信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

薛紅艷

摘 要：檔案是一個單位發(fā)展的象征，檔案管理工作對單位人員管理和經(jīng)濟發(fā)展都有著極大的影響。互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的發(fā)展對每個行業(yè)的影響頗深，想要在信息時代下更好的發(fā)展，一定要對傳統(tǒng)的管理模式進行創(chuàng)新。檔案管理工作中，相關(guān)管理人員的管理理念比較落，不清楚檔案管理工作的重要性，同時也沒有一個科學的發(fā)展規(guī)劃，這些因素都抑制了檔案管理工作的發(fā)展，本文根據(jù)目前的發(fā)展現(xiàn)狀，對信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑進行了探討。

關(guān)鍵詞：信息時代；檔案管理；創(chuàng)新；途徑

一、檔案管理工作創(chuàng)新的必要性

在信息化水平不斷提高的社會環(huán)境下，許多現(xiàn)代化的優(yōu)秀理念已經(jīng)融入到了各行各業(yè)的管理工作中，傳統(tǒng)的管理方法和運營模式已經(jīng)無法滿足信息化發(fā)展需求，想要跟隨時代發(fā)展的腳步，就需要對原來的管理模式進行創(chuàng)新和優(yōu)化，檔案管理工作也是一樣，只有不斷的創(chuàng)新，進行現(xiàn)代化的信息建設，實現(xiàn)智能化發(fā)展，這樣才可以提高當前檔案管理工作的效率，讓單位中各部門的工作人員都可以應用檔案信息，同時提高檔案管理水平，促進檔案管理工作的發(fā)展。

二、信息時代下檔案管理工作的創(chuàng)新途徑

1、檔案系統(tǒng)的創(chuàng)新

想要實現(xiàn)檔案管理工作進一步的發(fā)展，首先要在傳統(tǒng)的檔案管理模式的基礎上進行轉(zhuǎn)變，建立一個新的檔案管理系統(tǒng)，完善的管理流程，對檔案管理工作中的每一個環(huán)節(jié)進行梳理，對原來復雜管理方法進行創(chuàng)新，形成一個全新的管理系統(tǒng)，同時需要順應時代的發(fā)展和變化，把科學技術(shù)應用到檔案管理工作中，不但可以利用信息技術(shù)軟件進行檔案的收納和整理，提高整體的工作效率，還可以提高檔案資料的完整性和保密性。在目前的檔案管理工作中，檔案資料收集管理的方式有兩種，一種是傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔的管理模式，一種是現(xiàn)代化的電子檔案管理模式，在實際的管理過程中都需要保證檔案的真實有效，對于不同的檔案進行歸類和劃分，為以后單位工作人員的查閱和應用提供便利，提升單位整體的工作效率。所以，一定要對管理系統(tǒng)進行完善和創(chuàng)新，單位才會有所提高。

2、思想觀念的創(chuàng)新

想要對檔案管理進行創(chuàng)新在觀念層次便要進行改革，新的思想理念要從始至終伴隨著檔案管理的創(chuàng)新發(fā)展。檔案管理工作的創(chuàng)新必須依靠于現(xiàn)代化的技術(shù)和新興的管理制度，對檔案管理要進行社會與網(wǎng)絡的同步改善，將創(chuàng)新知識在檔案管理的脈絡中體現(xiàn)出來，轉(zhuǎn)變落后的思想，讓藏起來的各類檔案信息重見天日。此時必須建立兩種觀念：一種是將有用信息轉(zhuǎn)變?yōu)橐庾R的積極觀念。檔案管理工作十分復雜，檔案信息庫非常巨大，現(xiàn)實中各類檔案被分散保存在各個單體檔案中，在有需求時，將相關(guān)檔案文件尋找歸類，發(fā)揮其根本作用，所以講檔案信息進行編輯整理加工為更加直接的信息是檔案工作的關(guān)鍵。另一種是利用檔案更加便捷有效率的觀念。在檔案管理工作的過程中應該認識到管理檔案的根本在于將檔案信息有效的利用起來，從思想觀念方面入手，提高對工作的認識和重視程度，這樣才能更好的提高工作效率，對檔案信息加以有效的運用，這樣才能將檔案管理工作的價值發(fā)揮到極致。

