大數據環境下關于檔案管理工作的思考

楊紅

摘 要：隨著我國經濟社會的不斷發展，各個企事業單位的管理理念和方法也發生了改變。檔案管理是企事業單位發展過程中的重要內容，對企事業單位生產過程中的各種活動、產生的問題等進行記錄，是企事業單位發展的根據。在大數據時代，企事業單位的檔案管理理念和管理模式必須創新，本文對大數據時代檔案管理的策略進行分析與探討。

關鍵詞：檔案管理 大數據時代 策略

中圖分類號：G27 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）03-00-01

引言

隨著我國對經濟社會發展的重視程度不斷提高，各個領域、各個單位的工作任務也越來越繁重，以科學技術和知識產權局為例，該單位在發展過程中產生的資料信息、檔案資源越來越多，這些檔案資源對單位的發展有十分重要的作用，檔案記載著企事業單位過去的工作、業務活動，是有保存價值的各種歷史記錄，可以為單位管理人員決策提出依據，促進單位轉型發展。為了促進社會發展，提高企事業單位管理水平，必須要積極加強檔案的規范化管理，對檔案進行分類整理，并且對各種檔案加以利用，提高檔案管理質量。在大數據時代，信息技術的廣泛應用，為檔案的創新管理提供了支持。

一、大數據對檔案管理帶來的影響

近年來，我國企事業單位的發展不斷改革轉型，經營管理創新成為企事業單位轉型發展過程中的重要內容之一，在發展過程中企事業單位產生的檔案資源越來越豐富，各個單位必須要充分做好檔案的搜集、整理、匯總、存檔、利用，才能不斷提高企事業單位經營管理水平，為企事業單位發展提供更多支持。在大數據背景下，開展檔案信息化建設，一方面契合時代發展趨勢，另一方面也是提高檔案管理水平的重要途徑。大數據快速發展對傳統的檔案管理理念和管理模式帶來較大沖擊，其影響體現在兩個方面：

1.大數據對檔案管理帶來的積極影響

1.1大數據時代有利于現代檔案數據的存儲。現代社會中，各個政府機關乃至企事業單位的檔案部門都面臨著巨大壓力，因為檔案數據越來越多，有的檔案部門已經建立了自己的檔案數據庫，應付檔案數據不斷增加的問題。但是隨著時間推移，以前建立的檔案數據庫的存儲容量有限問題也逐漸暴露出來，新的檔案信息不斷被加入，原來的檔案數據就可能被銷毀，造成檔案數據被清理。大數據時代的帶來，正好解決了現代檔案管理中的各種數據存儲和備份工作，保證了檔案數據的完整性[1]。

1.2有利于各類檔案的應用。傳統的檔案管理主要以紙質檔案和電子檔案為主，各類檔案被利用的幾率較低，檢索和利用檔案所花費的時間、精力、成本較高，所以很難調動人們利用這些檔案的積極性。大數據的核心價值在于對海量信息數據進行有效存儲和分析，而且大數據技術與云技術相連，用戶可以在海量數據信息中快速檢索到自己所需要的各類信息，更方便人們去挖掘和使用這些信息，這也無疑提高了各類檔案的使用價值。

2.大數據對傳統檔案管理帶來的沖擊

當前企事業單位的檔案管理方法還比較陳舊，極大的影響了檔案管理水平。檔案管理過程中的問題主要體現在以下幾個方面：

2.1檔案管理理念比較陳舊。檔案管理工作一直以來都處于我國經濟社會發展過程中的重要地位，任何一個行業都要對檔案管理加以重視。但是當前有的企事業單位在發展過程中，開展檔案管理依舊習慣采用人工管理方式，對各種紙質檔案進行收集，而且沒有及時進行計算機歸檔，所以導致很多信息雜亂無章。

2.2設施設備條件較差。檔案管理過程中，信息化管理是一個必然趨勢，當前很多企事業單位在信息化管理方面的投入還不足，例如計算機設備的配備不夠充分，對檔案管理人員的培訓教育工作不到位，導致檔案管理過程比較隨意，沒有掌握先進的計算機技術，對檔案管理工作造成很大影響[2]。

2.3管理系統不完善。檔案管理工作需要嚴謹的工作態度，但是當前企事業單位檔案管理過程中還存在一些問題，比如檔案管理標準不規范，工作流程不明確等，這些都會導致檔案管理水平降低，嚴重的時候還會導致檔案缺失，檔案內容不完整，對企業的發展帶來較大影響。

