快速優(yōu)化表格文件大小

老萬(wàn)

Q：同事發(fā)來(lái)一個(gè)Excel表格文件，用軟件打開(kāi)這個(gè)文件的時(shí)候花了特別長(zhǎng)的時(shí)間，但是后來(lái)發(fā)現(xiàn)里面的內(nèi)容并不多。如何才能對(duì)這個(gè)表格文件進(jìn)行優(yōu)化，讓它的大小變得更加合適？

A：出現(xiàn)這樣的情況可能是表格文件里面無(wú)用的信息太多了。可以點(diǎn)擊工具欄中的“查找和選擇”按鈕，在彈出的菜單中選擇“定位條件”這個(gè)命令，然后在彈出的對(duì)話框中選擇“對(duì)象”這個(gè)選項(xiàng)，最后直接按下Delete鍵將不相關(guān)的元素迅速刪除掉。

也可以選中空白區(qū)域，通過(guò)快捷鍵“Ctrl+ -”清除行內(nèi)信息，這樣就可以刪除隱藏的公式。

WPS Office首頁(yè)只保留新建打開(kāi)

Q：金山的WPS Office辦公軟件在打開(kāi)以后，會(huì)在首頁(yè)顯示各種各樣的信息，這樣要想新建一個(gè)文檔就會(huì)讓人非常惱火。如何才可以關(guān)掉那些不需要的信息，而只保留“新建”和“打開(kāi)”兩個(gè)主要的功能？

A：在WPS Office圖標(biāo)上單擊右鍵，在彈出的菜單中點(diǎn)擊“打開(kāi)文件所在的位置”命令。在文件夾里面找到“khomepage. dll”這個(gè)文件，修改后面的擴(kuò)展名為“khomepage.bak”就可以了。

快速選擇表格同類型的單元格

Q：平時(shí)都是通過(guò)鼠標(biāo)來(lái)進(jìn)行單元格的選擇，但是有的時(shí)候表格里面的內(nèi)容特別多，這樣通過(guò)鼠標(biāo)操作就不是很快捷。除此方法之外，還有哪些方法可以快速地對(duì)同類型的單元格進(jìn)行選擇？

A：其實(shí)有的時(shí)候通過(guò)快捷鍵進(jìn)行單元格的操作，比利用鼠標(biāo)進(jìn)行操作更加快捷方便。比如通過(guò)“Ctrl+Shift+↑”就可以選中當(dāng)前單元格向上的所有帶數(shù)據(jù)的區(qū)域，通過(guò)“Ctrl+Shift+↓”就可以選中當(dāng)前單元格向下的所有帶數(shù)據(jù)的區(qū)域，當(dāng)然“Ctrl+Shift+←”和“Ctrl+Shift+→”也可以完成類似的操作。

在文檔中快速插入視頻

Q：在編輯文檔文件的時(shí)候，經(jīng)常會(huì)插入一些圖片來(lái)豐富文檔的內(nèi)容。通過(guò)什么方法可以快速插入視頻，從而通過(guò)多媒體的方式來(lái)展示文檔的內(nèi)容？

A：其實(shí)在Office辦公軟件中就攜帶有這樣的插入功能。首先打開(kāi)文檔文件，點(diǎn)擊“插入”標(biāo)簽中的“聯(lián)機(jī)視頻”按鈕，接著就會(huì)彈出一個(gè)對(duì)話框，從中可以利用必應(yīng)搜索引擎來(lái)查找視頻。查找到相應(yīng)的視頻后，點(diǎn)擊下面的插入按鈕，就可以將其插入到文檔里面了。

利用Word創(chuàng)建個(gè)性化清單

Q：為了更好地對(duì)一個(gè)文件進(jìn)行管理，經(jīng)常會(huì)用到項(xiàng)目清單這樣的功能，但是系統(tǒng)自帶的項(xiàng)目清單并不很符合自己的需求。通過(guò)什么方法可以創(chuàng)建屬于自己的項(xiàng)目清單？

A：運(yùn)行Word輸入項(xiàng)目清單，全選文檔中的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊“開(kāi)始”標(biāo)簽中的“多級(jí)列表”按鈕。接下來(lái)在第二級(jí)列表中按一下Tab鍵，在第三級(jí)列表中按兩下Tab鍵，這樣項(xiàng)目清單的層級(jí)就顯得更加清晰。最后點(diǎn)擊字體列表中的“創(chuàng)建樣式”按鈕，就可以創(chuàng)建關(guān)于項(xiàng)目清單的樣式了。