3、管理方式的創(chuàng)新

由于使用檔案的人員眾多并且豐富，檔案館擁有的豐富資源仍然不夠利用。原因在于檔案資源十分有限，并且檔案管理的方法十分落后，檔案資源的利用率十分低。因此，對于檔案資源必須要不斷豐富和優(yōu)化，使用戶的需求得以滿足，對文獻資源更要加強系統(tǒng)劃分，更加高效的為每一位需求人員提供精確的服務。過去的檔案管理工作更加依賴于紙質(zhì)檔案的存放管理方法，更加倚重于員工手工操作，而現(xiàn)今科技發(fā)展促使檔案信息更多地依靠于計算機技術(shù)，電子檔案和聲像檔案的建立和存放管理更加具有現(xiàn)實意義，更加被廣泛利用。檔案信息存放的科技化使手工操作逐漸減少，立卷和檢索更加方便科學，也使保管和統(tǒng)計工作節(jié)省了更多的時間，檔案存放與物質(zhì)載體的分散更是讓檔案管理工作上了一個臺階。對檔案信息的進一步檢索和傳輸要通過更加獨立的科技儲存形式來實現(xiàn)，就要對檔案管理信息做到更深層次的利用。

4、服務方式的創(chuàng)新

檔案管理工作在社會工作中的地位非常重要，由于檔案管理工作的性質(zhì)檔案管理工作也是服務類，也是需要提供服務來表達它的工作職能。而檔案管理的服務也是檔案管理工作的核心之處。改善檔案服務現(xiàn)狀應從兩個方面著手：第一，豐富創(chuàng)新檔案服務的內(nèi)在。由于社會經(jīng)濟水平的提高，檔案服務的范圍愈加廣泛，內(nèi)容愈發(fā)豐富，因此豐富創(chuàng)新檔案服務十分重要。第二，由于科技的進步，信息化技術(shù)也有了長足的發(fā)展，檔案服務的方法隨著檔案工作條件的不斷變化和改進，也不斷進行創(chuàng)新。因此需要在現(xiàn)實中不斷對服務方式進行創(chuàng)新，在實踐中進行豐富及改善服務活動。工作過程中，必須不斷改善檔案服務的現(xiàn)狀，使其更加主動及時和有針對性，不斷加大對檔案工作各方面的研究，在了解檔案工作的需求方面更應重視，實現(xiàn)檔案服務障礙的進一步減少，創(chuàng)新服務。

5、加強檔案信息數(shù)據(jù)庫的建設

建立數(shù)據(jù)庫對檔案信息的管理來說也是至關(guān)重要的部分，數(shù)據(jù)庫的建立是檔案加以改革完善的重點，在檔案管理工作逐漸向著信息化的圈子邁進的過程中，在檔案信息數(shù)據(jù)庫上面下功夫是加快我國檔案建設的重要因素。建立健全數(shù)據(jù)庫要從基礎細節(jié)一級級著手，在長時間的建立過程中，必須將計算機技術(shù)與各項檔案管理工作相協(xié)調(diào)，充分利用計算機技術(shù)的有效性，將數(shù)據(jù)與檔案目錄有機結(jié)合、協(xié)調(diào)發(fā)展。對檔案管理信息化結(jié)構(gòu)模式的加以完善，將數(shù)據(jù)庫的結(jié)構(gòu)建立完成，促成開放式網(wǎng)絡和分散式相符相成的數(shù)據(jù)庫網(wǎng)絡模式，促進檔案管理工作的工作效率得到很大程度上的提升，進一步提高檔案工作信息化的效率。

6、管理隊伍素質(zhì)的提高

單位要對檔案管理工作人員進培訓管理，培養(yǎng)每個人的思想道德素養(yǎng)和工作素養(yǎng)，保證工作人員在崗的每一天都可以對自己的工作負責，對得起每一天所付出的精力和時間，同時也要用熱情的態(tài)度去進行檔案管理工作，單位要營造一個良好的工作氛圍，讓員工可以積極的投入到日常的工作中，對自己的工作中的不足進行反思，也可以對目前的檔案管理工作進行反思，發(fā)現(xiàn)目前管理工作中存在的問題，提出自己意見和見解，使工作人員具有創(chuàng)新意識，促進相關(guān)工作的發(fā)展。

綜上所述，隨著信息時代的到來，對檔案管理提出了更多的要求，這就需要創(chuàng)新檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理模式的現(xiàn)代化改革，從思想觀念創(chuàng)新開始，提高其服務意識，建立網(wǎng)絡管理平臺和數(shù)據(jù)庫，從而使檔案管理更好地服務于社會的進步。

參考文獻：

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