2.4檔案管理工作人員綜合素質有待提升。在檔案管理過程中缺乏一支高素質團隊，尤其是在企事業單位轉型發展的過程中，企事業單位管理人員對企業的經濟建設目標更加重視，忽視了檔案管理的重要性，將檔案管理看成是企業管理中的附屬工作，認為檔案管理比較簡單，沒有招聘專業的檔案管理人員，由單位內部的一些員工兼任檔案管理人員職責，其綜合能力素養不高，在檔案管理要求逐漸提高的過程中，檔案管理過程中的問題也越來越明顯和突出。

二、大數據時代檔案管理工作策略

大數據時代是信息時代背景下產生的一個全新概念，大數據技術與很多行業、很多領域都有融合，在檔案管理過程中，大數據時代理念和技術的應用，意味著檔案管理理念的創新，意味著檔案管理模式的變革。大數據時代歸根結底代表了一個信息時代，在大數據時代，還要結合其他的技術，比如大數據技術對檔案信息進行整理、分析，從而發揮出檔案的價值。

1.加強對大數據時代檔案管理工作的全新認識

在檔案管理過程中，應該要不斷樹立現代管理理念，提高檔案管理水平。從企事業單位的角度來講，領導人員首先要重視檔案管理，將把檔案管理納入企事業單位管理范疇中，提高檔案管理的地位，加強工作人員對檔案管理的重視。其次要重視檔案信息化和現代化管理。隨著企事業單位的不斷發展，產生的檔案信息會越來越多，傳統的人工管理模式會導致工作量大、容易出錯，對此，要加強對檔案管理信息化工程的建設，為檔案信息化管理提供堅實的基礎。

2.完善軟硬件設施，提高檔案管理信息化水平

在檔案管理過程，各種基礎條件的完善，是檔案管理實現現代化發展的重要基礎。在檔案管理過程中，應該要從軟件和硬件兩個方面著手，為檔案信息化管理提供條件。第一，要加強計算機設備的配備，企事業單位應該要爭取更多資金用于電腦設備、通信設備等各種基礎設施設備的購買，為檔案信息化管理提供良好的硬件基礎。第二，要積極將大數據技術引入到檔案管理工作中。要想在大數據時代背景下進一步優化和提高檔案管理工作，必須要將大數據有關技術和檔案管理的實際工作緊密結合起來，可以積極尋求與大數據公司或者機構的合作，開發出真正適合檔案管理工作的工具。大數據技術必須要使用多臺計算機同時操作，采用分布式架構技術，和云計算的分布式處理、云存儲和虛擬技術密不可分，因此在現代化檔案管理過程中必須要尋求多方合作，積極將大數據技術引入到檔案管理中去。

3.完善大數據時代檔案管理準入和監管制度

在傳統的檔案管理過程中，檔案的安全問題主要來源于外界損壞，比如紙質檔案很容易在潮濕環境中損壞，而大數據時代檔案管理過程中的問題主要表現在信息泄露方面。檔案對于單位的發展具有十分重要的意義，所以必須要加強對檔案管理過程中的安全問題的防范，比如對檔案利用者身份進行認證，在檔案利用過程中采取權限設置方式，減少網絡入侵，實現對檔案的安全管理。在檔案日常管理過程中也必須要完善監督管理制度，組建專門的檔案管理隊伍，完善責任制度，落實檔案安全監管任務，一旦發現檔案信息泄露等問題，要及時向上級報告，并且積極開展檔案管理系統修復，減少檔案丟失和泄露的風險[3]。

結語

綜上所述，隨著我國經濟社會不斷發展，各個領域、各個單位也越來越重視檔案管理，加強檔案管理創新是企事業單位發展過程中的重點任務之一。在大數據時代背景下必須要進一步完善檔案管理制度，對傳統的檔案管理技術進行創新，加強檔案管理安全監管，確保檔案管理的安全性，不斷提高檔案管理水平。

參考文獻

[1]王星.大數據時代背景下關于檔案管理工作的幾點思考[J].經濟管理：全文版，2016（05）

[2]高菱.大數據時代檔案管理工作的思考[J].辦公室業務，2015（21）

[3]姜亞超.基于大數據思維的檔案管理工作研究[J].蘭臺世界，2016（08）