從房產監察看檔案管理工作方法

摘 要：檔案管理工作應掌握的方法，檔案管理歸檔要及時，意識要強，不疏忽大意；要注重檔案管理的科學化、規范化、制度化，實事求是，按章辦事；要從檔案管理的政策性、專業性、連性、保密性等方面入手。

關鍵詞：房產監察 檔案管理 注重方法

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）03-00-01

一、檔案管理歸檔要及時，意識要強，不疏忽大意

檔案管理工作方法，是單位工作中重要的組成部分，是其政策性、專業性、連續性、保密性等方面都很強的一項工作。中共中央組織部、國家檔案局聯合下發《檔案工作條例》的通知中，就非常明確地指出了檔案管理工作方法的目的、意義、方針和原則。

比如在房產監察工作中，在查封的房產證上為一套以上的房產，如××小區××單元××層××室，必須將每套地址輸入檢索，看看是否有產權變更的情況。實際產權證上標明的是鐵西區建設小區××號地下層，地址比較模糊，而在第二頁的平面圖上則標明，房屋坐落為鐵西區建設小區××號地下攤位××—××號。如果按照房產證上所記載的坐落進行流程檢索，則沒有產權變更記錄，但根據平面圖坐落按攤位號分別檢索，發現該證所有攤位都已售出。如果按照正常的查詢的話，就很有可能將錯誤的信息提供給了法院，進而帶來諸多不良的后果。

二、要從檔案管理的科學化、規范化、制度化入手，要實事求是，按章辦事，按合法機構管理辦事

從房產監察工作中，我們看到，遇到房產查封和掛失涉及的業務部門很多，拿查封來說，需要提醒司法機關到相應的業務部門去進行辦理查封方面的手續等問題。其中主要是房產權屬管理政策性、專業性強，加之情況復雜，權屬登記部門須與司法部門密切配合，共同協商，結合實際，做好以下房產檔案查封工作。

1.權屬登記部門內部應制定房產司法協助辦事程序，其程序設置應有以下幾個環節：一是司法協助受理前審核。審核被查封或執行房產的權屬情況，審查是否有抵押或已有法院查封，司法文書是否規范，內容是否完整，是否與實際相符。二是簽收受理。經簽收受理審核無誤后，由專人進行負責簽收，簽收后還應進行收文、收件，登記入簿。三是錄入信息系統和限制庫，并將有關法律文書及證明等存入其檔案。

2.強制轉移房產所有權的，法院則收繳其房屋所有權證，如被執行人不交出房屋所有權證，或逃避外出，法院則在協助執行中下發通知書，通知書中載明該房屋所有權證作廢，或由房產管理部門依法注銷其房屋所有權證。權屬登記部門可依據法院下發的通知書和辦理房屋所有權證注銷后，依法辦理房產轉移登記手續。

3.被執行查封或轉移的房產，必須是產權清楚和已取得了房屋所有權證的房屋。對已辦理房產交易登記手續的，已核準登記，但還沒有領取房屋所有權證手續的，應該看作為產權已轉移；已辦理房產交易登記手續，還在審核過程中的，都應由法院做出裁定，看是否繼續登記程序。沒有房屋所有權證的，必須由被執行房產所有人提供權屬證明材料，經法院進行裁定后，才能采取轉移措施。權屬登記部門憑借法院產權裁定書、產權人或法院提供的產權依據，以及司法協助通知書等，予以辦理房產轉移手續。

4.同一房產兩個以上法院重復查封的，作為輪候查封，予以辦理。如前面說的查封的，法院對房產作了處置，則輪候查封自動失效，處置后有價值剩余，則第一順位輪候查封取得。

5.已設定抵押的房產，根據規定，法院可以對抵押物采取保全措施，但抵押權人有優先受償權。如果抵押的房產被拍賣或抵債變價后，應優先清償抵押權的債權，查封不影響抵押權的效力。因此，房產權屬登記部門應協助法院查封。沒有設抵押的房產，在查封后，不得進行抵押，房產權屬登記部門不能辦理抵押權登記手續。

6.協助執行通知書等司法文書，是房產權屬登記部門司法協助的主要依據，我們應該是做到一是內容完整，標的物明確；二是執行主體明確并與實際相符；三是被執行房屋坐落詳細并與實際相符；四是查封期限或執行事項要清楚。

三、要從檔案管理的政策性、專業性、連性、保密性等方面入手

1.政策性：要加強好檔案管理的政策法規宣傳工作，如宣傳《檔案法》等，使之不斷增強人民群眾的檔案法律意識。另外，要大力開展宣傳檔案的政策法規的活動，使之不斷增強社會檔案政策法規意識，讓廣大人民群眾充分地認識到檔案的地位、作用、反映現實意義等。對于一些忽視檔案工作的現象或其他不合適宜等方面的情況，要按照政策法規要求，加以及時制止，從中依法辦事、依法行政；

2.專業性：要注重于選人。檔案部門進人要嚴把關，一是文化結構應具有大學本科以上學歷，或相當于檔案專業畢業學歷資格；二是要使之工作人員經常參與學習、實踐活動，嚴格要求教育、培訓和工作紀律等；

3.連續性：要注意檔案管理人員工作的穩定，一般情況下，不可多次出現工作人員工作變動和交接頻繁現象，以免影響檔案管理工作的連續性；

4.保密性：要從維護檔案工作長遠大局出發，做好檔案人員的思想工作，使之強化好職業道德，樹立正確的人生觀、價值觀，從中做好本質工作。

如羊城晚報訊，2012年12月20日，廣州市紀委對“房嬸”事件進行了正式回應。據調查核實，相關信息是番禺區房產交易登記中心的一名編外人員受人所托，未經任何審批違規查詢公民房產信息，隨后被別有用心的人在網絡上發布。廣州市番禺區國土房管部門正在對泄露他人隱私相關責任人進行處理。

廣州市房地產檔案館表示，“個人住房信息系統”是房地產檔案館在全面實行房地產宏觀調控后，專為權利人出具《個人（家庭成員）名下房地產登記情況證明》和登記查考而建。《出具家庭成員名下房產情況證明業務流程》規定有嚴格的使用條件：“權利人自己申請，必須提供本人有效身份證明原件；權利人委托他人辦理的，除提供權利人及受托人身份證原件外，還必須提交載明查詢事項的授權委托書，不能提供權利人身份有效證明原件的，委托書必須經過公證”。事件的發生，客觀上反映出市房地產檔案館在個人住房信息系統及其管理上確實存在薄弱環節，個別工作人員存在責任心不強、業務不熟、忽視安全的實際問題。對此，市房地產檔案館向公眾表示誠摯的歉意。

參考文獻

[1]《中華人民共和國檔案法》[z]，1987.9第六屆人民代表大會常務委員會第二十二次會議通過。

[2]李培德.行政執法必讀[m]吉林科學技術出版社2002.8

作者簡介：王寶成，（1975.12-）男，四平市人，畢業于吉林大學會計電算，大專學歷，任職四平市房產監察支隊，研究方向：房產監察檔案管理。