案的應(yīng)用效率與保密性。因此，在未來的的發(fā)展過程中，不斷完善文書檔案管理的信息化建設(shè)水平，以推動相關(guān)企事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]李晶. 關(guān)于文書檔案信息化管理問題探究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2016，（07）：41.

[2]林燕卿. 高校文書檔案管理信息化建設(shè)存在的問題及對策研究——以泉州經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院為例[J]. 江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2017，30（01）：48-50.