學校檔案管理規范化的探索

陳艷芳

【摘 要】本文從義務教育學校檔案管理工作的現狀分析入手，以學校具體的檔案工作為例，從“加強領導，建章立制”“加大資金投入，提高學校檔案管理工作水平”“規范學校檔案管理工作過程”三個方面闡述加強義務教育學校檔案規范化管理的見解。

【關鍵詞】學校檔案 規范化管理 建章立制

【中圖分類號】G 【文獻標識碼】A

【文章編號】0450-9889（2018）02B-0089-02

學校檔案是指分類保存以備查考的學校文件和材料，記錄學校行政管理、教職工管理、學生管理、教育教學管理、安全管理、校園管理、財務及資產管理、黨建工作和工會工作等方面的情況。《廣西壯族自治區義務教育學校常規管理規定 42 條》第一款項第 8 條規定，義務教育學校要“抓好檔案資料管理”。本文專門就義務教育學校檔案的規范化管理，提出一些粗淺的看法。

一、義務教育學校檔案管理工作的現狀分析

如前所述，抓好學校檔案管理工作，是落實自治區義務教育學校常規管理規定的重要內容之一。在各級教育行政主管部門的督導下，經過幾年的努力，義務教育學校越來越重視學校檔案管理工作。一些規模較大的學校設有檔案室，一般學校也都有專門檔案柜。然而，廣西義務教育學校三分之二以上在農村，很多學校的檔案管理并沒有走上規范化管理的正軌。近幾年，義務教育均衡發展的督導檢查評估活動，也確實在一定程度上縮小了學校、城鄉、區域間教育發展水平的差距。幾乎所有學校都能在督導檢查評估時，提前做好各種迎檢的檔案資料。筆者在學校從事檔案管理工作，在諸多的校際往來、相互學習中，筆者深刻體會到學校檔案管理工作之重要及艱辛。深入各類學校調查了解之后，也深刻地認識到，單就學校檔案管理工作現狀而言，學校、城鄉、區域間也還存在差距。有些學校檔案管理意識不強，檔案管理手段落后，甚至連迎檢材料都是臨時抱佛腳，拿好的學校做樣本，靠迎檢前夕加班加點“做”出來的檔案資料。

學校檔案涉及學校常規管理工作的各個方面，如果不加強學校檔案的規范化管理，就勢必影響到學校常規管理工作的貫徹實施，最終影響到一所學校的辦學水平的提高。

二、加強義務教育學校檔案的規范化管理策略

（一）加強領導，建章立制。學校檔案管理工作要步入規范化管理的正軌，需要在組織領導和規章制度兩個方面予以保障。

1.成立學校檔案管理工作領導小組。義務教育學校檔案目錄繁雜，光是自治區頒布實施的學校常規管理工作就有七大款項 42 條內容。如果學校沒有組建圍繞檔案管理開展工作的領導機構，沒有專人專項的督導檢查，那么就難以讓千頭萬緒的學校檔案管理工作走上規范運行之路。學校應該由一名副校長以上職務的校級領導牽頭，成立學校檔案管理工作領導小組，成員包括各部門的負責人，還應該有一名負責匯總全校檔案資料的專職（或兼職）檔案管理員。小組成員要組織安排好本部門的檔案管理工作，并定期檢查、匯報各項檔案工作的進展情況。例如，學校政教處主任要組織安排本部門的工作人員做好“加強思想品德教育”“加強學校、家庭與社會的聯系”“建立健全安全工作機構和工作制度”“加強對師生的安全教育”“做好安全防范工作”“實行事故報告制度”等常規管理工作的年度檔案。此外，還要安排專人負責“國防教育”“普法教育”“禁毒教育”“防艾教育”“消防安全”“環境保護教育”等工作檔案。學校各部門都如此，由部門負責人督導、檢查本部門責任范圍內的檔案管理工作。

從依法治校的層面來說，為了貫徹落實《中華人民共和國檔案法》，依法建檔、管檔，確保學校檔案完整與安全，學校領導也要高度重視，成立學校檔案管理工作領導小組。以此形成學校檔案管理的工作網絡，由校級領導牽頭，自上而下地齊抓共管。既有學校領導的督導、檢查，又有各部門工作人員的團結協作。這樣才能確保學校各項檔案管理工作順利開展。

2.制定學校檔案管理制度。有些學校有檔案室或專門檔案柜，卻沒有制定學校檔案管理制度。這樣不利于學校檔案工作的規范化管理。學校檔案管理工作的分管領導，應組織相關人員建立健全《學校檔案管理制度》并張貼上墻。這項制度應包含“檔案建立”“檔案立卷”“檔案補充”“檔案轉遞”“檔案查閱”“檔案安全保密”等內容。此外，檔案室還應張貼《檔案員崗位職責》和《檔案工作分管領導職責》。首先把規章制度立起來，讓學校檔案管理工作人員有章可循。然后，檔案管理工作人員才有可能依章辦事，逐步實現學校檔案工作的規范化管理。

（二）加大資金投入，提高學校檔案管理工作水平。具體如下：

1.加大學校檔案管理人才培養力度。學校檔案管理人才的缺乏，在很大程度上制約了學校檔案管理工作水平進一步提高。就筆者所能了解到的區域范圍來說，很多義務教育學校的校級領導和中層領導，雖然平時的工作都很忙，但是兼職分管學校檔案的管理工作，那是職責所在，也無法推辭。不過就算他們再勤政盡責，很多時候也是有心無力。他們力所能及的，大多是履行了行政職責而已。學校檔案管理工作是技術活，除了組織領導還得有技術人才。首先，專業的檔案工作人員應該具有檔案學的理論基礎和專業知識；其次，專業的檔案工作人員還要具有駕馭現代辦公設備的能力。這些檔案專業的知識素養和工作能力，不是一年去開一兩次工作會議就能夠培養起來的。當然，義務教育學校是很難申請配置專業的檔案工作人員的，那就只有加大學校檔案管理人才的培養力度，精心挑選適合做學校檔案管理工作的教職工去培訓學習檔案工作的專業知識。有了專業人才，學校檔案的管理工作，才有自己的技術“教練”，學校在這一塊工作領域上才擁有真正的領軍人物。

