淺析檔案利用工作與檔案管理的現代化

王立萍

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）03-00-01

檔案利用是檔案管理的最終目的，因此檔案管理應從利用工作抓起，利用工作實行了現代化管理，將帶動檔案其它工作現代化管理的進程，最終實現檔案各項管理工作的現代化。

一、檔案利用工作實現現代化管理，是檔案事業發展的需要

檔案的利用工作，是實現檔案價值的最終目的，是檔案工作存在的基礎。在市場經濟條件下，檔案工作也發生了很大的變化，由原來手工操作向計算機管理轉變、由封閉、半封閉的管理方式正在向開放式管理轉變，這對檔案的利用工作產生積極的推動作用。

檔案利用者評價檔案工作水平的高低總是以能否及時、準確、全面、系統地提供檔案為標準的，現代化的檢索手段是以計算機為軟件，在逐步達到信息進入計算機后，自動進行檢索，并迅速、準確地將信息反饋給查閱者。查閱者可迅速地獲得自己所需的檔案資料。利用計算機可以將以往手工操作需要幾天甚至幾個星期才能完成的工作壓縮到幾個小時完成，大大地提高了工作效率。

二、檔案利用工作實行現代化管理將推動其它工作實現現代化管理的進程

檔案管理工作是一項復雜而細致的工作。其內容很多，主要有建檔管理，案卷組織和技術整理，保管單位的登記，編號及檔案的著錄和標引等。檔案工作者以往利用手工作業，從收集、整理、鑒定、保管、檢索，統計到提供利用，尤其是提供利用，需要反復查找，不難想象，在上萬件檔案中查找其中的一件，如果它排列是無序的，那就象大海撈針一樣難，占據了檔案人員的大量時間，同時也可能耽誤檔案的利用，降低了檔案的利用率，這種現狀對檔案管理是極其不利的。這就迫切地需要檔案利用工作實現現代化管理，檔案利用工作實行現代化管理，必須有一批相應的現代化檔案管理人才，這就迫切地要求檔案員必須提高自身的業務素質，學習現代化科學理論和技術，開發檔案利用系統軟件，從繁重的查找工作中脫出來，節約了勞動時間，降低了勞動強度，有時間鉆研業務，有利于檔案人員素質的提高，人員的素質提高，檔案其它工作的現代化管理也有了可靠保障。

三、檔案利用工作實現現代化管理是社會主義現代化建設的需要

隨著開放的不斷深入和科學技術的快速發展，特別是以計算機為主要標志的新技術革命，使檔案的形成、保管、利用發生了巨大的變化，原始的手工操作和傳統的管理方式已起來越滿足不了時代的需要。應用新技術，已成為目前檔案工作的選擇和時代要求。科研工作者是社會主義建設的主力軍，檔案工作者要為科研工作者的學術研究做好服務。為了適應從不同角度和不同要求查找檔案的需要，檔案工作者需要編制很多種類型的檢索工具。花費了檔案工作者大量時間。現在的問題是這些檢索手段不能滿足現代利用者的需求，據統計，現代史學家在一個工作日里能查閱各個不同機構的幾十卷檔案，而從事現代早期史研究的史學家在查閱一個案卷或一本登記簿時，需要幾天的時間，每一顆火箭的成功發射都融入了科研人員大量的勞動，這其中包括查閱大量的資料。如何提高科研人員查閱資料的效率，節約科研工作者寶貴的時間，迅速、準確、全面地將檔案信息藥盒科研工作者，是檔案工作者要思考的問題。科研工作最重要的是占有資料，不但占有國內的，還有占有國外的；不但占有前人的科研成果，還要占有現代人最新的科研成果，否則無從搞科研，所謂巧婦難為無米之炊。計算機國際互聯網絡，匯總了包括局域界限，科研工作者利用微機可以查閱世界各國的文獻資料，為科研活動打下了良好的基礎，所以說檔案利用工作實現現代化管理勢在必行。

四、檔案利用工作實行現代化管理對策與建議

加強檔案管理人員的業務素質。實現檔案工作現代化，人才培養要先于設備。檔案管理手段越是先進，對檔案工作者的專業化素質要求越高。即要求檔案管理人員：不僅要懂檔案管理業務，還要掌握現代化信息技術，熟練運用計算機來進行電子信息的制作、使用、維護和管理強化信息系統，維護檔案網絡安全 ，檔案信息化管理的日趨完善，要靠掌握現代化技術和管理方法的檔案專業人員來實現。檔案工作者不能滿足于現狀，應正視自己的業務水平、組織管理能力等方面的欠缺，主動、及時地提升自己的政治理論知識、相關科學文化知識和檔案學知識，做到依法治檔，使檔案得以安全保管和科學利用，要加強學習業務文件和各級檔案專業刊物，明了檔案管理的法律法規，及時貫徹落實有關檔案管理的新規定，執行新規范，密切注意國內外檔案工作的發展動態，借鑒先進的管理經驗和技術，不斷提高管理水平，促進檔案事業逐漸實現法制化、規范化，推進檔案工作的發展。推廣使用新歸檔方法，減輕檔案工作量和勞動強度，提高工作質量和工作效率，實現檔案管理的現代化，是我們不可回避的責任。管理人員要充分利用計算機與檔案管理軟件，對檔案的收集、存檔、查找、借閱甚至統計等等實現電腦化的規范管理，提高檔案的存儲和處理能力，為相關部門提供方便、快捷、及時、準確的參考信息，充分發揮檔案的信息服務功能。所以，檔案工作在管理手段上，必須加快電子信息化建設，盡快走上現代化的管理軌道。

總之，檔案利用工作的現代化管理，是檔案其他工作實現現代化的基礎，我們就以加快檔案利用工作的現代化管理為契機，促進檔案其他工作現代化進程。使檔案更好地為經濟建設服務。