2.加強配置學校檔案管理的硬件設施。俗話說，巧婦難為無米之炊。隨著科技的進步，信息化、現代化成為學校檔案工作的發展方向。如果僅培養專業人才，而沒有配置必要的現代辦公設備，那么學校檔案的管理工作將始終要落后于時代發展的需求。在學校間互相往來學習的過程中，我們發現還有些義務教育學校的檔案佐證材料的照片是黑白且模糊不清的，沒有彩色打印的。這對于一些重要檔案資料來說是不合格的。還有的檔案工作人員在關鍵時候說存儲在硬盤上的資料讀取不了了，硬盤壞了。諸如此類的情況，追根究底都是學校沒有配備必要的專用設備所導致的后果。

檔案管理工作的專業人才培養和配置必要的現代辦公設備，都是學校檔案管理工作規范化不可或缺的條件。義務教育學校應該加大辦公經費投入，在以上兩個方面予以資金保障。

（三）規范學校檔案管理工作過程。凡事預則立，不預則廢。一般情況下，學校的各級各類工作檔案，首先要有“計劃、方案”類文件，然后是實施計劃、方案后的“工作過程文件或佐證材料”，最后是“總結歸檔和檢查評估”。

1.制訂計劃，明確任務和職責。義務教育學校的各項常規管理工作，一般都是按年度（或學期）來制訂計劃、開展工作的，學校檔案管理工作的計劃和實施過程也應該與此同步。年度（或學期）初，分管領導應召集學校檔案管理工作領導小組成員開會商討，參照學校的年度工作計劃，明確年度（或學期）學校檔案管理工作的任務、目標。在這個基礎上，各部門負責人再安排好本部門各項工作的檔案責任分工。

學校各職能部門責任到人的具體工作，通常也是要制訂計劃的。例如，政教處某人分管“學生軍訓”“國防教育”等工作內容，那么，相關的檔案材料里，就要有“學生軍訓計劃”和“學校國防教育工作計劃”。各級各類工作計劃的制訂，是開展各項工作的起點。而這些計劃作為檔案文件收集、保存，就可能是這項工作檔案的第一份文件資料。這份文件做好了，整個年度（或學期）的工作就能順利地開展、落實下去。

2.督導落實，注重工作過程的檔案管理。計劃做好了，就要實施、開展活動，否則無法取得工作成效。實施工作計劃的過程，也是建立各種工作文件、收集整理工作檔案佐證材料的過程。筆者在此還是以學生軍訓活動為例，在軍訓活動開展之前，要印發“××學校學生軍訓告家長書”和“××學校學生軍訓體質調查表”，這兩份工作文件是需要收集、存檔的檔案材料。請駐地官兵擔任學生軍訓的教官，與駐地部隊聯絡、商討的場景要有照片存檔。召開行政領導、年級組長和班主任參加的軍訓工作布置會議，會場前邊要有醒目的會標，如“2017 年××學校學生軍訓工作布置會”。軍訓活動還會有“軍訓動員大會”和“軍訓授旗儀式”，會場前邊也要有醒目的橫幅會標，如“2017 年××學校學生軍訓動員大會”。以上活動都要有照片存檔。接下來幾天的軍訓活動，一直到軍訓會操結束，軍訓工作的分管領導帶領班主任一起協助教官，全程監控軍訓活動，確保軍訓活動能夠按計劃順利完成。這幾天的活動過程，要按不同的時間段，從不同的角度，全方位地拍照存檔。總之，這項工作的落實過程，也是檔案責任人撰寫、收集、整理、保管檔案資料的過程。

3.總結歸檔，檢查評估。一項工作按計劃完成后，一般都要撰寫工作總結。這份工作總結，也是這項工作的檔案文件之一。具體工作檔案的總結歸檔，是指此項工作的直接責任人，對所撰寫、收集的原始材料進行鑒定、整理，按學校檔案管理工作的要求編制目錄，逐項歸檔，裝訂成冊，裝在專用的檔案袋或者檔案盒里，并貼上檔案標簽，如“2017 年××學校國防教育——學生軍訓活動”等。這樣才算完成該項工作檔案的總結歸檔。

為了確保每一項工作檔案都能及時、規范地歸檔，在每一項工作的始終，都要有一個學校檔案管理工作領導小組的成員對應地跟蹤督導、檢查。當某一部門主管的一項工作檔案完成歸檔后，該部門的負責人要查閱工作檔案，進行評估，發現問題要及時解決。

跟制訂計劃相反，檢查評估是自下而上進行的。首先是部門內具體工作的檔案責任人自行檢查，然后是部門主管對各項工作檔案的檢查評估。到了期末或者年度末期，是校級分管領導對學校各職能部門工作檔案的檢查評估。

綜上所述，義務教育學校在貫徹落實義教均衡政策的同時，客觀上促進了學校檔案管理工作的開展。但是，要將學校檔案管理工作水平推上一個新的臺階，還需加強組織領導、完善規章制度、加大資金投入、規范學校檔案管理工作過程。只有這樣，才能逐步實現學校檔案管理規范化。

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（責編 盧建龍）